Chapters Dialogue/Insights/Fundraising and funds dissemination/nl

Fondsenwerving en verspreiding van fondsen Elk interview leidde vroeg of laat naar het onderwerp geld. All the unanswered questions inevitably lead to the next topic, which came up sooner or later in most interviews: money. De beweging wordt volledig gefinancierd door donaties en zamelt donaties in over de hele wereld. Gedoneerd geld moet op een verantwoorde manier worden gebruikt en een deel van het geld wordt verspreid over alle delen van de wereld. De gemiddelde donatie is ongeveer 15 USD en miljoenen mensen doneren elk jaar aan het Wikimedia-doel. Het grootste deel van het geld wordt ingezameld tijdens de jaarlijkse fondsenwervingscampagnes, met behulp van banners overal op de Wikimedia-projecten. In 2010 waren samen met de WMF, 12 verenigingen bezig met "betalingsverwerking", waarbij ze aan het einde van het jaar hun eigen fondsenwervingscampagne deden. De Haifa brief Op Wikimania in Haifa in 2011 heeft de Raad van Bestuur aangekondigd hun beslissing aan om deze fondsenwervingsstrategie te herzien en "de fondsenwerving weg te nemen" van verschillende verenigingen. Als gevolg van die beslissing en een lang en verhit debat, werd het Fondsenbestedingscommissie (FDC) opgericht en met verenigingen in Duitsland, Frankrijk, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk konden vier verenigingen hun fondsenwervingsovereenkomst verlengen. Niet alle verenigingen waren blij met deze nieuwe regeling. De manier waarop de "Haifa-beslissing" werd gecommuniceerd, had een enorme impact op de relatie tussen de WMF en de verenigingen. Verenigingen kregen niet de kans om commentaar te geven op de "Haifa-brief" voorafgaand aan de publicatie en dit voedde de reputatie dat de beslissingen van het WMF-bestuur uit de lucht komen vallen en onvoorspelbaar zijn. Het liet veel verenigingen verlamd, onzeker en bang achter voor wat er daarna zou kunnen komen. De term "Haifa-trauma" werd vaak gebruikt in de interviews. "Ze hebben onze autonomie afgenomen!", beweren leden van voormalige betalingsverwerkende verenigingen. De verwerking van betalingen creëerde het gevoel verantwoordelijk te zijn voor het omgaan met geld, het nemen van beslissingen en het dragen van verantwoordelijkheid. Bovendien bracht autonome fondsenwerving verschillende voordelen met zich mee: Verenigingen konden gebruik maken van giften of andere financiële voordelen; ze kunnen aandacht trekken via donatiecampagnes; Ze stonden in direct contact met hun donateurs en ze konden nieuwe leden of redacteuren aantrekken via hun donateurscontactbase. Met de nieuwe verordening, zo beweerden sommige hoofdstukken, verdween deze "buzz". Hoewel de WMF en FDC proberen de nieuwe regelgeving te communiceren als een waardevol leermiddel, zijn deze inspanningen slechts zelden geslaagd. De actie heeft een diepe wond achtergelaten en er zal veel moeite nodig zijn om het vertrouwen te herstellen. "De verandering (Haifa) was noodzakelijk. Maar toegegeven, het werd op een zeer slechte manier gecommuniceerd. Verenigingen hadden gelijk om zich wanhopig en hulpeloos te voelen."geeft een FDC-lid toe. Fondsenbestedingscommissie In plaats van hun eigen betalingen te verwerken, kunnen de verenigingen zich nu bij het FDC aanmelden om jaarlijkse subsidies te ontvangen. Het doel van het FDC is om te helpen bij het nemen van beslissingen over hoe bewegingsgeld effectief moet worden toegewezen om de missie, visie en strategie van Wikimedia te bereiken. De raad van bestuur heeft in een resolutie besloten de FDC te creëren als een orgaan dat de raad zal adviseren over de wijze waarop de fondsen tussen de verschillende bewegingsgroepen zonder rechten worden verdeeld en verspreid. [...] De FDC zal zich inspannen om een centrum van uitmuntendheid in de beweging te zijn door entiteiten hoogwaardig te houden bij de plannen die zij ontwikkelen en bij de uitvoering van hun plannen. — FDC Framework from Meta Leden van de Commissie voor de verspreiding van middelen en hun ondersteunende contactpersonen en personeel van de Raad van Bestuur (november 2013) De FDC bestaat uit negen vrijwillige leden en wordt ondersteund door WMF-subsidieverstrekkers. Binnen minder dan twee jaar hebben ze processen en regels opgesteld en zijn ze verantwoordelijk voor het verdelen van $6 miljoen aan fondsen per jaar. 15 van de 40 verenigingen hebben in 2013-14 FDC-financiering aangevraagd. Het werk van de FDC krijgt de goedkeuring van sommige verenigingen: "FDC is geweldig. Vroeger was het maar één persoon die besliste waar geld naartoe ging. Nu is het een vrijwilligerscommissie!", "Ze doen fantastisch werk." Toch lijken alle dingen met betrekking tot het onderwerp "geld" vast te zitten in het verleden. Er zijn veel percepties en misvattingen over de verdeling van geld, eerlijkheid, onafhankelijkheid en transparantie. De belangrijkste conflicten zijn: Niet-transparant proces De manier waarop besluiten over subsidies en fondsen worden genomen - hetzij binnen het WMF of door de FDC - is niet voor iedereen begrijpelijk. Hoewel WMF en FDC beweren dat transparantie ongekend is, wordt het daadwerkelijke besluitvormingsproces beschreven als onvoorspelbaar en niet-transparent, als een zwarte doos. Verenigingen: "Ze zeggen gewoon dat ons voorstel onzin is. Maar in plaats daarvan zouden ze ons moeten opleiden. We moeten begrijpen wat we beter kunnen doen" Ze willen beter begrijpen wat voor soort informatie en communicatie de FDC eigenlijk van hen nodig heeft. Ze willen in de loop van de aanvraag advies krijgen voor verbetering en de kans krijgen om de nodige aanpassingen te doen. Op dit moment hebben ze pas de kans om te reageren nadat er beslissingen zijn genomen. De FDC heeft al vastgesteld dat er een grote behoefte is aan begrijpelijkheid in hun besluitvormingsproces. "We moeten verenigingen door ons proces leiden, zodat ze het kunnen begrijpen." Teveel bureaucratie De vereisten voor het ontvangen van fondsen worden door veel verenigingen als zeer bureaucratisch en te ingewikkeld beschouwd. Zij klagen dat de FDC in haar rapporten belachelijk veel details verlangt. Volgens de FDC komen de klachten van aanvragers over de hoge bureaucratie echter niet overeen met de werkelijkheid: bij andere stichtingen en subsidieverstrekkers vergen aanvragen veel meer tijd en middelen en bieden ze geen enkele garantie op succes. Ter vergelijking: het FDC-proces kan zelfs als eenvoudig en onbureaucratisch worden beschouwd. Sommige van de verenigingen die eerder betrokken zijn geweest bij andere subsidieprocessen, zijn het hier eens met het oordeel van de FDC. Toch zorgen de aanvraag- en rapportageverplichtingen zowel op emotioneel als op energetisch vlak voor frustratie. De manier waarop deze nieuwe taken op de to-do-lijsten van verenigingen verschenen, veroorzaakte gedachten als: "We zijn met vreugde begonnen, nu gaat het allemaal om het vervullen van de behoeften van de WMF." Oordelen in plaats van leren A major point of criticism has been the fact that Chapters don’t actually know the rules and requirements that are the basis for FDC’s recommendations. The only feedback Chapters receive are in form of % cuts, which has become the new “metric” when talking about annual grants: “They received 60%”, “Last year, we were cut off 50% of our asked budget”. FDC is aware of the issue and states: “We understand that they are upset. They put so much love into a project and then they don’t get the full funding. Of course, they’re angry. We need to change that”. Proces als leermiddel It has been realised that the FDC process needs to shift more towards a learning dialogue. Learning and money are closely connected in any organisation and if it is designed properly, the process can be a valuable tool for all parties involved. De WMF geeft toe dat de Foundation geen toewijzingsmechanisme kan zijn zonder een ondersteunend mechanisme te zijn. Het is zeer in hun eigen belang om goed opgeleide en professionele begunstigden te hebben. Het subsidieteam legt uit: ""Onze rol is om het werk van verenigingen te faciliteren en te ondersteunen met geld en lessen. We zijn hier om begunstigden te helpen de aanvraag van vereniging waardig te maken. Met subsidies steunen we initiatieven van eigen bodem in plaats van het zelf te doen." The FDC wishes its procedures to be considered a learning tool. For those who are willing to go down this route, filling out the applications and reports provides an indispensable tool for self-evaluation, improvement and development. FDC clearly states that “Our recommendations are supposed to help”, but there has not yet been a communication process that would have fostered this helping and learning journey to its full potential. Furthermore, there is the persistent rumor among many people that actually “no one ever reads those boring reports”. While people from WMF and FDC vigorously stated that they do read those reports, this is still perceived differently. Laten we morgen betere fouten maken In addition, a learning process always includes not only successes and best practices, but also mistakes and failures. Movement affiliates are encouraged to report their failures openly and to share what they have learned from their mistakes in order to prevent others from repeating them. However, there is no safe ground for failing (and sharing failures) rooted in the movement. Driven by the fear that admitting mistakes will immediately lead to cutbacks in funding, everyone instead tries to look their very best. “I would never talk openly about my mistakes” - Why? - “You never know how it will come back to you!” “What if we look like losers? We will get even bigger cuts next year!” Keeping failures secret fuels the sense of non-transparency and the black box of funds dissemination. Besides, when talking about sharing failures, several Chapters wonder when and how the WMF will talk openly about the things they failed with. “If they don’t dare … why should we do it?”. Slechte communicatie Overall, communication has been an issue in the relationship of Chapters and the FDC: there is too little interaction; too many things happen behind closed doors and are communicated only afterwards instead of ideas being exchanged constantly. FDC members emphasised that communication needs to be improved. “People are not informed about us. We need to be more interactive, to be the face of FDC. Otherwise, Chapters are only in contact with FDC staff and therefore think that it’s them making the decisions about funds dissemination.” In many cases, it’s the WMF who is perceived to have the decision power about annual grants “WMF decides if we will still exist next year.” In fact, it’s only a small part of WMF that deals with money, but it is deeply rooted in the minds of Chapters that the WMF is an organisation that mainly decides about financial “life or death”. Even if the FDC is a community-driven process, and the WMF staff emphasise that they are “even not allowed in the FDC’s meeting room”, many Chapters perceive that the FDC only “does what WMF staff tells them”. This misperception causes even more irritation. FDC staff wonder: “Why do Chapters attack the WMF for the funds dissemination, if it’s the FDC and the Board of Trustees actually taking the decisions? Both consist of their peers! Are they attacking their own peers?” FDC isn’t happy with this situation either. When hearing complaints and general attacks, it feels to them as if the volunteer work of the committee isn’t as valued as it could be. Gebrek aan flexibiliteit voor de diversiteit van de aanvragers Applicants for annual grants differ in terms of age, experience, amount of money requested, type of programmatic work etc. For some small Chapters, the bureaucracy has become a huge burden in comparison to the amount of money they are requesting. At the moment there is no differentiation in procedures according to the different affiliates and some of them are now dealing with “too many reports for too few money”. Some consider the Project and Event Grants being a more suitable option for those Chapters. Another topic of criticism has been the 20% guardrails rule that allows a maximum of 20% annual growth in terms of the annual budget. Young Chapters claim that “In the starting phase, you need some seed-funding to get going. The guardrails are a growth-break”. The FDC has confirmed that their framework doesn’t yet address the diversity. “We should re-assess application and reporting requirements for younger chapters” and “I’d like to be our framework more flexible in terms of process, templates, interactions and feedback”. On the other hand, the committee wishes for a more rigid self-assessment by affiliates: “Every contribution from any affiliation to the movement is welcome – you can stay unique! But please be realistic about yourself.” Visie op het FDC-proces When looking at the FDC, it needs to be considered that the process is quite young and deals with very large amounts of money in an unique and innovative way. After the first two years, the FDC Advisory Group assessed the process and published recommendations for the enhancement of the FDC future in June 2014. In August 2014, the WMF Executive Director will make a recommendation to the Board of Trustees, containing the possible outcomes of continuing as it is, adopting modifications, or eliminating it. Please note that the interviews took place in 2013-14, before the AG recommendations were published and enhancements on learning and evaluation in the movement were initiated.

Learn more about Role of the Wikimedia Foundation Challenges for Chapters Or go back to Measuring success