Toelaes:APG/FDC-portaal/Jaarverslag oor die proses van verspreidingskomitees vir fondse 2012-2013

From Meta, a Wikimedia project coordination wiki
Jump to navigation Jump to search
Outdated translations are marked like this.
Other languages:
Afrikaans • ‎Deutsch • ‎English • ‎Türkçe • ‎dansk • ‎español • ‎français • ‎polski • ‎български • ‎العربية • ‎தமிழ் • ‎中文 • ‎日本語 • ‎한국어

Naam van die verslag:' Jaarverslag oor die proses van verspreidingskomitee van fondse

September 2013

Uitvoerende opsomming

Die komitee vir verspreiding van fondse (FDC) is gestig om aanbevelings te gee oor hoe “Effektief toewysing van bewegingsfondse om die visie, missie en strategie van Wikimedia te bereik.” Die FDC beoordeel voorstelle van in aanmerking komende Wikimedia-entiteite vir algemene befondsing van steun, en dek n algemene jaarplan van die organisasie om missiedoelstellings te bereik', wat beide deurlopende uitgawes insluit (byvoorbeeld salarisse, kantooruitgawes) en enige programmatiese koste wat organisasies aangaan om hul doelstellings te bereik. " Hierdie intensiewe proses is bedoel om te verseker dat die finansiële hulpbronne van die beweging op 'n deursigtige manier versprei word en op 'n “geen regsbasis nie.” Die Wikimedia Foundation (WMF) Raad van Trustees besluit dan op die FDC se aanbeveling. Die proses is in September 2012 ingestel, en die FDC het tot dusver in November 2012 en Mei 2013 twee rondes van befondsingsaanbevelings gedoen, wat albei deur die WMF-direksie goedgekeur is.

Bevindinge

  • In geheel word die FDC-proses geag bevredigend, deursigtig en billik, alhoewel verskeie aspekte van die proses geïdentifiseer is as 'n behoefte aan verbeterings. Die vordering op hierdie gebiede word in die laaste afdeling van hierdie verslag aangetoon. Die langtermyn-impak van hierdie uitkomste en vordering na bewegingswye doelstellings is egter nog onbekend. In toenemende mate draai die gesprek om die vraag of geld spandeer word aan die doeltreffendste programme en of institusionalisering van entiteite 'n effektiewe gebruik van hulpbronne vir die hele beweging is. Dit sal 'n gebied wees wat gedurende die volgende jaar aansienlike aandag moet geniet, en die FDC Advisory Group sal aan die einde van hierdie proefperiode van twee jaar hersien word.
  • Die FDC-jaarprogram-toelae-program is nie 'n goeie pas vir alle entiteite nie, selfs al is hulle in aanmerking om 'n voorstel in te dien. Sommige entiteite is aangemoedig om die Projek- en geleentheidstoekenningsprogram (voorheen die Wikimedia Foundation-toekenningsprogram) te kies in plaas van die FDC-jaarlikse plan-toelae-program, omdat die projek- en geleentheid-toekenningsprogram beter sou pas by hul behoeftes en kontekste, veral as organisasies nie voltydse personeel nodig gehad het nie. Baie entiteite was onbewus van die verskille tussen die verskillende WMF-toekenningsprogramme; daarom is meer werk nodig om die vereistes, verwagtinge en moontlikhede van alle WMF-toekenningsprogramme uit te klaar.
  • Gegewe die bedrag en aard van die befondsing wat deur hierdie proses toegewys is, is die voorleggings- en hersieningsproses toepaslik tydrowend. Nietemin voel sommige aansoekers sterk dat die voorstelvereistes te hoog is.
  • Streng persoonlike besprekings wat 'n konsensus-gebaseerde metodologie gebruik, is 'n kritieke komponent van 'n suksesvolle FDC-proses. Ten spyte van aanvanklik sterk meningsverskille, stem lede uiteindelik saam oor die aanbevelings na intensiewe besprekings oor die sterk punte, swakhede en potensiaal van elke voorstel.
  • Die FDC-proses word uitgedaag deur hoe die grootste bewegingsentiteit, die Wikimedia Foundation, moet deelneem. In die eerste jaar het die WMF 'n deel van sy jaarlikse plan en begroting as 'n voorstel aan die FDC vir US $ 4,5 miljoen voorgelê. WMF het 'n voorstel vir die huidige boekjaar ingedien, sodat die plan en begroting oorweeg is terwyl die plan reeds in werking was. Toe die voorstel befonds is, was die implementering van die plan ses maande aan die gang. Alhoewel dit beskou is as 'n sukses om die WMF by die proses in te sluit as 'n manier om gemeenskapsstem en deursigtigheid te verhoog in die hersiening van die jaarlikse plan en begroting van WMF, is die hersiening van 'n gedeeltelike plan uiteindelik nie deur die FDC of die WMF as lewensvatbaar beskou nie.
  • In die eerste jaar van die FDC-proses is alle stelsels en prosesse wat deur die FDC Framework vasgestel is, met goeie resultate getoets. Dit behels onder meer 'n klag aan die verteenwoordigers van die FDC-direksie van die WMF en 'n beroep op die ombudsman van die FDC, benewens enkele "buitengewone gebeure": 'n bestuursuitdaging in WMUK, 'n uitvoerende oorgang in WMFR, twee entiteite (WMHK en WMCZ) wat ongeskik geraak het weens gebrek aan nakoming tydens die FDC-hersieningsproses, en 'n ongeldige voorstel wat deur WMCZ ingedien is. Die prosesse en stelsels wat deur die raamwerk uiteengesit is, blyk voldoende te wees vir 'n verskeidenheid scenario's en het belanghebbendes leiding gegee in wat anders uitdagende situasies sou gewees het.
  • Terwyl hierdie buitengewone gebeurtenisse prosesse en stelsels getoets het, het vrae ontstaan of FDC-aansoekers gereed was vir 'n proses soos die FDC met so 'n hoë finansieringsvlak. Baie FDC-entiteite is besig met die opbou van goeie organisatoriese beleide en praktyke (bv. Botsing van belange), en hulle ontvang soms befondsing voordat sterk beleid oor bestuur bestaan.

Hoogtepunte in getalle vanaf die eerste jaar

  • Totale entiteite wat voorstelle indien: 'n Totaal van 16 voorstelle is in Jaar 1 (2012-2013) ontvang van 15 in aanmerking komende entiteite. Opmerking: WMFR het in beide rondes voorstelle ingedien en 'brugfinansiering' vir 6 maande in Ronde 1 2012-2013 ontvang en 'n volledige 12-maande-plan in Ronde 2 vir 2012-2013 ontvang. Die aantal entiteite wat voorstelle indien, is waarskynlik in die komende jaar toeneem namate al hoe meer entiteite in aanmerking kom.
  • Die meeste entiteite wat voorstelle indien, het finansiering ontvang: 13 voorstelle (12 entiteite) is befonds, terwyl 3 van die hand gewys is. Daarom het 81% van die entiteite wat voorstelle ingedien het, geld vir hul voorstelle ontvang.
  • Wye verskeidenheid in grootte van versoeke: Die gemiddelde (gemiddelde) versoekgrootte, uitgesonderd WMF se versoek, is US $478.063. Die kleinste versoek was $ 14.065, en die grootste versoek was $1.820.000.
  • N Groot persentasie van die aangevraagde fondse is toegewys: In albei rondes is 79% van die aangevraagde fondse toegeken. Uitgesonderd versoeke wat geen geldtoewysing ontvang het nie of slegs brugbefondsing ontvang het, is 89% van die versoekte fondse toegeken. Met die verwydering van WMF is 'n totaal van 81% van die aangevraagde fondse toegeken.
  • Gemeenskapsbetrokkenheid by die hersiening van voorstelle: 181 opmerkings van 97 unieke gebruikers in 2012-2013 Ronde 1 en 84 gebruikers in 2012-2013 Ronde 2 word op albei rondes op die besprekingsbladsye van voorstelle geplaas.
  • Totale koste: In FY2012-2013 is US $ 9173 409 aan vyftien entiteite toegewys, of US $ 4,714,409 uitgesonderd die toekenning van WMF. US $ 537 911 is soos volg aan ondersteuning en oorhoofse koste bestee: $ 175 835 aan personeel, $ 65,424 aan persoonlike beraadslaging (reis, lokaal, verblyf), $ 2,466 vir bedryfsuitgawes, en $ 294,186 vir eenmalige uitgawes wat die Bridgespan Group se konsultasiefooie tydens die skepping van die FDC-proses.
Toekennings vir Ronde 1 2012-2013 aangevra en befonds Toekennings vir Ronde 2 vir 2012-2013 aangevra en befonds 'n Groot aantal versoeke het hoë befondsingsyfers gehad Entiteite wat befondsing ontvang het, het gemiddeld> 80% van hul versoeke ontvang - align = "sentrum"

300px

300px

300px

300px

-Styl = "agtergrond: whitesmoke;" <klein> $ 10.4 miljoen totaal versoek; $ 8,5 miljoen toegeken (82%) <klein> $ 1,2 miljoen totaal versoek; $ 0,7 miljoen toegeken (55%) sluit WMF uit


Die besinning oor die WMF-uitvoerende direkteur oor die FDC-proses

Die proses van die verspreidingskomitee van fondse is in Maart 2012 in werking gestel, na 'n resolusie deur die Raad van Trustees van die WMF, waarin die uitvoerende direkteur van die WMF gevra is om 'n raamwerk te skep wat bied

  • 'N Beskrywing van hoe die FDC sal funksioneer;
  • 'N Oorgangsplan vir die implementering daarvan, met 'n gedeeltelike implementering in 2012-2013 en 'n volledige implementering vir 2013-14;
  • En 'n proses vir evaluering, hersiening en verfyning in verskillende sleutelfases.

Dit is gedoen. Na aansienlike insette van die FDC Advisory Group, lede van die gemeenskap wat aan die praatbladsye deelgeneem het, en die personeel van die Wikimedia Foundation, het ons in Julie 2012 die Framework in werking gestel. Ons het ten tyde van die opstel van die raamwerk geweet dat dit 'n aansienlike poging aanwend vir die gemeenskap, die personeel en veral die eerste FDC-lede, om 'n 'deursigtige aansoek- en besluitnemingsproses' te ondersteun vir die toewysing van beweging fondse, en om 'n “sentrum van uitnemendheid in die beweging te skep deur ondernemings aan hoë standaarde te hou in die planne wat hulle ontwikkel en in die uitvoering van hul planne”.

Dit is 'n verslag aan die WMF-raad - en aan die hele beweging - oor die besinning en leer oor die eerste volle jaar van die FDC-proses. Volgens die raamwerk vergader die FDC Adviesgroep volgende jaar om die WMF Uitvoerende Direkteur te adviseer oor verbeterings aan die proses gebaseer op opgedateerde assessering en leer. Aan die einde van die proefperiode van die FDC-proses van twee jaar, ongeveer middel Augustus 2014, sal die uitvoerende direkteur van die WMF hierdie advies van die Adviesgroep insluit in 'n m:Funds_Dissemination_Commitee/ Framework_for_the_Creation_and_Initial_Operation_of_the_FDC # Assessment_and_continucess_the continue_the aanbeveling Raad van Trustees, of die FDC-proses moet voortgaan al dan nie, en indien wel, in watter vorm.

Die eerste jaar van die FDC-proses het my 'op veel maniere oortref.

  • Ontwerp as 'n deelnemende, deursigtige, gemeenskapsgebaseerde befondsingsmeganisme: Die FDC-proses is uniek: dit is die mees deelnemende, oop, deursigtige, inklusiewe, konsensus-georiënteerde geldverspreidingsproses waarvan ek bewus is. Niemand anders gee dit toe nie, met die meeste aspekte van die voorstel-, hersienings-, aanbeveling- en besluitnemingsprosesse wat in die openbaar plaasvind, en is oop vir kommentaar deur iemand. Ons doel was om 'n proses te ontwerp en uit te voer wat heeltemal ooreenstem met die waardes van die beweging, en ek is bly dat ons daarin geslaag het.
  • Tydsberekening en uitvoering: Toe ons die raamwerk ontwerp het, het ons nie geweet of die FDC-proses werkbaar sou wees nie. Dit was heel moontlik dat dit wat teoreties blyk te wees onmoontlik sou wees om uit te voer. Ek is bly dat die proses regdeur die jaar op tydsberekening kon bly en daarin geslaag het om sy primêre doel suksesvol te bereik: om geld uit te gee aan bewegingsorganisasies op 'n manier wat hulle in staat stel om te funksioneer.
  • Hardheid en bedagsaamheid in hersiening: Toe ons die FDC van stapel stuur, het ons nie geweet of die FDC-lede oor die kundigheid en oordeel sou beskik om goeie finansieringsbesluite te neem nie. Ek is baie bly dat hul aanvanklike besluitneming dit voorgestel het. Die eerste FDC bestaan uit sewe (met twee meer onlangs verkose) gemeenskapslede van regoor die wêreld, met ervaring in verskillende Wikimedia-projekte en in finansies, toelaes en projekbestuur, met twee Raadsverteenwoordigers as waarnemers op die FDC; saam het hulle 'n baie gemotiveerde en noukeurige beoordelingsproses gelei. Hulle het ook 'n paar moeilike oproepe gemaak: hulle het nie die volle toekennings aanbeveel vir almal wat aansoek gedoen het nie, en hulle het drie voorstelle van die hand gewys op grond van leierskapuitdagings en onvoldoende rekords rakende die nakoming van vorige toekenningsverslag en programmatiese implementering en impak.
  • 'Robuustheid in die beoordeling van' buitengewone gebeure 'en reaksie op beduidende klagtes en appèlle' : Terwyl hulle deur befondsingsversoeke gewerk het, moes die FDC in verskeie gevalle besluit hoe om versoeke van entiteite wat ernstige leierskap en bestuur ondervind het, te hanteer uitdagings (wat ons 'buitengewone gebeure' noem). WMUK het op regeringsvlak probleme ondervind met kwessies met [1]. WMFR het voor 'n uitdagende leierskapsoorgang te staan ​​gekom. Twee entiteite wat gehoop het om in aanmerking te kom vir FDC-befondsing, is vasgestel dat hulle nie in aanmerking sou kom nie weens die nie-nakoming van vereistes. In sommige van hierdie gevalle is die FDC-klagtes en appèlprosesse gebruik deur fondsondernemende instansies, wat gelei het tot ondersoek en verslaggewing van die ombudspersoon, en 'n uiteindelike besluit deur die WMF-raad se verteenwoordigers aan die FDC, om die FDC-aanbevelings te handhaaf ondanks teenkanting deur fondsoekers. Ek was baie tevrede met hoe ernstig die FDC 'buitengewone gebeure' geneem het, en ek was bly dat die klagtes en hersieningsproses getoets is en ook effektief werk.

Ek wil ook daarop let dat die openbare verslagdoening oor aktiwiteite van entiteite aansienlik toegeneem het sedert die FDC-proses van stapel gestuur is. Voor die bekendstelling van die FDC het baie Wikimedia-entiteite nie in die openbaar verslag gedoen oor hul aktiwiteite nie, en het hulle gereeld voldoen aan die verslagdoeningsvereistes van die hoofstukooreenkomste en toekenningsooreenkomste. Sedert die FDC-proses van stapel gestuur is, het openheid en deursigtigheid aansienlik toegeneem gedurende die hele beweging. Ek glo dit is 'n uitkoms van die FDC-proses, maar al is dit nie so nie, is dit 'n welkome verandering en is dit die moeite werd om daarop te let.

Upshot:Ek is tevrede met die eerste jaar van die FDC. Dat gesê, ek wil ook daarop let dat ek beduidende bekommernisse het oor hoe ons bewegingsentiteite ontwikkel. Ek neem kennis hiervan nie omdat dit noodwendig probleme met die FDC-proses self verteenwoordig nie, maar omdat ek glo dat die FDC, soos dit ontwikkel, 'n sleutelrol sal speel om dit mee te doen en op te los.

  • Onevenredige hulpbronne en invloed van Wikimedia-organisasies: ek glo dat daar tans 'n te groot deel van die geld se geld deur die hoofstukke bestee word. Die waarde in Wikimedia-projekte word hoofsaaklik deur individuele redakteurs geskep: individue skep die waarde vir lesers, wat daartoe lei dat lesers geld aan die beweging skenk. Ons het vandag meer as 40 Wikimedia-organisasies, waarvan 12 verlede jaar befondsingstoewysings deur die FDC ontvang het. Van die US $ 5.65 miljoen wat WMF verlede jaar in toelaes uitgereik het, sou 89% of US $ 5.04 miljoen geassosieerde entiteite wees, met US $ 4.71 miljoen (83% van die totale toelaes) aan hierdie 12 entiteite vir hul jaarplanne. Ek is nie seker dat die bykomende waarde wat deur entiteite soos hoofstukke geskep word, die finansiële koste regverdig nie, en ek wonder of dit meer sinvol kan wees vir die beweging om 'n groter hoeveelheid besteding op direkte finansiële ondersteuning vir individue wat aan die projekte werk, te konsentreer.
  • FDC-proses oorheers deur hoofstukke perspektiewe: Ek is ook bekommerd dat die FDC self - die belangrikste en kragtigste befondsingsmeganisme vir ons beweging - baie min lede het wat nie aan die hoofstuk verband hou nie: die meerderheid van sy lede is ook raad/voormalige bestuurslede van 'n hoofstuk. Dit is vir my begryplik dat mense met hoofstukke ervaar dat hulle om dieselfde redes saam met die FDC wil werk, en dat dit vir my sin maak dat die vaardighede en kundigheid wat hulle in hul hoofstukverwante werk opgedoen het, hulle sou weerstaan. in goeie plek FDC-werk doen. Ek kan ook verstaan ​​waarom nie-hoofstukke verwante Wikimedians (om dieselfde redes waarom hulle nie by hoofstukwerk betrokke was nie) sou verkies om nie by die FDC betrokke te raak nie. Maar ek is ontsteld oor die feit dat die FDC buite verhouding hoofstukke-sentraal is, en my kommer het toegeneem eerder as om af te neem na die 2013-verkiesings vir die FDC, wat daartoe gelei het dat die twee oop FDC-setels deur hoofstukke van die bestuurslede gevul is. Ek wil duidelik wees: ek is vol vertroue dat alle FDC-lede die voordeel van die beweging voor eiebelang plaas, insluitend die belange van hul hoofstuk. Maar ek glo ook dat mense wat betrokke is by hoofstuk-organisasies (en ander Wikimedia-organisasies) 'n bepaalde wêreldbeskouing het wat op sommige maniere verskil van dié van Wikimedians wat verkies om nie betrokke te raak by geïntegreerde Wikimedia-organisasies nie, en ek dink 'n gesonde fondse verspreidingsproses sou baat by verskeie perspektiewe. En hoewel ek die huidige FDC-lede vertrou om die belange van die beweging eerste te stel, glo ek dat die FDC-proses, wat deur fondsoekers oorheers word, nie soos tans gebou voldoende beskerming bied teen log-rolling, self-handling, en ander korrupte praktyke. Ek het gehoop dat hierdie risiko deur die teenwoordigheid van onafhanklike nie-geaffilieerde lede op die FDC vergoed sou word, maar tot dusver dui die getuienis daarop dat hul getal klein sal wees en mettertyd kan afneem, en ek glo nie dat dit redelik is om 'n minderheid te verwag nie van onafhanklike lede om op te tree as die enigste mislukte meganisme teen korrupsie. Ek neem ook met kommer kennis van die FDC Adviesgroep se mening, dat die gemeenskapslede wat die naaste aandag aan die proses gee, aansoekers is, en dat die gemeenskap se betrokkenheid by die ondersoek van voorstelle andersins laag is. Ek sal dit waardeer dat die FDC Advisory Group oor hierdie kwessie nadink en 'n aanbeveling doen oor hoe om dit op te los, in sy oorsig.
  • Groeiende institusionalisering van die beweging: Tydens die WMF-strategiese beplanningsproses, aan die begin van 2010, was daar slegs drie hoofstukke met personeel. Aan die einde van die eerste jaar van die FDC-proses is daar ten minste 15 Wikimedia-filiale met voltydse of deeltydse personeel en kantore (nie almal is in die FDC-proses nie). Met so 'n groot hoeveelheid bewegingsbronne - soos hierbo genoem - befonds nou beweging 'institusionalisering', moet ons vra of die voordele die moeite werd is om die koste te verdien. Dit is moontlik dat 'n goed bestuurde skuif na die ondersteuning van personeel 'n vrywilligersgemeenskap kan help om energiek en geesdriftig te bly, maar die risiko's en koste van die oprigting van baksteen-en-mortier-instellings verhoog ook dramaties, tesame met soms moeilike dinamika tussen personeel en gemeenskap. is vanjaar deur sommige FDC-aansoekers aangemeld. Ons moet ons afvra of daar meer verbeeldingryke en ratse maniere is om ons beweging te organiseer wat ons werk beter sal ondersteun, en hoe die FDC-proses die proses van dink en doen kan aanmoedig.
  • Hoë koste en onduidelike resultate: WMF het verlede jaar US $4.71 miljoen spandeer in FDC-jaarlikse planstoelaes, uitgesonderd WMF (US $ 5.65 miljoen vir alle toelaes), en dit word geprojekteer om dit tot soveel te verhoog as US $6 miljoen hierdie jaar vir FDC jaarlikse plan toelaes (US $ 8 miljoen in die totale toelaes). Dit is baie geld. Alhoewel die programevaluering en -ontwerp, en die leer- en evalueringspanne van WMF die FDC sal ondersteun om die impak van wêreldwye Wikimedia-programme te verstaan, is daar tans nie veel bewyse wat daarop dui dat hierdie besteding ons wesenlik help om die Wikimedia-missie te bereik nie. Ek glo dat ons baie geld spandeer, meer as wat ons resultate sien. Ek is bekommerd oor die groeikoerse wat gevra word deur die entiteite wat finansieringsversoeke by die FDC indien: ek glo dat die betrokke entiteite, ten einde die grootte van die toelaes wat gesoek word, regstreeks moet kan sê hoe hulle plan sal maak. 'n belangrike bydrae om die Wikimedia-beweging te help om sy missie te bereik.

Die WMF-raad van trustees het al oor baie van hierdie uitdagings besin in sy Leiding vir die FDC in April 2013, en dit is van kritieke belang dat die FDC-proses die volgende jaar op die direksie reageer deur konstruktiewe oplossings vir hierdie uitdagings te bied. Soos die direksie gesê het: 'Ons is bevoorreg om die hulpbronne te besit wat ons het, en ons is dankbaar vir die ruim skenkers van die Wikimedia-beweging. Met die voorreg kom verantwoordelikheid: ons is dit aan ons gemeenskap van bydraers, lesers en donateurs verskuldig om hulpbronne so bedagsaam as moontlik te gebruik om die grootste impak te bewerkstellig in die strewe na ons visie. ”

Agtergrond

Die befondsingsproses

350px|kleinkiekie|FDC-voorstelproses Soos uiteengesit in die tydlyn van die voorstel, ontvang die Komitee vir die verspreiding van fondse twee keer per jaar voorstelle van in aanmerking komende entiteite vir algemene steun (onbeperkte) fondstoewysings vir werk wat op Wikimedia-beweging gerig is. In die eerste jaar van die FDC (2012-2013) is twee rondes voorstelle ingedien. Na elke intensiewe hersieningsproses, wat die hersiening van die gemeenskap en personeelbeoordelings insluit, oorweeg die komitee elke voorstel gedurende 'n maand en vergader hulle oor 3-4 dae intensief oor die persoon. Sodra die komitee konsensus bereik, publiseer hulle hul befondsingsaanbevelings aan die WMF-raad en die gemeenskap.

Die FDC en die voorstelproses is ontwerp om hoogs deelnemend, gemeenskapsbetrokke, deursigtig en verantwoordbaar te wees. Dit is 'n ongewone toekenningsprogram met baie unieke eienskappe, soos 'n periode vir gemeenskapsoorsig waarin die gemeenskap uitgenooi word om vrae en terugvoering oor voorstelle te deel; 'n openbaar gedeelde dokument oor besinning en aantekeninge van die Komitee en sy beraadslagings; 'n ombudspersoon wat ondersoeke ondersteun en 'n beroep op die proses doen; en opnames na elke rondte om terugvoering, klagtes, bekommernisse en tevredenheid aan te vra om skep deurlopende verbeterings in toekomstige rondes.

250px|links

Die FDC-aansoekers

Kwalifiserende entiteite wat deur Wikimedia gekoppel is kan voorstelle by die FDC indien vir algemene befondsing om hul jaarplanne te ondersteun. In jaar een was alle hoofaktore behalwe een (die Wikimedia Foundation) hoofstukke. Veertien uit die vyftien entiteite wat voorstelle ingedien het, is in Europa, Noord-Amerika en Australië geleë; slegs een entiteit is in die 'globale suide' (Argentinië). Baie entiteite het voorstelle by die FDC ingedien vir 'n jaarlikse planstoekenning of toekenning van fondse met personeel- en kantoorkoste wat hul programmatiese werk ondersteun. In die eerste twee rondes van die voorstelproses het entiteite beduidende verskille gehad in grootte van geografiese gemeenskappe, programmatiese geskiedenis, organisatoriese begroting, jare van bestaan, aktiwiteitsvlakke van gemeenskappe en direksies en personeel.



Die komitee

Die eerste komitee vir die verspreiding van fondse (FDC) bestaan ​​uit sewe lede wat in September 2012 deur die WMF-direksie aangestel is uit sewe lande (Bangladesj, Indië, Pole, Swede, die Verenigde Koninkryk, Oekraïne, VSA) en met 'n verskeidenheid agtergronde binne die beweging. Elkeen het 'n keuringsproses ondergaan wat aanlyn-wiki-hersiening en telefoononderhoude insluit, en is gekies vir hul ervaring in toekenning, finansiering of programbestuur, sowel as hul agtergronde as lede van die gemeenskap uit verskillende Wikimedia projekte. In Junie 2013 het hulle twee nuut verkose lede uit Italië en Frankryk/ Duitsland aangesluit. Die komitee bestaan ​​nou uit sewe manlike en twee vroulike lede. Die FDC werk ook saam met twee WMF-direksieverteenwoordigers en 'n onafhanklike ombudspersoon en word voltyds ondersteun deur een WMF-personeellid, met aansienlike ondersteuning van twee lede van die Grantmaking-span, en deur ander by WMF in die regs-, finansies- en kommunikasie-spanne.

Eerstejaarverslag oor die FDC-proses

Die doel van hierdie verslag is om die stand van die FDC-proses en die ervarings van belanghebbendes te dokumenteer, om die terugvoer wat die afgelope jaar ontvang is, uit te lig, tendense en vordering te deel van entiteite wat fondstoekennings ontvang, en om kennis te neem van veranderinge wat tot op hede aangebring is. Die verslag is geskryf vir alle belanghebbendes wat aan die proses deelgeneem het, vir die Wikimedia-gemeenskap in die algemeen en vir die WMF-raad van trustees.

Die inhoud van hierdie verslag is versamel uit opnames, verslae, besprekingsbladsye, telefoonoproepe en terugvoer wat tydens 'n aangesig-tot-aangesig-bespreking gedeel is. In die besonder:

  • Die ombudspersoon versamel ook terugvoering na elke rondte en publiseer 'n jaarverslag om beide positiewe en negatiewe aspekte van die proses uit te lig.
  • Daarbenewens word deur die FDC-personeel deurlopend terugvoering verkry tydens vergaderings, terreinbesoeke, op wiki en by bewegingsgeleenthede soos die Wikimedia-konferensie en Wikimania.

Terugvoer wat via hierdie kanale verkry word, sowel as insette wat direk van belanghebbendes verkry word, vorm die basis van hierdie verslag.

Toekomstige jaarverslae word deur die Fonds-verspreidingskomitee geskryf en fokus op die leer van die vorige jaar, insluitend belowende neigings in bewegingsentiteite se programme, vordering en uitdagings, waarnemings oor beleggings in beweging om missie-doelstellings van die beweging te bereik, en aanbevelings vir beweging strategiese prioriteite en doelstellings.

As u enige terugvoer het wat u nie hier wil bespreek nie, wat u graag oor die eerste jaar van die FDC wil deel, laat asseblief 'n opmerking op die besprekingsblad.

Resultate van belangegroepopnames

FDC-proses is nuttig om die strukture te dwing om hul planne en programme te verduidelik. Ek hoop dat dit na verloop van tyd 'n goeie manier sal wees om meer doeltreffend te wees met ons programme: die uitbreiding van redakteurs en inhoud, die toekoms vir die toekoms, lesse en die deel van ervaring ...

FDC-prosesopname, Respondent

Na elke rondte van FDC-befondsing, doen die WMF Grantmaking Learning and Evaluation-span opnames met prosesbelanghebbendes, wat entiteite, FDC-lede, FDC-personeel, die WMF-direksieverteenwoordigers, FDC-adviesgroeplede en die gemeenskapslede teiken. Hierdie opnames vra inligting van diegene wat meestal nou betrokke is by die proses om pynpunte, koste-voordeel-inligting en tevredenheid met die FDC-proses te identifiseer. Hierdie terugvoering word dan deur die FDC en die FDC-personeel gebruik om verbeterings aan te bring. 'N kumulatiewe jaar 1-verslag word gepubliseer. Die hoogtepunte uit die verslag word hieronder saamgevat:

Tevredenheidskoerse vir die FDC, gebaseer op twee opnames na die twee rondes van befondsing vir 2012-13
  1. Gedurende die eerste jaar van die FDC-proses is die gemiddelde tevredenheidskoers van die FDC-proses tussen diegene wat op die opname gereageer het, tussen 'tevrede' en 'baie tevrede'. Dit is die algehele gemiddelde van alle partye (bv. FDC Advisory Group, FDC Staff, WMF FDC Board Representatives, FDC-aansoekers, Community Members, FDC). In die algemeen is 85% van die deelnemers aan die proses óf tevrede óf baie tevrede, en 15% is ontevrede óf baie ontevrede. Al die lede van die FDC en die FDC-personeel is óf tevrede óf baie tevrede. 75% van die entiteite (12 van die 16 respondente) is tevrede of baie tevrede, en dieselfde persentasie geld as die FDC Advisory Group / WMF Board (3 uit die 4 respondente). Laer vlakke van tevredenheid kom van ondernemings wat geen befondsing ontvang het nie, of wat nie volle befondsing ontvang het nie. Al die partye is dit eens dat daar ruimte vir verbetering in die proses is, en dat sekere veranderinge nodig is.
  2. As 'n meganisme vir die verspreiding van bewegingsfondse,word die FDC se intensiewe voorleggings- en hersieningsproses as tydrowend beskou. Dit geld veral gegewe die toegewese bedrae en die aard van die fondstoewysings wat onbeperk is. Ten spyte hiervan, moet die FDC voortgaan om maniere te soek om probleme in die proses te minimaliseer.
  3. Kommunikasie moet verhoog word om duidelikheid en gedeelde verwagtinge vir alle betrokkenes te verseker, veral op die gebiede rakende geskiktheid en voorstelle en mylpale. Aangesien voorstelle slegs in Engels aanvaar word, bly dit ook 'n uitdaging, aangesien die nie-moedertaals Engelssprekendes die meeste betrokke is by die indiening van die voorstel. Met die oog hierop, kon die FDC en die FDC-personeel meer kommunikasiekanale aan entiteite bied gedurende die hele proses van ontwikkeling en hersiening; verbeter die FDC-portaal om dit meer beweegbaar te maak; en gee meer besonderhede oor die verskillende soorte toelaes wat deur WMF aangebied word.
  4. Die mees omstrede punte van die proses was geskiktheid, verwagtinge tydens die hersiening van die voorstel, en die klagtes- en appèlproses. Hierdie prosesse moet verbeter word deur protokolle en prosedures uit te klaar.

Refleksies van belangegroepe

FDC-aansoekers

- Rol van die belangrikste deelnemers aan die FDC-proses - style = "vertical-align: top;" FDC-aansoekers dien voorstelle by die FDC in vir jaarlikse plantoelaes - style = "vertical-align: top;" FDC-lede hersien voorstelle, beveel geldtoewysings aan die WMF-raad aan - style = "vertical-align: top;" WMF FDC Board Representatives proses waarneem, raad gee oor sleutelkwessies, kontak met die volledige WMF-direksie, ontvang en reageer op klagtes teen die aanbevelings - style = "vertical-align: top;" FDC Advisory Group gehelp het om die FDC-proses te skep, sal die WMF-raad volgende jaar raad gee oor hoe om voort te gaan - style = "vertical-align: top;" Ombudspersoon ontvang en dokumenteer appèlle, publiseer onafhanklike jaarverslag oor die FDC-proses - style = "vertical-align: top;" FDC-personeel hou toesig oor die proses, voorsien FDC insette, werk saam met aansoekers aan voorstelle

In Jaar 1 (2012-2013) was die meerderheid van die 15 entiteite wat voorstelle by die FDC ingedien het, tevrede met die proses, hoewel verskeie entiteite wat sterk ontevredenheid en voorstelle vir verbeterings uitgespreek het. Een respondent van die opname het die geleentheid benadruk wat die FDC-proses aangebied het om leer oor die hele wêreld heen te deel: “die FDC-proses sal groter konvergensie tussen die entiteite skep (deel daarvan deur mekaar te kopieer, en as 'n terugspoeleffek van die proses en hersiening self). "

Alhoewel baie (69% van die respondente) meen dat die aansoekvereistes redelik en haalbaar was, stem nie almal saam nie. Een aansoeker het opgemerk dat dit maklik was vir sy/haar entiteit omdat betaalde personeel die ontwikkeling van die voorstel kon ondersteun:'Ek het die proses glad en maklik gevind, maar ek dink dit is anders vir entiteite sonder betaalde personeel.' 'N Ander applikant het die mening gedeel dat die proses moet aansienlik vereenvoudig word: "Dit is slegs een jaar oud en alles is gereed om uit die hand te werk. Hoe meer tyd dit neem vir begunstigdes om aan die FDC-proses deel te neem, hoe minder tyd het hulle om hul programmatiese werk te verrig."

Kommer oor kommunikasie, veral rondom taal en verwagtinge, het ontstaan as een van die belangrikste terreine vir verbetering. Een aansoeker het geskryf, “sperdatums is gekommunikeer (hoewel op 'n baie wettige manier). Verwagtinge is nie goed gekommunikeer nie. Die vereistes van die deelnemers was onredelik.”Hierdie aansoeker het egter later opgemerk dat hulle oor die algemeen in staat was om hul probleme via e-pos op te los. 'N Ander aansoeker het kennis geneem van die behoefte aan meer kommunikasie, veral met betrekking tot taalkwessies:' Ek is spyt dat daar nie meer dialoog (bv. Klets of skype) tussen die FDC en strukture is nie. Die proses van FDC is korrek, maar vergeet waarskynlik dat deelnemers nie moedertaal Engels sprekend is nie. ”Die FDC-proses is nog steeds nie goed toegerus om die vertaalprobleem aan te pak nie, en dit is 'n belangrike uitdaging.

Drie entiteite het geen geld ontvang uit die FDC-proses nie, en baie het nie die volle bedrae ontvang wat hulle gevra het nie. Een entiteit wat geen befondsing ontvang het nie, het 'n formele klagte aan die Raad. Wikimedia Hong Kong het geskryf: "Ons glo dat die FDC se besluit onvanpas is. Die besluit is totaal skadelik vir die ontwikkeling van WMHK, sowel as vir die ontwikkeling van gratis kultuur in Hong Kong. Die Wikimedia Foundation het die verpligting om Wikimedia-projekte te bevorder en vrye kultuur regoor die wêreld. Die verwerping van finansiering bemoeilik die bevordering van die projekte in Hong Kong. Die verwerping van befondsing laat die vrywilligers in WMHK ook dink dat hul werk totaal deur die Wikimedia Foundation ontken word. " Die Raad het op die klag gereageer, en die FDC se aanbeveling onderskryf en die kommer van die FDC met die voorstel beklemtoon, insluitend: "die doeltreffendheid van die voorgestelde programme ten opsigte van potensiële impak sowel as begrotingsimplikasies, sowel as die interne bestuur en organisatoriese kapasiteit van die WMHK-hoofstuk om so 'n groot toekenning te administreer. " Die reaksie het ook die FDC se kommer oor WMHK se baanrekord met drie veel kleiner toelaes geopper. Die Raad herhaal sy begeerte om te werk aan die groei en ontwikkeling van die Hong Kong-hoofstuk en -gemeenskap, en vra hulle om 'n "meer beskeie toekenning vir die projek te oorweeg wat sal help om [WMHK se] kapasiteit en impak te ontwikkel, in ooreenstemming met ons missie en doelstellings van ons beweging". .

'N Verdere kommer wat die aansoekers bekommer het, was die vraag hoe - en of - FDC-fondse en die proses self instellings in staat sou stel om 'n impak te behaal en wins te maak in prioriteite vir beweging. Op sommige maniere was dit 'n uitdaging om die manier waarop bewegingshulpbronne versprei word, fundamenteel te verander. In die verlede het baie entiteite tydens die wêreldwye geldinsamelingsveldtogte as betalingsverwerkers opgetree en bloot 'n deel van die geld wat uit hul geografie verwerk is, gehou. Ten einde befondsing te ontvang, word entiteite deur die FDC-proses beoordeel aan die hand van hul vermoë om impak te maak om die beweging te help om sy doelstellings te bereik. Hierdie oorgang is moeilik, soos een aansoeker weerspieël: 'Ek stem saam dat die FDC-proses groter bewegingswye inligting lewer oor wat dit verg om impak te bewerkstellig, maar ek is bekommerd dat dit gebruik word om hoofstukke oor hul prestasie en gewildheid te merk. eerder as om hulle eintlik toegang te gee tot die fondse wat donateurs (in sommige gevalle hul eie skenkers) ingesamel het. ”Een aansoeker het aangevoer dat die FDC-proses nie goed ontwerp is om die impak op sommige bewegingsdoelwitte te ondersteun nie: Moedig innovasie aan 'en' Verhoog diversiteit 'is die laaste ding wat 'n hoogs geïnstitusionaliseerde proses sou doen.'

Entiteite is ook bekommerd dat hulle nie voldoende fondse sal hê om 'n impak te kry op die manier wat hulle beplan het nie. Een het geskryf dat die aanbevelings van die FDC nie gebaseer is op "wat nodig is om impak te bewerkstellig nie", met verwysing na die feit dat die FDC genoeg geld vir een voltydse werknemer aan Wikimedia Norge toegeken het eerder as twee wat versoek is, hoewel Wikimedia Norge opgemerk het dat projekte slegs sou werk. as twee personeel gehuur word. By die tweede kwartaalpunt is die Ronde 1 FDC-entiteit uitgawes aan personeel is 40%, en besteding aan entiteite aan nie-personeel is 24% % bestee, so dit is nie duidelik dat 'n gebrek aan fondse die vermoë van die onderneming om impak te bewerkstellig, belemmer nie.

Lede van die komitee vir verspreiding van fondse

Komiteelede is dit eens dat die eerste jaar, ondanks die uitdagings wat hulle op baie punte in die proses te kampe gehad het, 'n sukses was wat tot gevolg gehad het dat die WMF-direksie albei rondes van die aanbevelings van die FDC onderskryf het. Dit was 'n opwindende reis om 'n geheel deur vrywilligersgedrewe liggaam op te bou, sodat dit kan ontwikkel en groei terwyl dit aan die hoë standaarde voldoen. Terselfdertyd was dit 'n uitdaging, aangesien hulle deur die hele proses daarop gemik was om nie die spontane en aktivistiese karakter van die beweging te versmoor nie. As vrywilligers van die gemeenskap self, kry hulle 'n moeilike balans.

Een van die grootste prestasies van die komitee was miskien die sukses van die meerdaagse beraadslagingsproses. Die konsensusgedrewe model laat alle lede van hierdie uiteenlopende komitee hul menings deel en beraadslaag totdat 'n finale ooreenkoms oor alle voorstelle bereik word. Hierdie proses kan uitputtend wees, aangesien alle lede ook moet saamstem oor die finale aanbevelingsteks. Dit is 'n bewys van die integriteit van die proses en die lede van die komitee dat daar in albei rondes konsensus bereik is, ondanks sterk aanvanklike meningsverskille. 300px| kleinkiekie|links|Lede van die eerste komitee vir verspreiding van fondse

Lede is dit eens dat die proses, soos uiteengesit, sy doel bereik het, met een lid wat daarop gewys het dat fondse toegewys word vir belowende projekte 'van entiteite, [en] wat Wikimedia sal help om sy standaarde te handhaaf en met gehalte te groei.' Terwyl een lid merk op dat “die proses projekte moontlik maak wat groter sosiale impak sal moontlik maak”, en ander wag vir meer inligting oor die uitkomste en impak van die toelaes, wat in die volgende jaar gesien sal word.

Lede is trots daarop dat FDC-lede en -aansoekers al die uitdagings in die eerste jaar ondervind het. Een lid het geskryf dat die FDC-proses baie nuut is vir die beweging. Daar was voorheen baie onsekerheid en kommer oor die sukses van die proses. Die resultate tot dusver is egter baie bemoedigend en die FDC-proses sorg ook vir verantwoordbaarheid en verantwoordelikheid in die bewegingsaktiwiteite. N Ander een het saamgestem dat die proses bemoedigend was, gegewe 'daar was 'n goeie betrokkenheid van belanghebbendes en FDC-besluite is geneem. gerespekteer. '

Komiteelede weerspieël soortgelyke kommer as ander belangegroepe oor verwagtinge, kommunikasie, voorstelvorms en die portaal. Een lid het geskryf: “Die verwagtinge en sperdatums vir aanmerking kom blykbaar nie vir sommige aansoekers nie. Ons kan waarskynlik beter doen met real-time tweerigting-terugvoering. N Ander 'voorgestelde' goed gedefinieerde en SMART doelwitte vir elke toepassing 'was nodig.

Sommige lede het ook die kwessie oor die pyplyn na die FDC uitgelig en daarop gewys dat nie alle entiteite 'gereed' is om by die FDC aansoek te doen nie: “dit het vir my gelyk asof die meeste entiteite as vanselfsprekend aanvaar het dat hulle FDC moet nader na uitvoering van twee vroeër beperkte toelaes. ”Om 'n probleem met hierdie probleem te gee, het 'n ander ook die behoefte aan 'n 'sinchronisasie van alle toelaes/befondsingsprogramme van WMF' onderskryf, sodat entiteite weet watter programme toekennings die beste in hul behoeftes kan pas.

WMF-direksieverteenwoordigers van die FDC

Die twee WMF-direksieverteenwoordigers was baie tevrede met die eerste jaar van die FDC-proses. Hulle merk op dat die FDC "ons wildste verwagtinge vir die eerste jaar oortref het." Aangesien dit vir hulle belangrik was om die hele FDC wat deur vrywilligers bestuur word, te sien, was hulle beïndruk met die vermoë van die komiteelede om soveel tyd aan die proses te wy. Hulle was verheug om 'deurdagte besprekings' te lei wat lei tot 'n noukeurige deurdagte resultaat. ' Hulle het ook opgemerk hul tevredenheid met die ondersteuningsrol wat die FDC-personeel gespeel het.

Alhoewel die direksieverteenwoordigers hierdie jaar beïndruk is met die proses, is hulle bekommerd oor die groot hoeveelheid bewegingshulpbronne wat jaarlikse beplanningstoelae gaan, en dring die FDC en die beweging aan om finansiering toe te ken wat ooreenstem met die vermoë van 'n entiteit om impak te bewerkstellig. Om dit te doen, moedig hulle entiteite en die FDC aan om 'n kultuur van evaluering en assessering te ontwikkel om te help met die neem van goeie besluite oor waar hulpbronne belê moet word vir die grootste impak. Hulle herhaal wat hulle in hul | Leiding aan die FDC vroeër hierdie jaar: “Entiteite moet finansiering kry vir sover hulle kan demonstreer dat hul aktiwiteite help om die missie te bereik, of dat hul aktiwiteite waarskynlik kan help. Proporsionaliteit is die sleutel: kleiner toelaes kan ondersteun wat riskante maar opwindende nuwe werk kan wees, maar groter toelaes moet gebaseer wees op 'n sterk rasionaal, 'n goeie rekord van prestasies in die verlede en in die toekoms en 'n duidelike fokus op werk met 'n groot impak, eerder as 'n spyskaart van verskillende benaderings. ”

In verband daarmee het die Raad se verteenwoordigers in die komende jaar opgemerk dat die FDC-proses moet poog om die kwaliteit van die voorstelle te verbeter, gebaseer op goeie terugvoering en leer. Hierdie uitdagings moet sowel deur die lede van die FDC sowel as die hoofstukke self aangespreek word (bv. Die instelling van 'n eweknie-beoordelingsproses).

Aangesien kwessies rakende nakoming, bestuur en uitvoerende leierskap by verskeie aansoekers ontstaan ​​het, het die direksieverteenwoordigers hul kommer uitgespreek dat sommige aansoekers nie "gereed" is om groot toelaes vir jaarlikse planne te bestuur nie. Die direksieverteenwoordigers was besorg oor die aantal en omvang van die “buitengewone gebeure” waarmee FDC-aansoekers hierdie jaar te kampe gehad het. Die afgelope jaar het Wikimedia UK te kampe gehad met botsing van belange, Wikimedia Frankryk het 'n uitvoerende oorgang beleef, en Wikimedia Hong Kong en Wikimedia Tsjeggiese Republiek het probleme met voldoening ondervind. FDC-toelaes benodig effektiewe, deursigtige en strategiese organisasies wat in staat is om groot toelaes, betaalde personeel te bestuur en goeie programme met 'n beduidende impak te implementeer. Hulle beveel aan dat die FDC entiteite aanmoedig om “praktyke van goeie bestuur, deursigtigheid en verantwoordbaarheid te vestig. Effektiewe leierskap deur entiteite - hetsy formeel gevestig of meer informeel in hul organisasiestruktuur - verseker dat hul finansies openbaar en goed bestuur word, dat hul programme gefokus, goed ontwerp en betroubaar is, dat hulle leer uit hul eie geskiedenis en van ander in die beweging, dat hulle sterk vennootskappe skep wat inhoud en gemeenskap sal opbou, en dat hul kommunikasie en verhoudings met mekaar en die res van die gemeenskap eerbiedig, professioneel en deursigtig is. ”

Ten spyte van hierdie bekommernisse, is die direksieverteenwoordigers baie waardering vir al die beduidende werk wat in die proses gedoen is en vier die suksesse tot op hede.

lede van die adviesgroep van die verspreiding van fondse

Die Adviesgroep vir die verspreiding van fondse speel 'n belangrike rol vir die eerste twee jaar van die bestaan ​​van die FDC. Die Adviesgroep het gehelp om die FDC-proses te ontwikkel, en bied nou leiding en terugvoering om die proses te verfyn. Die groep bestaan ​​uit belangstellende lede van die gemeenskap, huidige FDC-begunstigdes, eksterne toekennings en lede van die WMF-raad. Na die totstandkoming van die Komitee vir Verdeling van Fondse het twee lede van die Adviesgroep by die komitee aangesluit, en hulle het dus bedank uit die Adviesgroep. 300px|kleinkiekie|Adviesgroep vir verspreiding van fondse In die geheel het die Adviesgroep gevoel dat die [[m: File: FDC_Process_Review, _2012-13.pdf|FDC Year 1 Process Review] die huidige stand van die FDC-proses akkuraat dek. Hulle het sterk klem gelê op die behoefte aan groter kommunikasie tussen aansoekers en FDC-personeel. Die Adviesgroep het opgemerk dat kommunikasie die uitdagendste aspek van die verhouding is, aangesien nuwe en onervare entiteite dit moeilik vind om aan die vereistes te voldoen. Die adviesgroep het derhalwe aanbeveel dat die FDC-personeel nouer saamwerk met aansoekers, veral nuwe aansoekers.

Die Adviesgroep het kommer uitgespreek oor kleiner entiteite wat dieselfde streng hersieningsbehandeling as groter ondernemings ondervind, selfs al is kleiner entiteite meestal almal of meestal vrywilliger. Hulle het ook opgemerk dat sommige entiteite moontlik nie gereed is vir jaarlikse plantoelaes met onbeperkte fondse nie. Hulle het aanbeveel dat die FDC-personeel kleiner (en moontlik minder ontwikkelde) ondernemings stuur om eenvoudiger Wikimedia-programme te bevorder, soos die projek- en geleentheidstoelae-program.

'N Verdere kommer is die gebrek aan algehele gemeenskapsbetrokkenheid. Een lid het opgemerk dat slegs die aansoekers beduidend aandag aan die proses gegee het.

Die Adviesgroep het baie positiewe aspekte van die FDC opgemerk. Eerstens voel dit dat die FDC-raamwerk nuttig en goed gebruik is as 'n grondslagdokument vir die proses. Die groep was ook beïndruk met die bedagsaamheid van die FDC se werk en besluite. Ten spyte van 'n verskeidenheid persoonlikhede, word alle sienings gerespekteer en word aanbevelings gesamentlik ooreengekom. Laastens was die groep ook beïndruk met die volwassenheid van die antwoorde van entiteite in die eerste ronde, insluitend diegene wat nie befonds is nie.

FDC Ombudsperson

Die ombudspersoon speel 'n unieke en onafhanklike rol in die FDC-proses. Haar rol is om appèlle te ontvang en in die openbaar te dokumenteer; ondersteun klagtesondersoeke soos versoek deur die WMF-direksie; en 'n jaarverslag publiseer wat sistemiese probleme identifiseer. Die intreerede die jaarverslag van die ombudspersoon het die belangrikste elemente van terugvoering wat sy ontvang het, opgesom.

The ombudsperson agreed with the Year 1 (2012-2013) survey findings that the FDC process overall is generally satisfactory, transparent, and fair. In addition, she noted that through its first two rounds of funding recommendations, it was able to allocate funds in an efficient way in order to lead to impact. Her report notes that the FDC process could be improved by making it less “time consuming and complicated,” by tightening requirements, clarifying expectations and terminology, considering different contexts, and aligning the FDC proposal process better with entity's own internal planning.

The ombudsperson noted that the FDC portal needs improvements. The report urges the team to make the portal more user-friendly, and to reduce the number of comment pages.

The ombudsperson reported mixed feedback on the FDC proposal and reporting forms. She noted that the FDC forms are helpful to make comparisons between proposals to create a portfolio analysis, and they also help applicants to set goals. However, the forms do not help entities structure their annual plans, and wiki markup is not the best way to present some information in a proposal.

The report noted positive applicant interactions with the members of the FDC, who were viewed as friendly and efficient despite time differences. However, it was felt that there was not enough communication between the FDC and FDC staff and entities submitting proposals. The ombudsperson noted that entities requested for more feedback and contact from the FDC after the FDC recommendations are published. Finally, the report noted that applicants felt the staff assessment was too vague to provide actionable guidance and consequently demotivating during the proposal review process.

One of the greatest concerns highlighted in the report is the role of the community in the FDC review process. As others have pointed out, the current lack of community involvement is problematic. There is a lack of interest and knowledge about the process. Language contributes to this challenge. It was noted, too, that two weeks of community review was not enough time to submit feedback, but in Round 2 2012-2013 the community review period was extended to one month.

In terms of overhead costs, the report highlights the complaint from applicant volunteers and employees who lament the “excessive bureaucracy” and the months they are spending on the process. It was noted that the Project and Event grants program (formerly the Wikimedia Foundation grants program) has an easier proposal submission process and may be a better funding stream for entities seeking quicker grants.

One of the most important roles of the ombudsperson is to receive appeals about the FDC process, and four appeals were received this year. Appeals were submitted to the ombudsperson to highlight comments, concerns, and complaints by the community. In Year 1 (2012-2013), appeals comprised concerns about the composition of FDC membership, a question on whether funded activities would have impact, a concern about one entity’s staff assessment, and a retrospective disqualification of two applicants in 2012-2013 Round 2. The ombudsperson registered these appeals and in all cases responses were published.

FDC/WMF personeellede

Die FDC-personeel (dit wil sê WMF-personeel wat nou saamwerk aan die FDC-proses, insluitend Senior Direkteur vir toekenning, FDC Senior programbeampte, administrateur van toelaes, en hoof van finansies en administrasie) is relatief tevrede met die proses. Een skryf dat dit 'n 'uiters billike en deursigtige model van deelnemende toekenning' is, en 'n deurdagte proses. Hulle stem saam dat die proses goed ontwerp en deurdink is, van die kwalifiseringsperiode deur die vele insette gedurende die hersieningsproses, tot die appèl- en klagproses, tot die WMF-direksiebesluit. Een personeel waardeer die noukeurigheid van die proses en merk op dat “hierdie fondse nie aan die FDC of enige spesifieke entiteit (insluitend die WMF) behoort nie. Dit is die bewegingsfondse - en ons is almal aan ons donateurs en al ons belanghebbendes verskuldig om die fondse ongelooflik verstandig te gebruik. ”   Wat die insette van die gemeenskap betref, stem personeel saam dat die stem van die gemeenskap verhoog moet word. Terselfdertyd waardeer hulle die feit dat die FDC-proses 'n seldsame toekenningsproses is wat die insette van die gemeenskap oproep en waardeer. Een sê: “die hersieningsproses moet die regte balans vind om diegene te vind wat redelik insette kan lewer en die totale aantal kommentaar kan verhoog. Dit sal nie nuttig wees om insette van die gemeenskap te hê as die gemeenskapslede nie goed ingestel is op die strategiese doelwitte van die beweging, 'n begrip van goeie en effektiewe besteding het nie, ens. ”

Personeel is dit eens dat verwagtinge bestuur moet word sodat entiteite wat voorstelle aan die FDC voorlê vir jaarlikse planstoekennings en toekennings van fondse die betrokke werklading voorspel. Een personeel noem die belangrikheid daarvan om 'in lyn te bring met hoofstukke oor hoeveel werk daaraan verbonde moet wees om onbeperkte toelaes te kry.'

Die personeel is miskien die grootste kommer oor die grootte, impak en doeltreffendheid van die gebruik van fondse. Een personeel skryf dat die FDC-proses “die stem van die gemeenskap verhoog en bespreking oor impak aanmoedig, hoewel ons nog 'n lang entjie moet doen.” Ander personeel glo dat die FDC-proses entiteite kan help om meer doeltreffende gebruik van bewegingsfondse in die op lang termyn, hoewel die huidige uitgawes vir programverwante besteding deur Ronde 1 FDC-entiteite betrekking het. In die algemeen is personeel beduidend bekommerd dat die grootte van die toelaes nie 'n eweredige impak op die beweging kan hê nie, veral as dit oorweeg word met betrekking tot die ondersteuning van die groter bydraes van die vrywilligers van Wikimedia.

Vordering en leer uit huidige FDC-toelaes tot op datum

Alhoewel daar tot op hede min inligting bestaan oor die uitkomste of impak van FDC-fondstoekennings, kan ons nou begin om die vordering van die entiteite wat fondstoewysings ontvang, te verstaan. Entiteite wat befondsing ontvang van die FDC dien kwartaallikse verslae in, en die eerste en die tweede stel kwartaallikse vordering word ingedien deur entiteite wat befondsing ontvang in Ronde 2012-2013. Hierdie kwartaallikse vorderingsverslae stel die FDC en die gemeenskap in staat om te verstaan hoe elke entiteit vorder met hul FDC-geldtoewysing, veral op die gebied van programme. en finansies.

Vorderingsverslae, wat uiteenlopend van gehalte en in diepte verskil, stel dit in staat om entiteite hul vordering en uitdagings te dokumenteer en leer meer met die beweging te deel. Sommige entiteite bespreek deursigtig vordering, uitdagings en leer met die breër beweging, maar nie almal is oop met uitdagings en mislukkings nie.

Die uitgawes word deur kwartaallikse verslae gemonitor. Na die eerste kwartaal, algeheel (uitgesonderd die WMF en WMFR), is 15% van die FDC-toelaes bestee. Na die tweede kwartaal is 36% bestee. Baie entiteite, hoewel nie almal nie, het afwykings in hul uitgawes verduidelik. Besteding aan personeel blyk min of meer op koers te wees, terwyl uitgawes in nie-personeelgebiede, insluitend programme, verder agterbly.

Na die eerste twee rondes van kwartaallikse verslae, is verskeie wêreldwye neigings waargeneem:

  • Baie entiteite word tans uitgedaag deur 'n lae vrywilligersdeelname aan hul aktiwiteite, insluitend programme vir mikro-toelaes. Ondernemings het opgemerk dat hulle sukkel om 'n effektiewe balans tussen personeel en vrywilligers te vind in die leiding, koördinering en implementering van aktiwiteite.
  • Programmatuur leer ondernemings oor die opbou en onderhoud van suksesvolle Galleries, Biblioteke, Argiewe en Museums (GLAM) -vennootskappe. Verskeie entiteite verdiep of loods nuwe fases van hul onderwysaktiwiteite, insluitend werk met primêre en sekondêre skole en universiteite. Met nie-FDC-finansieringsbronne, pleit baie entiteite vir die verandering van beleid rakende inhoud en lisensiëring. En die meeste FDC-entiteite het nou ten minste een program wat fokus op die bewusmaking van die geslagsgaping op Wikipedia.
  • Fondsinsameling is vir baie 'n uitdaging, maar entiteite moet dit oorweeg om hul geld te diversifiseer as hulle van plan is om verder te styg as die vlakke wat die FDC sal ondersteun. Soos die Raad opmerk in hul [http: //wikimediafoundation.org/wiki/Minutes/2013-04-18#Guidance_for_the_FDC | Begeleiding aan die FDC] moet entiteite "probeer om hul befondsingsbasis te diversifiseer ten einde 'n volhoubare, skaalbare strategie vir hul eie groei te skep. Dit is 'n goeie manier om te verseker dat ons organisasies nie per ongeluk vinniger befonds as wat hul vermoëns voorstel nie moet befonds word, want dit beteken dat hul groei deels beperk sal word deur hul vermoë om ander entiteite te oorreed dat hul werk waardevol is. ' Aangesien meer entiteite wat deur Wikimedia gekoppel is, in aanmerking kom vir die FDC-proses, kan fondse meer mededingend raak.
  • Baie entiteite groei hul personeel en streef verskillende organisasiestrukture na. Die groter beweging kan moontlik uit verskillende ervarings leer.
  • Ondernemings kan hul vermoë verbeter om programuitkomste op te spoor deur die bydraes van deelnemers oor langer periodes te volg ten einde die veranderinge in die korttermyn- en langertermyn-redigeringsaktiwiteit te verstaan.
  • Baie entiteite werk steeds met mekaar saam oor programme, en sommige gee mentorskap aan ander.

In Maart 2014 dien FDC-entiteite vanaf Ronde 1 2012-2013 impakverslae in. Ons sal destyds meer weet oor die impak van FDC-toekennings en die mate waarin hierdie fondse vordering in die bereiking van die Wikimedia-beweging se doelwitte moontlik gemaak het.

Opsomming van verbeterings aan die FDC-proses

Die personeel van die FDC en FDC werk om uitdagings aan te pak vanaf die eerste twee befondsingsrondes. Baie van die pynpunte en mislukkings wat belanghebbendes opgemerk het, is of word aangespreek.

Voorstelproses:

  • Vir die jaar 2013-2014 is die Letter of Intent (LOI) -proses bekendgestel as die eerste en verpligte stap van die voorstelproses. LOI's is 'n basiese, nie-bindende uitdrukking van belangstelling van 'n entiteit in die aansoek om FDC-fondse. Die LOI's stel FDC-personeel in staat om die belangstellende entiteite beter uit te reik voor die sperdatum van die voorstel.

 

  • Deels danksy die bekendstelling van die Letter of Intent-proses, was kommunikasie tussen FDC-personeel en -instansies wat LOI's voorgelê het baie meer intensief en proaktief. Daar was gereeld individuele e-posse, telefoonoproepe en Skype-vergaderings onder entiteite en FDC-personeel gedurende die huidige proses om in aanmerking te kom om te verseker dat almal bewus is van die gapings en sperdatums wat in aanmerking kom. Daarbenewens is ses IRC-kantoorure gehou voor die sluitingsdatum vir die voorstel van Ronde 1 2013-2014 om inligting te deel en vrae oor geskiktheid en die voorstelproses meer algemeen te beantwoord.
  • Alle entiteite wat nuut was in die proses, het een of meer telefoon- of Skype-gesprekke met FDC-personeel gehad. Hierdie vergaderings met alle nuwe entiteite wat 'n brief van voorneme ingedien het, is voor die inhandigingsdatum van die voorstel gehou om verwagtinge oor die voorstelproses te deel en te verseker dat die entiteite hul opsies met verskillende Wikimedia-toekenningsprogramme verstaan, en neem ingeligte besluite oor watter soort van subsidie is die beste geskik vir hul behoeftes en kontekste. In sommige gevalle het ondernemings besluit om nie op die oomblik aansoek te doen vir jaarlikse plantoelaes van die FDC nie.
  • Die voorstelvorm is na albei rondes gewysig om meer eenvoudig en maklik te wees. Vrae is uitgeklaar, definisies is bygevoeg en tabelle is vereenvoudig om dit makliker te maak om in te vul.
  • Die naam van die program is verander om duidelikheid te bevorder oor wat die FDC finansier. FDC-toelaes en toekennings van fondse word nou verwys as FDC-jaarlikse plantoelaes om te weerspieël dat die program die jaarplanne van in aanmerking komende entiteite befonds.
  • Die besonderhede van die proses vir WMF se voorstel aan die FDC, 'n belangrike uitskieter as 'n voorstel van die grootste bewegingsentiteit, word tans deur die FDC en WMF bespreek. Die tydlyn vir die voorstel word verskuif van ronde 2013-2014 1 na ronde 2013-2014. WMF se voorstel, wat deel uitmaak van die tydlyn van 2013-2014, sal voorsiening maak vir 'n betekenisvolle gemeenskapsbeoordelingsproses wat die plan van die WMF vir die volgende kan beïnvloed jaar.

Hersiening en beraadslaging

  • Die FDC-portaal word hersien om dit meer vaartbelyn en gebruikersvriendelik te maak. Hierdie veranderinge moet alle ervarings van die belanghebbendes op die portaal verbeter en inligting baie makliker maak om te vind. Die FDC-personeel hoop dat hierdie veranderinge die gemeenskapsbeoordelingsproses sal verbeter deur lede van die gemeenskap makliker toegang tot inligting oor voorstelle te gee.
  • Die periode van gemeenskapsoorsig is van twee weke tot vier weke uitgebrei om voldoende oorsigtyd te verseker.
  • In Ronde 2 van 2012-2013 was daar meer proaktiewe uitreik na lede van die gemeenskap om hul insette tydens gemeenskapsoorsig te bekom.

Rapportering

  • Die verslagvorms is verbeter na terugvoering van die eerste rondte van die kwartaalverslae.
  • FDC-personeel stel 'n hersieningsproses in werking vir kwartaallikse vorderingsverslae wat terugvoering en vrae bevat op die besprekingsblad van elke verslag en 'n opsomming van alle voorgelegde vorderingsverslae wat uitgawes en globale neigings insluit om kruisbewegingsleer te vergemaklik.

Kwessies wat nog nie opgelos is nie

Ten spyte van die vordering en oplossing in sommige sake, kan sommige uitdagings nie maklik aangepak word nie.

  • Die belangrikste uitdaging bly die ontleding van die organisatoriese en bewegingswye impak van hierdie hulpbronne: entiteite moet meer streng en reflektiewe selfassessering en verslagdoening hê, en die beweging moet die algehele impak van hierdie bewegingshulpbronne op groeiende wêreldgemeenskap verstaan. en inhoud op ons webwerwe. Aansoekers van die FDC, die FDC self en die WMF / FDC-personeel moet saamwerk om die kapasiteit te bou om hierdie assessering goed te kan doen, en moet nadenkend en deursigtig wees oor of hierdie beduidende groot hoeveelheid geld vir Wikimedia-organisasies die beste moontlike gebruik van beweging is hulpbronne.
  • Die komitee en die WMF is tans in gesprek oor hoe die WMF moet voortgaan om aan die proses deel te neem. Verlede jaar se WMF-voorstel was belangrik deurdat WMF van die begin af aan die FDC-proses deelgeneem het, maar dit was moeilik vir sowel die FDC as WMF vanweë die buitensporige status: die grootte van die begroting, die kritieke rol in die tegniese infrastruktuur en die onderskeid wat daarmee gemaak is. gemaak is (nou nie meer van toepassing nie) van kern teenoor nie-kern befondsing. Die waarskynlike uitkoms van die huidige besprekings is dat WMF nie aan die ronde 1 van die 2013-’14-proses gaan deelneem nie, maar wel in ronde 2. Die skuif na die tweede ronde sluit baie beter aan by die jaarlikse beplanningsproses van die WMF, en die FDC en WMF is die modaliteite uit te werk. 'N Kwessie van belangebotsing bly egter rondom die WMF se deelname aan die FDC-proses: personeel van die FDC - personeel van die WMF - doen beoordelings van alle voorstelle wat voorgelê is. Terwyl die FDC-personeel probeer het om 'n onafhanklike beoordeling van die WMF-voorstel te lewer, is hierdie kwessie nog nie opgelos nie, en word dit ook deur die FDC bespreek.
  • Die kwessie van taal is nie bevredigend opgelos nie. Die FDC aanvaar tans slegs voorstelle in Engels, terwyl baie aansoekers en hul gemeenskappe nie Engelssprekend is nie. Dit is 'n uitdaging vir die hele beweging.
  • Voorstelle en verslagdoeningsvorms is verbeter, maar versoeke vir voorstelle wat nie op die wiki gemerk is nie, is moeilik om aan te spreek, aangesien eksterne dokumente geplaas word in plaas daarvan om inligting op wiki te hou, dit nie maklik sou wees om die gemeenskap te hersien nie.
  • Die kwartaalverslagvorms kan moontlik verdere verbeterings benodig om gedetailleerde inligting oor hul leer, vooruitgang en uitdagings aan te vra, en om te verseker dat FDC-entiteite hul verhale op 'n sinvolle en innemende manier kan deel. Hierdie vorm moet ook die behoefte balanseer teen die behoefte om nie 'n buitensporige verslagdoeningslas vir begunstigdes te skep nie, aangesien omslagtige verslaggewingstrukture hulpbronne van programmatiese werk kan wegneem.
  • Die klagte/appèlproses moet nog uitgeklaar word, aangesien die huidige struktuur nie intuïtief is nie: dit is nie universeel duidelik dat die Ombudspersoon prosesklagtes ontvang tydens die FDC-proses, tot op die oomblik van die FDC-aanbevelings nie, terwyl die verteenwoordigers van die Raad ontvang klagtes of appèl teen die aanbevelings van die FDC deur die toepassing van entiteite. Gesprekke is hieroor aan die gang.
  • Laastens is meer terugvoering aangevra oor voorstelle van FDC-lede self. Gegewe die groeiende aantal voorstelle, en namate die proses skaal, sal hierdie versoek moeiliker word om aan te pak.

Vooruitskouend

In die komende jaar (2013-2014) sal die FDC-proses grootliks voortgaan met die eerste jaar (2012-2013), met die verbeterings hierbo genoem. Twee rondes befondsing sal plaasvind met dieselfde proses van indiening van voorstelle, hersiening van voorstelle en beraadslagings van aangesig tot aangesig. Daar sal steeds terugvoering gesoek word om die hele proses deurlopend te verbeter.

Aan die einde van die tweede jaar speel die Adviesgroep Fondse-verspreiding 'n spesiale rol. In (ongeveer) Mei 2014 sal die groep weer belê om te bepaal hoe die FDC aan sy oorspronklike doelwitte voldoen, of die toekenning van fondse 'n impak gehad het, en of die voordele van die program die koste oorskry. Die groep sal dan die WMF se uitvoerende direkteur adviseer hoe om met die FDC-proses voort te gaan.