Grants:Conference/評価と報告書
イベント後のアンケート調査、フォローアップのコツ、報告書用テンプレート。
報告書のガイドライン
プロジェクト・リーダーの責任で報告要件を満たしている状態を確保し、助成金契約書を注意深く確認して自分たちの助成金企画固有の報告要件を必ず理解してください。補助金受領に同意する前に、これら要件をよく読み、要件に適格であると確めておく必要があります。報告書の要件に質問がある場合は、WMFにお問い合わせ願います。報告書提出が完了しないうちは、プログラムの要件に準拠したことになりません。これはすなわち、WMFから助成金を受領できないことを意味します。報告書提出の〆切延長が必要な場合は、規定の〆切前にメールでプログラム担当者にご連絡ください。
報告書を完成させるには
- すべてのカンファレンスおよびイベント助成金の最終報告書は、助成金申請書に記載された助成金終了日から必ず60日以内に提出してください。
- 領収書と予算残高を追跡します。重要ポイントはチーム幹部と補助金受給者が必要な財務情報をすべて一元管理することであり、共有のスプレッドシートに経費を記録し、領収書や請求書を受け取ったらすぐに写真を撮って電子化するなどします。
- 報告書全文はカンファレンス基金の報告書テンプレートを用いて、メタ（Meta）に公開してください。報告書を完成させるには、助成金報告書の書式に示してある必須の質問に有益な回答をすべて書く必要があります。報告書の提出後、メールでプログラム担当者にお知らせください。
- 経費に関する詳細情報は電子メールで送信してください。そのメールには添付資料として、スプレッドシートに予算の支出方法を詳細に記し、助成金の経費記録としてすべての領収書の電子コピーを必ず付けてください。助成金を支出する準備として、事前にプロジェクト経費の文書化に関するガイドラインを確認してください。
助成金の受給が承認されたら、なるべく早く報告書の草案づくりを
助成金の提案が承認されたら、プログラムをWMFのプログラム担当者と話し合います。その会話ではカンファレンスの活動やセッションを計画し、実施期間中にどのような文書や評価を行うと、協議やプロジェクト、ワークショップの場で起こった貴重な出来事すべてを記録できるかを話し合います。報告書の草案作りをプログラムの計画立案が始まった直後から始めておくと、セッションの計画中もそうですし、カンファレンス終了後にフォローアップが必要な点は何か、重要なメモを記録するツールとしても使えます。
イベント評価キット - このページにはウィキメディア財団が大規模な運動イベントを評価する基本的な設問の一覧を載せてあり、対象はウィキマニアその他の地域主体およびテーマ別のイベントなどを想定しています。ご自身のイベントを評価する際には、これらアンケートのどの部分も自由に使ってください。以下の項目をまとめてあります。登録に関する質問。イベント後に参加者に尋ねる（定型の）質問とフォローアップの質問。
報告書を作るには
- Go to Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx) and log in.
- Find the Reports section on the left sidebar. Select the Upcoming link to see all your upcoming reports.
- Select your Conference Fund report and click Edit. Respond to the questions in the form. You can write it in any preferred language.
- Click Save or Save and close to save your report.
- When your report is complete, click Submit to submit it for review.
You can prepare the report offline. Make a copy of the reporting form, respond to the questions and copy responses to Fluxx later.
Reporting form template: 英語