助成金:カンファレンス/計画

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カンファレンスを計画する

会議の助成金を得るには

詳細やガイド、役に立つ情報は イベント・チーム・ポータル とコミュニティ・スペースをご覧ください。

ステップ1: コミュニティの関与についての調査を送る

コミュニティ参加度調査の目的は、このイベントを開催することがコミュニティにとってどれほど重要であるかを、主催者が示す手助けをすることです。

この調査はまた、イベントにおいてコミュニティが重点的に取り上げたいトピックや優先事項について、合意を集めるためにも役立ちます。

調査の回答数と回答内容の質はイベントの規模に影響するため、この点をコミュニティに確実に伝えることが重要です。

community engagement survey テンプレートを開き、コピーしてください。こちらをクリックしてテンプレートをご覧ください。（※こちらはマスターファイルです。編集せず、コピーだけしてください。）
調査に追加の質問を加えることは出来ますが、質問を削除してはいけません。調査を翻訳する場合は、他の人が使用できるよう、その翻訳をノートページに投稿してください。
このイベントに興味がありそうなコミュニティのメンバーに本調査を送付してください。回答期限を設定し、リマインドを行ってください。
助成金申請を完了し助成対象になるには、こちらのコミュニティ参加度調査の結果が必要です。注意：コミュニティ参加度調査は必須です。こちらはマスターファイルですので、決して編集せず、コピーだけしてください。

ステップ2: 類似のイベントやベストプラクティスから学ぶ

自分が開催したいと考えるイベントに似たイベントや、自分たちのコミュニティが過去に開催したイベントのイベント報告書を確認するのは良いアイデアです。下記は他のボランティア達が長年イベントを開催する中で得たベストプラクティスやガイドラインです。

リモート・イベント - 対面で行う代わりにヴァーチャル・イベント助成金に申請することを考慮してみてください。新しいリモートイベントを開催するための必須事項・ガイドラインおよびコツも是非、ご覧ください。

参加者 & スカラシップ	参加者は、カンファレンスの目的に合致する活動に参加している、経験豊富で積極的な編集者やボランティアであるべきです。カンファレンスはアウトリーチをするには費用がかかるわりには効果が少ない方法かもしれません。渡航奨学金は経験豊富な編集者や積極的なボランティアのみに与えられます。
場所 & 時間	ターゲットにする参加者達の大部分にとって、相対的に中心に近い場所を選びましょう。渡航費が高額になると渡航奨学金を提供できる人数が制限され、自費で参加する人々の数も制限されるかもしれません。カンファレンスや作業部会は2～3日より長いべきではありません。観光や博物館・美術館訪問はカンファレンス・プログラムが終了した後の、夜の時間にのみ行ってください。

ステップ3:ウィキメディア財団のトラベルチームのサポートを受けるか決める

2024年7月現在、ウィキメディア財団のトラベルチームは、スカラシップ受給者およびボランティア運営者の航空券手配（第三者の旅行代理店経由）および宿泊手配を行うことができます。もし希望であれば、トラベルチームは航空券手配のみを管理することも可能ですが、航空券の手配・管理をトラベルチームが行わない場合は、宿泊の手配のみを管理することはできません。この二つはセットなためです。また、参加者が宿泊するホテルと同一の会場でカンファレンスを開催する予定の場合は、会場およびケータリングも同一の契約に含めることが可能です。

助成金が承認される前に、トラベルチームにどの項目の管理を依頼するかを決定する必要があります。これにより、助成金のうちどの部分が申請者（またはあなたのフィスカルスポンサー）に支払われ、どの部分がウィキメディア財団に留保されるかが決まります。判断の前には、当チームが提供できるサービスの範囲およびポリシーを十分に理解するため、必ずFAQをしっかりと確認してください。また、ウィキメディア財団のトラベルチームによって手配されるすべてのスカラシップ受給者およびボランティア運営者は、スカラシップ向け渡航ポリシーを遵守する必要があります。

ステップ4:計画と予算

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予算ガイドライン
会場および備品	可能な限り、無償または割引で会場を提供できる、理念を共有する機関と連携してください。無償の会場を確保できない場合は、当該会場を選択した理由（低コスト、アクセスの良さなど）を示してください。ノベルティはステッカーなど低コストなものに限定してください。印刷物のバナーやサインは、今後のイベントでも再利用できるよう、汎用性のある内容にしてください。
渡航・宿泊および食事	全額または一部のスカラシップには、往復の渡航費、宿泊費、カンファレンス参加登録費（開催日のケータリングによる昼食および喫茶を含む）、ならびにビザ取得費用が含まれる場合があります。渡航スカラシップは、経験豊富な編集者および積極的に活動しているボランティアにのみ提供されるべきです。また、スカラシップ受給者の自己負担を軽減するため、カンファレンス期間中の夕食を提供する計画を立てることを推奨します。
イベント企画・運営支援	助成金は、渡航手配業者（トラベルエージェント）への手数料の支払いや、ビザ申請書類の作成、奨学金受給者への経費精算などの業務を行うための事務的サポートに対しても申請することが出来ます。一部のカンファレンスでは、有償のファシリテーターやトレーナーを起用することが有益なことがあります。この点については、企画の初期段階で助成プログラム担当者と相談してください。会場の下見やイベント協力者との打ち合わせなど、計画会議にかかる最小限の費用（会議スペースの利用料や現地交通費など）を含めることができます。申請額のうち、最大で10％までの予期せぬ支出を含めることができます。予算テンプレートには、この目的のために『予備費（contingency）』の項目が用意されています。
代替的な資金・支援源	現物寄付を集めましょう。これは、金銭ではなく、物品やサービスの提供という形で行われる寄付のことで、比較的調達や管理が容易であり、興味深いパートナー団体との関係構築のきっかけにもなり得ます。これには、会場の無償提供、食事や印刷・交通などのサービスの割引提供が含まれます。また、開催地域やカンファレンスのテーマに関連する活動を支援している団体に連絡してください。渡航奨学金やその他の資金提供を受けられる可能性があります。

ステップ5: 実行力あるチームメンバーを集める

カンファレンスの規模は、それを成功裏に導くために必要な企画・実行ボランティアの人数を決定すると思われます。下記の役割は、より小規模な複数のチームに分けて行っても良いですし、ここに無い役割を追加することも出来ます。カンファレンスの企画経験は必須ではありませんが、中核運営チーム（COT）のやる気と惜しみない献身が重要です。

中核チーム
助成金調整者	主助成金申請担当者計画が順調に進んでいるかを確認するため、中核運営チーム（COT）および助成金プログラム担当者と定期的に連絡・確認を行う予算を管理し、支出金の証跡を各チームから収集する。フィスカルスポンサーが存在する場合、連携する。
ロジスティクス	可能な開催場所、ケータリング、宿泊施設を調査・調整会場に十分なインターネット環境を確保し、イベント当日のロジスティクスを担当する。会場側および全ての提供事業者との、書類授受や契約について責任を持つ提供事業者との交渉経験がある人がいるとなお良いです。
カンファレンス・プログラム	プログラムを企画するための事前調査や、企画の募集、カンファレンスプログラムの開発を担当する。各セッションについて、結果についての資料および行動計画を収集する。

支援チーム
コミュニケーション	イベントページ更新。コミュニティの関与プロセスを調整。メーリングリスト・フェイスブックなどの、事前・期間中・事後に参加者に状況を伝えるための情報提供プラットフォームを作成する。
スカラシップ委員会	奨学金申請プロセスの管理。スカラシップ受給者が決定した後、通知前に受給予定者の一覧について助成金担当者に承諾を得る。
ボランティア・コーディネーター	ロゴを作成したり、入場管理、Etherpadを準備して各セッションの書記を行うなどといった、小タスクを行ってくれるボランティアメンバーを調整する。