"커뮤니티 참여 설문조사의 목적은 주최자가 이 행사를 갖는 것이 커뮤니티에 얼마나 중요한지 입증하도록 돕는 것입니다. 설문조사는 또한 커뮤니티가 행사에서 집중하고자 하는 주제나 우선 순위에 대한 합의를 모으는 데 도움이 될 것입니다. 설문조사 응답의 수와 품질은 이벤트 규모에 영향을 미치므로 커뮤니티에서 이 사실을 알도록 하는 것이 중요합니다."
참가자는 회의 목표와 관련된 작업에 참여하는 경험이 풍부하고 활동적인 편집자 또는 자원봉사자여야 합니다.
컨퍼런스는 아웃리치를 수행하는 데 비용이 많이 들고 비효율적인 방법일 수 있습니다.
여행 장학금은 숙련된 편집자와 활동적인 자원봉사자에게만 주어져야 합니다.
위치 및 시간
대부분의 대상 참가자에게 상대적으로 중심적인 위치를 선택하십시오. 높은 여행 비용은 귀하가 제공할 수 있는 여행 장학금의 수를 제한하고 자금 없이 참석할 수 있는 사람들의 수를 제한할 수 있습니다.
회의 및 실무 그룹 회의는 2~3일을 넘지 않아야 합니다.
관광 여행과 박물관 방문은 컨퍼런스 프로그램이 끝난 후 저녁에만 실시해야 합니다.
3단계: 귀하의 이벤트에 대해 위키미디어 재단 여행팀의 지원을 활용할지 여부를 결정합니다.
2024년 7월부터 위키미디어 재단 여행팀은 장학금 수혜자와 자원봉사자 주최자를 위해 항공권 예약(제3자 여행사를 통해) 및 숙박을 예약할 수 있습니다. 원하시는 경우, 저희가 단독으로 항공권 예약을 관리할 수 있지만, 두 기관 간의 상호 의존성으로 인해 "항공편 예약도 함께 관리"하는 경우가 아니면 숙박은 "관리"할 수 없습니다. 참가자가 숙박하는 호텔과 동일한 호텔에서 컨퍼런스를 개최할 계획이라면, 동일한 계약으로 회의 공간과 케이터링 서비스도 제공할 수 있습니다.
장학금 승인 전에 여행팀에서 어떤 항목을 관리해 줄지 결정해야 합니다. 이는 장학금 중 본인(또는 재정 후원자)에게 지급되는 금액과 재단에 남는 금액이 결정되기 때문입니다. 결정을 내리시기 전에 FAQ를 자세히 검토하여 재단에서 제공하는 서비스 범위와 정책을 이해하시기 바랍니다. 재단 여행팀에서 예약한 모든 장학금 수혜자와 자원봉사자는 장학생 여행 정책을 준수해야 합니다.
Try to partner with like-minded institutions that can offer their space free of charge or at a discount.
If you cannot find a free venue, please offer a rationale for why you chose a specific venue (low cost, conveniently located, etc.).
Limit swag to low cost items like stickers.
Printed banners and signs should be general enough that they can be reused for later events.
Travel & Meals
Full or partial scholarships can include round-trip travel, accommodations, conference registration (including catered lunch and coffee breaks on meeting days) and visa fees.
Travel scholarships should only be given to experienced editors and active volunteers.
You should also plan to provide dinners during the conference for scholarship recipients to reduce out of pocket expenditures.
Event Planning & Support
Funding can be requested to pay travel agent fees, and for administrative support for tasks such as processing visa application letters and reimbursements to scholarship recipients.
Some conferences may benefit from a paid facilitator or trainer. Please discuss this with a program officer in the early planning stages.
Minimal expenses for planning meetings can be included, such as meeting space and local transportation for site visits and meetings with event partners.
Up to 10% unforeseen expenses can be included in the request. The budget template includes a line item for “contingency” funding for this purpose.
Alternate sources of funding
Ask for in-kind donations: i.e. donations that are done in goods and services rather than money/cash which are usually comparably easy to obtain and manage and can also be a door opener to interesting partner organizations. This can include: free use of venue, reduced prices for meals or services like printing or transportation.
Contact organizations who support work in your region or on the conference topic – they may be able to provide travel scholarships or other funding.
5단계: 강력한 조직팀을 구성하세요
회의의 규모는 성공적인 행사를 계획하고 실행하는 데 필요한 자원봉사자의 수를 결정합니다. 아래 역할은 더 작은 팀으로 분할할 수 있으며 추가 역할을 추가할 수 있습니다. 컨퍼런스 기획 경험이 가장 중요한 자질은 아니지만 핵심 조직 팀의 추진력과 진정한 헌신이 있는 것이 중요합니다.
핵심 팀
보조금 코디네이터
보조금 제안을 위한 주요 연락 창구.
계획이 제대로 진행되고 있는지 확인하기 위해 정기적으로 핵심 조직 팀 및 보조금 프로그램 담당자와 확인할 수 있습니다.
예산 추적, 여러 팀의 경비 문서 수집 및 재정 후원자와의 협력(해당되는 경우)을 담당합니다.
물류
참가자를 위한 가능한 이벤트 장소, 케이터링 및 숙박 시설에 대한 조사를 조정합니다.
이벤트 장소에 충분한 인터넷이 있는지 확인하고 이벤트 당일 물류를 조정합니다.
이벤트 장소 및 벤더와의 공식 문서 또는 계약을 받을 책임이 있습니다.
벤더 협상 경험이 있는 사람이 있으면 도움이 됩니다.
컨퍼런스 프로그램
프로그램 계획 조사, 제안 요청, 회의 프로그램 개발을 조정합니다.
각 세션의 결과 및 작업 항목에 대한 문서를 수집합니다.
지원 팀
커뮤니케이션
이벤트 페이지를 최신 상태로 유지합니다.
커뮤니티 참여 프로세스를 조정합니다.
메일링 리스트, 페이스북 페이지 또는 기타 커뮤니케이션 플랫폼을 생성하여 이벤트 전, 도중 및 후에 참가자를 최신 상태로 유지합니다.
장학금 위원회
장학금 신청 절차를 관리합니다.
수혜자에게 통지하기 전에 선택된 장학금 수혜자 목록에서 프로그램 담당자의 승인을 요청하십시오.
자원봉사자 코디네이터
로고 디자인, 체크인 관리, 에테르 패드 설정 및 세션 메모 작성과 같은 작은 작업을 수행하도록 자원 봉사자를 조정합니다.
