Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Rapid Fund/Fespaco Wikipédia Edit-a-thon Sénégal réalisé par AfroCreatives WikiProject (ID: 22026692)/Final Report

Rapid Fund Final Report

Report Status: Draft

Due date: 2024-07-31T00:00:00Z

Funding program: Rapid Fund, Wikimedia Community Fund

Report type: Final

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General information

Title of Proposal: Fespaco Wikipédia Edit-a-thon Sénégal réalisé par AfroCreatives WikiProject
Username of Applicant: Ourytima
Name of Organization: N/A
Amount awarded: 2366.65
Amount spent: USD,

Part 1 Understanding your work

1. Briefly describe how your proposed activities and strategies were implemented

Nous avons travaillé avec des stratégies qui nous ont permis de proposer des activités pour la réussite de la campagne AfroCreatives WikiProject+film Fespaco Edithaton 24 au Sénégal. En plus des deux personnes-ressources du projet, nous avons impliqué d'autres collègues à qui nous avons confié certaines tâches. Ensemble, nous avons pu travailler dans diverses les divers étapes du projet :

Organisation générale : plusieurs réunions avec l'équipe, avant et pendant la campagne, pour le dispatching des tâches, la mise à jour des informations et la vérification des tâches exécutées ;
Communication : confection des affiches pour les réseaux sociaux, gestion du groupe WhatsApp des participants, gestion de la page Facebook et de la page Instagram, rédactions des messages pour les publications, partage de toutes les informations ;
Organisation des formations en présentiel et webinaires : création de formulaire d'inscription, appel de confirmation puis de rappel des inscrits, choix du formateur, préparation des slides, confection d'une liste des tâches, test ou entraînement du formateur ;
Lieu d'accueil : visite de prospection du lieu (capacité d'accueil de la salle, nombre de sièges, projection, disponibilité de l'électricité, demande de partenariat avec l'école de cinéma (lettre de partenariat, envoi des Tdrs),
Restauration : choix d'un prestataire selon les prix proposés, le choix du menu à l'avance.

2. Were there any strategies or approaches that you felt were effective in achieving your goals? Please describe these strategies and approaches.

Nous avons eu adopté des approches qui nous ont permis d'être plus efficace :

Dispatching des tâches : selon les capacités des organisateurs, nous avons eu à attribuer des tâches selon ce que sait faire chaque membre. L'équipe d'organisation est essentiellement composée de bibliothécaires qui sont tous des professionnels avec des orientations spécifiques (orienté vers la communication pour certains, vers la finance pour d'autres, vers l'administration, etc.).
Anticipation sur les choses à faire : le projet étant en retard d'exécution, nous avons eu le temps de faire la plupart des démarches avant son arrivée : confection d'une liste des tâches, demande d'autorisation, envoi de lettre de partenariat auprès de l'école, visite de prospection, confection des affiches pour les RS. Nous avons pris les devants nécessaires pour faire ces actions bien à l'avance.
Implication de nouveaux Wikimédiens : étant dans un pays avec une petite et nouvelle communauté wikimedienne, nous avons profité du projet pour impliquer les nouveaux. Cela leur a permis de mettre en avant leurs capacités et de savoir comment organiser un événement dans le mouvement. Cette implication les a formés pour qu'ils puissent, les prochaines fois, être les leads de campagne ou projet Wikimedia.

3. Please use this space to upload media and other files that help tell your story and impact.

Field to type in URLs.

Dans la presse : https://www.au-senegal.com/edit-a-thon-au-senegal,8941.html

Liens de publications Facebook : https://www.facebook.com/photo?fbid=1127203161679830&set=a.743293610070789 https://www.facebook.com/photo?fbid=1136749100725236&set=a.743293610070789

4. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with the support of this Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals.

Our efforts during the Fund period have helped to...
A. Bring in participants from underrepresented groups	Agree
B. Create a more inclusive and connected culture in our community	Strongly agree
C. Develop content about underrepresented topics/groups	Agree
D. Develop content from underrepresented perspectives	Agree
E. Encourage the retention of editors	Agree
F. Encourage the retention of organizers	Agree

5. Is there anything else you would like to share about how your efforts helped to bring in participants and/or build out content, particularly for underrepresented groups?

En plus de toutes les actions citées plus haut, nous avons mis en place un prix symbolique de la meilleure participante qui n'était même pas prévue au début du projet. Ce prix encourage la femme qui aura le plus contribué sur des contenus féminins (articles Wikipédia et entrées Wikidata sur les femmes africaines).

Ce prix a permis de plus booster les quelques femmes qui ont participé à nos activités.

Part 2: Your main learning

6. In your application, you outlined your learning priorities. What did you learn about these areas during this period?

Durant ce projet, nous en avons beaucoup appris sur l'industrie cinématographique sénégalaise à travers les informations que les participants ont ajoutées dans les projets Wiki, mais également les discussions que nous avons eues avec eux lors des sessions. Nous avons par ailleurs pu augmenter notre expérience en matière d'organisation d'un événement Wikipédia, car depuis que nous obtenons des Grants, celui-ci a été la première fois que nous obtenons un Grant pour Wikipédia, les autres étant orientés vers Commons.

7. Did anything unexpected or surprising happen when implementing your activities?This can include both positive and negative situations. What did you learn from those experiences?

Durant l'organisation, nous avons fait face à une situation réelle que nous connaissons déjà de la population sénégalaise, mais que nous ignorions qu'elle allait survenir dans nos activités. En effet, une bonne partie des personnes intervenantes dans la cinématographie (acteurs, metteurs en scène, maquilleuses professionnelles, etc.) ou l'audiovisuel au Sénégal (photographes, caméramans, réalisateurs, monteurs, etc.) sont très compétents, mais n'ont généralement pas fait l'école, ne savent pas lire et écrire. Donc, ils ont beaucoup de connaissances, mais ne peuvent les faire passer, ne peuvent ainsi pas participer à l'écriture ou la correction sur Wikipédia. Le seul projet dans lequel ils peuvent contribuer reste Wikimedia Commons avec le téléversement qu'ils comprennent facilement. Donc, certains participants sont venus à la session en présentiel sans pouvoir contribuer sur Wikipédia comme les autres participants même si nous étions obligés de leur faire la traduction de la formation en Wolof, qui est également une langue parlée par tous les sénégalais, mais que nous ne savons malheureusement pas écrire.

8. How do you hope to use this learning? For instance, do you have any new priorities, ideas for activities, or goals for the future?

Pour faire face à ce genre de problèmes, nous pensons à mettre en œuvre un partenariat avec une ou des associations de promotion du Wolof pour qu'ils puissent, dans le futur, écrire des articles selon les orientations des professionnels du domaine qui ont des difficultés d'écriture.

9. Documentation of resources: Use this space to upload any documents that would be useful to share with others (e.g. communications material, training material, presentations).

Here is an additional field to type in URLs.

Présentation des sessions en présentiel : https://www.canva.com/design/DAGFvzG-f9I/VX3Wrmcq71iB77uNzMvQvA/edit?utm_content=DAGFvzG-f9I&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton

Présentation des sessions en ligne : https://www.canva.com/design/DAGFiCZU2YY/obLNyJ9ekV1641tnPe8jlA/edit?utm_content=DAGFiCZU2YY&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton

Pages Event : Session en présentielle 1 : Event:Afro Creatives Wiki Project+films - Fespaco Edithaton 2024 Sénégal Session en présentielle 2 : https://meta.wikimedia.org/wiki/Event:Afro_Creatives_Wiki_Project%2Bfilms_-_Fespaco_Edithaton_2024_S%C3%A9n%C3%A9gal

Part 3: Metrics

10a. Open Metrics reporting

In your application, you defined some open metrics and targets (goals). You will see a table like the one below with your metric in the title and the target you set in your proposal automatically filled in. Use the tables to report the result. Use the comments column to describe any aspects of this result that you find relevant. If the results were different from the initial target (goals) then you can explain why and what you learned from this. You can also provide any qualitative analysis regarding these results. In the last column please describe the tools and methodology used to collect this data and any difficulties you might have had.

Open Metrics Summary
Open Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Nombre de modifications	40	N/A	N/A	N/A	N/A
Nombre de participants	40	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

10b. Core Metrics reporting

In your application, you defined targets for some core metrics and targets (goals). You will see a table like the one below with each core metric in the title and the target you set in your proposal automatically filled in. Use the tables to report the result. Use the comments column to describe any aspects of this result that you find relevant. If the results were different from the initial target (goals) then you can explain why and what you learned from this. You can also provide any qualitative analysis regarding these results. In the last column please describe the tools and methodology used to collect this data and any difficulties you might have had. Note: a table will appear for each Wikimedia project content contribution you defined in your proposal.

Core Metrics Summary
Core metrics	Description	Target	Results	Comments
Number of participants	Nombre de participants à la formation	40	43
Number of editors	Nombre d'éditeurs	40
Number of organizers	Nombres d'organisateurs.trices	2	2	Nous avons reçu l'aide de trois autres collègues dans l'organisation.

**Number of new content contributions per Wikimedia project**
Wikimedia Project	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Wikipedia	Nombre d'articles à améliorés	25	N/A	N/A	N/A
Wikimedia Commons	Nombre d'images	10	N/A	N/A	N/A
Wikipedia	Nombre d'articles à créer	5	N/A	N/A	N/A
Wikipedia	Nombre d’infobox à créer	10	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

12. Did you have any difficulties collecting data to measure your results? This could include things like a lack of time or resources, or the expertise in your team to collect this data. It could also include difficulties with particular data collection tools.

12a. State what difficulties you had.

N/A

12b. How do you hope to overcome these challenges in the future? Do you have any recommendations for the Foundation to support you in addressing these challenges?

N/A

13. Use this space to upload any documents and provide links to any tools you have used that would be useful to understand your data collection (e.g., surveys you have carried out, communications material, training material, program and event dashboard link, project page on Meta).

Here is an additional field to type in URLs.

N/A

14. Have you shared these results with other Wikimedian communities (either affiliates, user groups, volunteers, etc., different to yours)? This can include things such as data and direct outcomes, lessons you have learned, or information on how to run or recreate your programs.

14a. If yes or partially, please describe how you have already shared them and if you would like to do more sharing, and if so how.

Part 4: Financial reporting and compliance

15. & 14a. Please state the total amount spent in your local currency.

16. Please state the total amount spent in USD.

USD

17. Please report the funds received and spending in the currency of your fund.

17a. Upload a financial report file.

17b. Please provide a link to your financial reporting document.

N/A

As required in the fund agreement, please report any deviations from your fund proposal here. Note that, among other things, any changes must be consistent with our WMF mission, must be for charitable purposes as defined in the grant agreement, and must otherwise comply with the grant agreement.

17c. If you have not already done so in your budget report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal.

N/A

18. Do you have any unspent funds from the Fund?

18a. Please list the amount and currency you did not use and explain why.

N/A

18b. What are you planning to do with the underspent funds?

N/A

18c. Please provide details of hope to spend these funds.

N/A

19. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?

20. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?

21. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.

22. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here.

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