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कार्यक्रम से पहले: कार्यक्रम आयोजन दल
- जिम्मेदार दलों को नामित करें जो किसी मुद्दे के उठने पर उन्हें संभालने का काम करेंगे। नामित पहला प्रत्युत्तर कौन है? रिपोर्ट कौन स्वीकार करेगा? कौन उनका फैसला करेगा? व्यक्तिगत परिस्थितियों को कौन संभाललेगा जैसे किसी व्यक्ति को बाहर लेकर जाना? क्या टीम में उचित सदस्य हैं जो गंभीर समस्याओं में पड़ने से पहले और बाद में कई तरह के मुद्दों को संबोधित करने में सक्षम हैं? यह कार्यक्रम के लिए तैयारी में महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है और अग्रिम तैयारी वास्तविक समय में स्थिति को किस तरह से नियंत्रित किया जा सकता है, इसके लिए बड़ा अंतर हो सकती है।
- एक आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम तैयार करें जो कि सुरक्षा संबंधी घटनाओं और चिंताओं से निपटने के लिए ज़िम्मेदार होगी। यह ईवेंट आयोजन टीम द्वारा ईवेंट के पहले किया जा सकता है। यदि घटना बड़ी है, तो आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के सदस्यों को पूरी तरह से आपातकालीन संबंधित जिम्मेदारियों के साथ काम करना चाहिए। यदि घटना छोटी है, तो आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के सदस्य अन्य कार्य भी कर सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम को पर्याप्त रूप से स्टाफ किया गया है। आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के किसी सदस्य से जुड़ी घटना रिपोर्ट की स्थिति में, आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम में पर्याप्त सदस्य होने से हितों के टकराव से बचने में मदद मिलती है।
- यदि संभव हो तो आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम में कम से कम दो सदस्यों के समूह में बाटें: एक व्यक्ति जो घटना को संभाल सकता है और एक व्यक्ति जो कार्यक्रम और उपस्थितियों के प्रति मुख्य हेन्डलर की मुख्य जिम्मेदारियों को संभालेगा।
- आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम में विविधता सुनिश्चित करें। छोटे पैमाने वाली घटनाओं में, जहाँ टीम बनाने के लिए बहुत कम आयोजक हैं, आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम में अलग-अलग पृष्ठभूमि वाले कम से कम दो अलग-अलग व्यक्तियों को शामिल करना चाहिए (चाहे सांस्कृतिक, जातीय या अलग-अलग विचारधारा से जुड़े)। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि रिपोर्ट लेने वाले पर्याप्त लोग हैं ताकि अगर कोई चिंतित पार्टी अपनी चिंता के साथ किसी से असहज महसूस करे, तो वह दूसरे से संपर्क कर सकते हैं।
- निर्दिष्ट दलों को कार्य/उत्तरदायित्व सौंपें। चाहे आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के रूप में या नहीं, प्रत्येक व्यक्ति को यह जानना चाहिए कि यदि कोई मुद्दा उठता है तो क्या करना चाहिए।
- आदेश की एक श्रृंखला की स्थापना करें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति को स्पष्ट हो किस परिस्थिति में क्या करना है और उन्हें किसको सूचित करना चाहिए।
- एक वृद्धि प्रोटोकॉल तय करें। कार्यक्रम आयोजन टीम या स्थल सुरक्षा के अधिक सदस्यों को आउटरीच के लिए एक त्वरित/जल्द रिपोर्टिंग विधि पर विचार करें। हार्डवेयर के संदर्भ में हाथ-मुक्त हेडसेट वाले मोबाइल फोन पर विचार करें। गोपनीयता को सम्मानित करने और प्रतिभागियों में हडबडाहट होने से बचने के लिए, सार्वजनिक क्षेत्रों में संचार करने के लिए कोड शब्दों का उपयोग करने पर विचार करें।
- आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के बारे में बाकी आयोजन आयोजन टीम को सूचित करना। सुरक्षा खतरे की पहचान होने पर उन्हें संपर्क करने का एक अच्छी तरह से प्रचारित तरीका होना चाहिए। यदि कार्यक्रम आयोजन दल बहुत बड़ा है कि उसमें एक आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम है तो यह महत्वपूर्ण है कि सब जानते हों कि आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम कौन है। मुद्दों के सफल संचालन के लिए रिपोर्टिंग संरचना की जागरूकता जरूरी है।
- आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम या कार्यक्रम आयोजन टीम के सदस्यों को पहचानना आसान बनायें। इस तरह समस्या को तेजी से निपटाया और प्रभावित हताशा से प्रभावित व्यक्तियों को बचाया जा सकता है। इसके लिए एक विकल्प रंगीन टी-शर्ट (अन्य उपस्थित लोगों से अलग) है, विशेष बैज जिनपे टीम का ज़िक्र हो, एक एकीकृत रंग टी-शर्ट पर अलग-अलग छपाई या या अलग-अलग टोपियाँ हो सकती हैं। यदि अलग रंग कोडिंग का उपयोग किया जाता है, तो सुनिश्चित करें कि रंग नेत्रहीन प्रतिभागियों के अनुकूल हो।
- पर्याप्त प्रशिक्षण प्राप्त करें। स्थल पर मौजूद होते हुए समस्या को निपटाने के लिए तेज़ और उचित प्रतिक्रिया देने के लिए तैयार होना महत्वपूर्ण है। कार्यक्रम आयोजन टीम को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि नामित आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के सदस्यों को इस कार्यक्रम के पहले पर्याप्त प्रशिक्षण प्राप्त हो ताकि वह बेहतर तैयार हो सकें और उन्हें बहुत ज्यादा परेशानी न हो। प्रक्रियाओं और संक्षिप्त जानकारी के संक्षिप्त अनुस्मारक के साथ दिन में एक रिफ्रेशर सैशन आयोजित करना एक अच्छा विचार हो सकता है। यद्यपि ऑनलाइन मेल-मिलाप पर ध्यान केंद्रित किया गया है पर फिर भी ऑनलाइन उत्पीड़न के संचालन के लिए प्रशिक्षण पाठ्य उत्पीड़न पीडि़तों के साथ काम करने और अच्छी तरह से व्यक्तिगत मुद्दों पर लागू होने वाली रिपोर्टों को संभालने के साथ संबंधित अच्छी सामग्री है।
- स्थल सुरक्षा की जरूरतों का आकलन करें। स्थल की बुकिंग करने से पहले:
- अगर कार्यक्रम और स्थल बहुत बड़ा नहीं है कि वहाँ पहले से ही सुरक्षा मौजूद हो, तो कार्यक्रम निर्धारण टीम को जोखिम मूल्यांकन करना चाहिए ताकि इस बात पर विचार किया जा सके कि कार्यक्रम के दौरान अतिरिक्त सुरक्षा सेवा का इंतजाम होना चाहिए या नहीं।
- यदि स्थल पर पहले से ही सुरक्षा सेवा मौजूद है, तो स्थल समन्वयक के साथ सुरक्षा संबंधी मुद्दों पर चर्चा करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि स्थान और नीतियाँ कार्यक्रम की आवश्यकताओं से मेल खाती हैं। स्थल बुक kअर्ने के पहले और बाद में शुरुआती योजना चरणों में उन्हें शामिल करना, निकास मार्गों जैसी चीजों की सक्रिय समीक्षा करने और फॉलबैक योजनाओं के लिए अनुमति देता है। यह कार्यक्रम के दौरान बाद के चरण में बहुत सहायता कर सकता है।
- महत्वपूर्ण जानकारी तैयार करें जो कार्यक्रम के दौरान आसानी से उपलब्ध हो। यह विभिन्न प्रकार की जानकारी हो सकती है, जैसे स्थल की सुरक्षा, निकास मार्ग, पुलिस संपर्क, और हॉटलाइन पर विवरण। यह आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम को समस्या के साथ तेजी से निपटने में मदद कर सकता है।
- कार्यक्रम/कमरे के उपयोग लेआउट की योजना बनाएँ(उदाहरण के लिए, एक शांत कमरा या लिंग समावेश सुनिश्चित करने के लिए एक शौचालय)। सुनिश्चित करें कि उचित ध्वनि इन्सुलेशन के साथ एक सुरक्षित स्थान या बाकी जगहों से बाधाएं जो कि उत्पीड़न सहने वाले को मानसिक संतुलन हासिल करने के लिए उपयोग किया जा सके। वहां वह शांत हो सकते हैं, और उन अनुभवों का महत्वपूर्ण विवरण साझा करने में सहज महसूस कर सकते हैं जो उन्होंने अनुभव किये थे।
- साइन अप सूची की समीक्षा करें। कभी-कभी कुछ प्रतिभागियों को किसी कार्यक्रम में भाग लेने की अनुमति नहीं होती है जिनके बारे में पंजीकरण चरण में जल्दी ही पता लगाया जा सकता है। पंजीकरण सूची पर नजर रखते हुए और बाद के चरण में होने वाली कठिनाइयों से बचने के लिए, जहाँ आवश्यक हो, शीघ्र कार्रवाई की जा सकती है। अधिक विवरण कार्यक्रम प्रतिबंध नीति और प्रासंगिक प्रक्रियाओं के अंतर्गत पाया जा सकता है।
- पंजीकरण प्रक्रिया के दौरान व्यवहार मानकों और नीतियों (दोस्ताना स्थल नीतियाँ, आचार संहिता और/या स्थानीय परियोजनाओं में समान नीतियों) पर मंजूरी मांगे। यह उन मानकों के अनुस्मारक के रूप में कार्य कर सकता है, जिनका प्रतिभागियों के द्वारा पालन करना अपेक्षित है।
- यह उपयोगी भी हो सकता है कि कार्यक्रम के लिए मुद्रित सुरक्षा सामग्री तैयार की जाए जिसमें दोस्ताना स्थल नीतियों की एक प्रति शामिल हो। इसे उपस्थित लोगों को सौंप दिया जा सकता है जब उन्हें अपना कार्यक्रम जानकारी पैक या आईडी मिलती है।
- अगर किसी भी भावी सहभागी का किसी कार्यक्रम में पंजीकरण और भागीदारी अस्वीकृत है तो लिखित रूप में सूचित करें और कम से कम दो लोगों के साथ इस संदेश को सीसी(CC) भी करें।
सभी उपरोक्त नुक्ते बड़े पैमाने पर होने वाले कार्यक्रमों के लिए विचार किया जा सकता है। यदि आप एक छोटा कार्यक्रम रखते हैं, तो ऊपर के कुछ कदम लागू नहीं हो सकते या संभव नहीं हैं। उत्पीड़न की घटना होने पर उचित व्यावहारिक प्रक्रियाओं और प्रोटोकॉल बनाने का प्रयास करें; आप केवल अपनी क्षमता के अनुसार ही कर सकते हैं।