Training modules/Keeping events safe/slides/ways-to-accept-reports/el
Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης: Τρόποι αποδοχής αναφορών
Η έλλειψη γραπτής αναφοράς δεν πρέπει να θεωρείται αιτία να αγνοηθεί ένας/μια συμμετέχων. Η αναφορά παρενόχλησης πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη, ανεξάρτητα από το μέσο που χρησιμοποιείται για την επικοινωνία της.
Η επίσημη γραπτή καταγραφή ενός περιστατικού στην οποία μπορεί να γίνει αργότερα αναφορά, παρεταίρω επικοινωνία ή αναθεώρηση, είναι πολύ σημαντική. Ωστόσο, μια άμεση δακτυλογραφημένη ή γραπτή αναφορά μπορεί να μην είναι εφικτή ή πρακτική.
Μια προφορική αναφορά μπορεί να υποβληθεί σε μέλος της ομάδας διαχείρισης έκτακτων περιστατικών που βρίσκεται στην εκδήλωση. Αν και τα μέλη της εν λόγω ομάδας θα πρέπει να είναι εύκολο αναγνωρίσιμα για τους συμμετέχοντες, μπορεί να μην είναι παρόντες τη στιγμή που συμβαίνει ένα περιστατικό. Σε αυτή την περίπτωση, ο αναφέρων μπορεί να ειδοποιήσει οποιοδήποτε μέλος της ομάδας διοργάνωσης της εκδήλωσης, τα οποία θα πρέπει επίσης να είναι εύκολα αναγνωρίσιμα. Το μέλος της ομάδας διοργάνωσης της εκδήλωσης μπορεί στη συνέχεια να βρει ένα διαθέσιμο μέλος της ομάδας αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης για να αναλάβει, να χειριστεί ή να κλιμακωσεί το περιστατικό ανάλογα με την περίπτωση.
Αν και η ευθύνη για τη διαχείριση μιας αναφοράς εμπίπτει κατά κύριο λόγο στην ομάδα διαχείρισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης, ένα μέλος της ομάδας διοργάνωσης της εκδήλωσης θα πρέπει να είναι έτοιμο να δεχθεί επείγουσα αναφορλα, εάν αυτό είναι απαραίτητο, προκειμένου να παράσχει κάποιο επίπεδο άμεσης ανακούφισης στον/στην αναφορέα. Μπορούν στη συνέχεια να συμπεριλάβουν την ομάδα αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης το συντομότερο δυνατόν, σύμφωνα με τα εσωτερικά πρωτόκολλα επικοινωνίας και κλιμάκωσης.
Σε περιπτώσεις προφορικών αναφορών, η ομάδα αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης οφείλει να συντάξει γραπτή έκθεση κατόπιν διαχείρισης του περιστατικού, εξασφαλίζοντας ότι η έκθεση είναι ακριβής, έχοντας λάβει έγκριση του περιεχομένου σχετική την αναφορά καθαυτή απο τον αναφορέα, και υπογραφής αυτού.