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कार्यक्रम के दौरान: रिपोर्ट स्वीकार करने के तरीके
एक लिखित रिपोर्ट न होने के कारण एक संबंधित भागीदार को दूर नहीं करना चाहिए। उत्पीड़न की रिपोर्ट को गंभीरता से लिया जाना चाहिए, भले ही उसे किसी भी माध्यम के द्वारा बताया जाए।
घटना का एक आधिकारिक लिखित रिकार्ड होना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि उसे बाद की तारीख में देखा जा सके, उसकी अनुवर्ती की जा सके और समीक्षा की जा सके। हालांकि, तत्काल में ही एक टाइप की गई या लिखित रिपोर्ट संभव या व्यावहारिक नहीं हो सकती है।
एक मौखिक रिपोर्ट स्थल पर आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के एक सदस्य तक पहुँच कर प्रस्तुत की जा सकती है। हालाँकि प्रतिभागियों के लिए प्रतिक्रिया टीम के सदस्यों को पहचानना आसान होना चाहिए, लेकिन जब कोई घटना हो रही है, तो हो सकता है कोई भी उपस्थित न हो। उस मामले में, रिपोर्ट करने वाला कार्यकर्म आयोजन टीम के किसी भी सदस्य को चेतावनी दे सकता है और कार्यक्रम आयोजन टीम के सदस्यों की पहचान भी आसानी से हो जानी चाहिए। कार्यक्रम आयोजन दल के सदस्य तब किसी मौजूद आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम के सदस्य को ढूंढ सकते हैं जो समस्या को उपयुक्त के रूप में संभाल सकते हैं।
हालांकि किसी रिपोर्ट को संभालने की जिम्मेदारी मुख्य रूप से आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम की है पर कार्यक्रम आयोजन टीम का सदस्य भी रिपोर्ट करने वाले को तत्काल में कुछ स्तर की राहत प्रदान करने के लिए आवश्यक होने पर तत्काल रिपोर्ट स्वीकार करने के लिए तैयार रहना चाहिए। आंतरिक संचार और वृद्धि प्रोटोकॉल के अनुसार, वह जितनी जल्दी हो सके आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम को शामिल कर सकते हैं।
मौखिक रिपोर्टों के मामलों में, समस्या के तुरंत बाद ही आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम द्वारा एक लिखित रिकॉर्ड बनाया जाना चाहिए, रिपोर्ट करने वाले की समीक्षा के बाद और इसके आउटरीच के हिस्से पर हस्ताक्षर करवाके यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि उनके अनुसार रिपोर्ट का उनका वर्णन सटीक है।