Wikimedia Deutschland/Geschäftsordnung

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Die auf dieser Seite wiedergegebenen Geschäftsordnungen regeln die Geschäfte des Vereins. Jede der Hauptpunkte ist im Original ein eigenes Dokument. Abschnittsverweise im Text beziehen sich immer auf andere Abschnitte innerhalb derselben Geschäftsordnung.

Contents

Präsidium[edit]

I. Allgemeines[edit]

(1) Diese Geschäftsordnung regelt die Geschäfte des Präsidiums. Sie bindet, sofern nicht anders festgelegt, nur das Präsidium und seine Mitglieder.

(2) Diese Geschäftsordnung wurde am 22. Oktober 2011 beschlossen. Sie bleibt in Kraft, bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird.

(3) Die Geschäftsordnung des Vorstandes nach Satzung in der Fassung vor dem 19. November 2011 wird aufgehoben.

II. Aufgaben[edit]

§ 1 Allgemeines[edit]

(1) Das Präsidium leitet die Geschicke des Vereins im Rahmen der in § 10 Abs. 3 der Satzung festgelegten Aufgaben und der von der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse. Hierfür ordnen sich die Präsidiumsmitglieder nach ihrer Wahl besonderen Aufgabenbereichen (Ressorts) zu. Näheres regelt ein Arbeitsrahmen, der als Anlage 1 Bestandteil der Geschäftsordnung ist.

(2) Das Präsidium bestimmt gemeinschaftlich die Richtlinien seiner Arbeit (Richtlinienkompetenz). Diese sind für die Mitglieder des Präsidiums verbindlich und von ihnen in ihren Ressorts und sonstigen Tätigkeitsbereichen selbständig und unter eigener Verantwortung zu verwirklichen (Ressortprinzip). In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Präsidiums einzuholen (Kollegialprinzip).

(3) Dem Präsidium sind zur Beratung und Beschlussfassung sämtliche Angelegenheiten allgemeiner Bedeutung vorzulegen, darunter insbesondere:

(a) alle Antragsentwürfe für die Mitgliederversammlung, die seitens des Präsidium eingebracht werden sollen
(b) alle Entwürfe neuer Geschäftsordnungen sowie deren Änderungen
(c) Meinungsverschiedenheiten zwischen Präsidiumsmitgliedern, sofern sie von ressortübergreifender Bedeutung sind oder inhaltlich keinem Ressort zuzuordnen sind und der Versuch einer Verständigung unter Moderation des Vorsitzenden keine Einigung erbracht hat

(4) Sofern Angelegenheiten nach (3) die Zuständigkeiten eines Ressorts berühren, ist vor der Beschlussfassung dessen Stellungnahme zu berücksichtigen.

(5) Die Mitglieder des Präsidiums haben insbesondere folgende Rechte und Pflichten:

(a) die Interessen des Vereins aktiv zu unterstützen und zu fördern
(b) an Präsidiumssitzungen und -beschlüssen mitzuwirken
(c) dem Präsidium Beschlüsse vorzuschlagen
(d) die Beschlüsse des Präsidiums außerhalb des Präsidiums zu vertreten, selbst wenn sie anderer Auffassung sind
(e) ihre Ressorts verantwortungsbewusst und gewissenhaft zu führen und in der Öffentlichkeit zu vertreten
(f) den Vorstand im Rahmen ihrer Ressorts zu beraten
(g) die ihnen von der Satzung oder der Mitgliederversammlung übertragenen Aufgaben zu erfüllen
(h) der Mitgliederversammlung über ihre Tätigkeiten Rechenschaft zu leisten

(6) Das Präsidium bestimmt die Zuweisung der Aufgaben, die nicht explizit in dieser Geschäftsordnung, in der Satzung oder durch die Mitgliederversammlung zugewiesen werden.

(7) Mitglieder des Präsidiums können mit dem Verein nur dann ein Angestelltenverhältnis eingehen oder vom Verein bezahlte Auftragsarbeiten annehmen, wenn sie mindestens für die Zeit der Anstellung bzw. der bezahlten Auftragsarbeit ihr Amt im Präsidium ruhen lassen. Handelt es sich um eine unbefristete Festanstellung, können sie diese nur eingehen, wenn sie ihr Amt im Präsidium niederlegen.

§ 2 Vertraulichkeit[edit]

(1) Die Mitglieder des Präsidiums sind verpflichtet, alle direkt oder indirekt zur Kenntnis genommenen Informationen, die ihnen in Ausübung ihrer Tätigkeit bekannt werden und nicht bereits veröffentlicht wurden, vertraulich zu behandeln und hierüber gegenüber Dritten Stillschweigen zu wahren. Sie werden die im Rahmen ihrer Tätigkeit für Wikimedia Deutschland gespeicherten oder bekannt gewordenen personen- oder geschäftsbezogenen Daten zu keinem anderen Zweck als dem der rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben als Präsidiumsmitglied verarbeiten, Dritten zugänglich machen, bekannt geben oder sonst nutzen. Die Datenschutzgesetze des Bundes und des Landes Berlin in der jeweils aktuellen Fassung sind zu beachten.

(2) Diese Vertraulichkeitserklärung betrifft insbesondere

(a) interne Vorgänge sowie nicht abgeschlossene strategische und finanzielle Planungen von Wikimedia Deutschland
(b) die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse und Daten von Mitarbeitern, Mitgliedern und Kooperationspartnern von Wikimedia Deutschland.

(3) Die Vertraulichkeitserklärung erstreckt sich auf sämtliche Äußerungen nicht nur gegenüber Fremden, sondern auch gegenüber Angehörigen im Sinne des § 11 StGB.; sie umfasst sämtliche Unterlagen, Geschäftspapiere, Belege und alle vom Präsidium genutzten Kommunikationsmittel.

(4) Die hier genannten Pflichten dauern auch nach Beendigung der Tätigkeit im Präsidium an.

§ 3 Vorsitzender[edit]

(1) Der Vorsitzende hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Sitzungen und Telefonkonferenzen des Präsidiums vorzubereiten und zu leiten
(b) den strategischen Planungsprozess zu leiten
(c) auf die Durchführung der allgemeinen Richtlinien der Arbeit des Präsidiums zu achten
(d) die Dienstaufsicht über den Vorstand zu führen
(e) den Verein in der Öffentlichkeit zu vertreten
(f) außerordentliche Sitzungen nach eigenem Ermessen einzuberufen
(g) den Verein dem Vorstand gegenüber zu vertreten

(2) Der Vorsitzende kann seine unter (1) genannten Pflichten, mit Ausnahme von (1) (e), im Einzelfall einem anderen Präsidiumsmitglied übertragen.

(3) Über (1) (f) hinaus hat der Vorsitzende außerordentliche Sitzungen auch dann einzuberufen, wenn mindestens drei Präsidiumsmitglieder dies fordern.

§ 4 Stellvertretender Vorsitzender[edit]

(1) Die Stellvertretenden Vorsitzenden haben folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) den Vorsitzenden in seinen Tätigkeiten nach Bedarf zu unterstützen
(b) den Verein gegenüber anderen Chaptern und der Wikimedia Foundation zu vertreten, sofern diese Aufgabe nicht an ein anderes Präsidiumsmitglied übertragen wird

(2) Zu Beginn seiner Amtszeit bestimmt das Präsidium die Rangreihenfolge der Stellvertretenden Vorsitzenden. Die Stellvertretenden Vorsitzenden übernehmen entsprechend ihrer Rangreihenfolge die Rechte und Pflichten des Vorsitzenden, sofern dieser an der Ausübung seines Amtes verhindert ist und diese Verhinderung voraussichtlich vorübergehender Natur ist. Die Feststellung der Verhinderung obliegt dem Vorsitzenden oder einer Mehrheit der Mitglieder des Präsidiums. Die genannten Rechte und Pflichten gehen wieder auf den Vorsitzenden über, sofern dieser dem Präsidium mitteilt, dass er sein Amt ausüben kann.

§ 5 Schatzmeister[edit]

(1) Der Schatzmeister hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Einhaltung des Wirtschaftsplans regelmäßig zu kontrollieren
(b) den Vorstand bei Finanzfragen zu beraten
(c) an der Kassenprüfung teilzunehmen und die Kassenprüfer in ihrer Tätigkeit zu unterstützen

(2) Beschlüsse des Präsidiums, mit denen Kosten für den Verein verbunden sind, bedürfen der Zustimmung des Schatzmeisters. Auf die Zustimmung des Schatzmeisters kann bei wichtigem Grund verzichtet werden, wenn das Präsidium dies mit Begründung mehrheitlich beschließt. Ein solcher Beschluss ist separat zu protokollieren.

III. Sitzungen[edit]

§ 1 Allgemeines[edit]

(1) Sitzungen des Präsidiums sind nicht öffentlich. Der Vorstand von Wikimedia Deutschland haben das Recht an jeder Sitzung beratend teilzunehmen, es sei denn mindestens zwei Mitglieder des Präsidiums fordern eine Nichtteilnahme des Vorstandes. Weitere Gäste können auf Beschluss des Präsidiums an Sitzungen zu einzelnen Punkten oder insgesamt beratend teilnehmen.

(2) Sitzungen des Präsidiums sind beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde und mindestens die Hälfte der Mitglieder des Präsidiums daran teilnehmen.

(3) Für Telefonkonferenzen sind die Regelungen für Sitzungen analog anzuwenden, sofern diese Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt.

§ 2 Einladung[edit]

(1) Die ordnungsgemäße Einladung zu einer Sitzung muss mindestens sieben Tage, zu Telefonkonferenzen mindestens zwei Tage vor Beginn erfolgt sein.

(2) Die Einladung erfolgt in der Regel über die Mailingliste des Präsidiums. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine telefonische Einladung möglich, sofern jedes Präsidiumsmitglied innerhalb der unter (1) genannten Frist nachweislich davon Kenntnis erlangen konnte.

(3) Jede Einladung sollte einen Hinweis darauf erhalten, zu welchem Zeitpunkt die Agenda der jeweiligen Sitzung geschlossen wird.

(4) Die Agenda einer Sitzung wird 24 Stunden vor dem Sitzungsbeginn geschlossen.

(5) Zu Tagungsordnungspunkten, die später eingereicht werden, kann durch die Teilnehmer kein Beschluss gefasst werden.

(6) Einladungen erfolgen durch den Vorsitzenden. Dieser kann im Bedarfsfall einen Vertreter berufen.

§ 3 Leitung[edit]

(1) Die Leitung der Sitzung obliegt dem Vorsitzenden, in seiner Abwesenheit einem der Stellvertretenden Vorsitzenden. Sind auch diese abwesend, wird von den Teilnehmern der Sitzung ein Sitzungsleiter bestimmt.

(2) Sofern ein wichtiger Grund vorliegt, kann das Präsidium während der Sitzung beschließen, die Sitzungsleitung vorübergehend oder für die gesamte Sitzung einem anderen Präsidiumsmitglied zu übertragen.

§ 4 Beschlussfähigkeit und Stimmrecht[edit]

(1) Die Beschlussfähigkeit wird zu Beginn der Sitzung vom Sitzungsleiter festgestellt und im Protokoll vermerkt. Sie ist solange gegeben, wie sie nicht von einem Mitglied des Präsidiums angezweifelt wird, wonach die Beschlussfähigkeit erneut festgestellt werden muss.

(2) Jedes Präsidiumsmitglied, das an einer Sitzung teilnimmt, hat eine Stimme, sofern kein Stimmrechtsentzug auf Basis der Geschäftsordnung/Interessenkonflikte erfolgt.

(3) Zu vorformulierten Beschlussanträgen können einzelne Präsidiumsmitglieder auch vorab ihre Stimme abgeben. Diese ändert jedoch die notwendigen Voraussetzungen zur Beschlussfähigkeit nicht.

(4) Sofern nichts anderes bestimmt ist, erfolgen Abstimmungen durch Handzeichen, bei Telefonkonferenzen durch Wortmeldung.

(5) Verdeckte Abstimmungen sind durchzuführen, wenn dies mindestens ein Präsidiumsmitglied beantragt. Sie erfolgt mittels identischer, unmarkierter Stimmzettel.

(6) Beschlüsse zur Bestellung, Suspendierung oder Abberufung des Vorstandes können nur während einer Sitzung gefasst werden. Die Abstimmung ist verdeckt durchzuführen.

(7) Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen abgegeben wurden. Enthaltungen und ungültige Stimmen gelten als nicht abgegeben.

(8) Abstimmungsergebnisse des Präsidiums werden namentlich im Protokoll festgehalten. Auf Antrag von mindestens zwei Präsidiumsmitgliedern entfällt dies. Diese Ausnahme ist im Protokoll zu begründen.

§ 5 Besondere Regelungen für Telefonkonferenzen[edit]

(1) Telefonkonferenzen dienen der effizienteren Arbeit des Präsidiums. Sie sind subsidiär zu Umlaufbeschlüssen und Sitzungen zu verstehen.

(2) Beschlüsse nach 4.4. (5) (verdeckte Abstimmungen) sowie Beschlüsse zu zustimmungspflichtigen Handlungen des Vorstandes gemäß Geschäftsordnung/Vorstand sind in Telefonkonferenzen ausgeschlossen.

(3) Auf Antrag von mindestens zwei Mitgliedern des Präsidiums sind Beschlussvorschläge einer Telefonkonferenz als Umlaufbeschlüsse oder als Beschlüsse während einer Sitzung vorzunehmen. In diesen Fällen ist die Beschlussfassung während einer Telefonkonferenz ausgeschlossen. Die Anträge sind zu protokollieren.

§ 6 Veröffentlichung[edit]

(1) Beschlüsse des Präsidiums sind in Kurzfassung innerhalb von vier Wochen nach Beschlussfassung auf der Webseite des Vereins in einer chronologischen Liste je Wahlperiode (beginnend mit den Präsidiumsbeschlüssen 2011/2012) zu veröffentlichen. In Einzelfällen kann die Veröffentlichung später erfolgen oder auf diese verzichtet werden. Hierauf ist bereits bei Beschlussfassung hinzuweisen. Zuständig für die Kurzfassungen ist der Antragsteller.

IV Umlaufbeschlüsse[edit]

§ 1 Allgemeines[edit]

(1) Jedes Präsidiumsmitglied hat das Recht, Anträge für Präsidiumsbeschlüsse im Wiki des Präsidiums zu erstellen und sie als Umlaufbeschluss zur Beschlussfassung vorzuschlagen. Dem Vorstand wird dieses Recht ebenfalls eingeräumt, sofern der Beschluss für den Erhalt oder die Entwicklung der laufenden Geschäften des Vereins notwendig sind oder ein Zustimmungsvorbehalt des Präsidiums greift.

(2) Jeder Umlaufbeschluss soll aus einem Antragstext und einer Begründung bestehen. Aus der Begründung soll hervorgehen, warum der Beschluss dem Verein dient und warum ein Beschluss des Präsidiums sinnvoll und notwendig ist.

(3) Sofern der Beschluss wesentliche Auswirkungen auf die laufenden Geschäfte des Vereins hat, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des Vorstandes einzuholen.

(4) Sofern der Beschluss Änderungen am Haushaltsplan vornimmt, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des Schatzmeisters einzuholen.

§ 2 Beschlussfassung[edit]

(1) Die Beschlussfassung beginnt mit dem Zeitpunkt, zu dem der Antragsteller das Präsidium über die Mailingliste über den Vorschlag informiert und zur Mitwirkung eingeladen hat. Sie endet 48 Stunden, nachdem der letzte Diskussionsbeitrag im Wiki veröffentlicht und die letzte Stimme abgegeben wurde, sofern im Antrag nichts anderes bestimmt wird.

(2) Die Beschlussfassung besteht aus einer Diskussionsphase gefolgt von einer Abstimmungsphase. In der ersten Phase soll der Vorschlag diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet werden. In der zweiten Phase erfolgt die Abstimmung.

(3) Die Diskussionsphase soll der Vorschlag diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet werden. Sie endet, sobald der Antragsteller der Ansicht ist, dass die Diskussion beendet ist und der Antrag keiner weiteren Überarbeitung bedarf, und er auf der Mailingliste des Präsidiums zur Abstimmung einlädt.

(4) Die Abstimmungsphase dauert sieben Tage. Eine längere Abstimmungsdauer kann im Antrag festgelegt werden. Eine kürzere Abstimmungsdauer kann vom Vorsitzenden festgelegt werden, sofern ein wichtiger Grund für die Ausnahme vorliegt.

(5) Die Einladung zur Abstimmung soll eine kurze inhaltliche Zusammenfassung, einen Link auf die Wikiseite sowie einen deutlichen Hinweis auf die Frist zur Abstimmung enthalten.

(6) Der Antragsteller hat jederzeit das Recht, die Abstimmungsphase vorzeitig zu beenden und den Antrag damit ohne Entscheidung zurückzuziehen.

(7) Das Ende sowie das Ergebnis der Abstimmung wird vom Vorsitzenden festgestellt. Die Antragsseite im Wiki wird gesperrt und das Ergebnis auf der Übersichtsseite der Umlaufbeschlüsse vermerkt.

V. Wechsel / Rücktritt[edit]

§ 1 Kommunikationsmittel[edit]

(1) Neuen Mitgliedern des Präsidiums ist zu Beginn ihrer Amtszeit eine E-Mail-Adresse sowie ein Zugang zum Präsidiums-Wiki und zum Wikimedia-Wiki bereitzustellen. Die E-Mail-Adresse wird der Mailinglisten für das Präsidium sowie für die gemeinsame Mailingliste von Präsidium und Vorstand hinzugefügt. Ebenfalls wird die E-Mail-Adresse in die passenden Ressort-Verteiler eingetragen, sofern solche existieren.

(2) Scheidet ein Präsidiumsmitglied vor Ende der Amtszeit aus, wird seine E-Mail-Adresse am siebten Tag nach Wirksamkeit seines Ausscheidens aus den unter (1) genannten Mailinglisten entfernt.

(3) Scheidet ein Präsidiumsmitglied nach Ende der Amtszeit aus, wird seine E-Mail-Adresse am Tag nach der Mitgliederversammlung aus den unter (1) genannte Mailinglisten entfernt.

(4) Das Passwort für das Präsidiums-Wiki ist nach jeder Mitgliederversammlung sowie sieben Tage nach jeder Änderung in der Zusammensetzung des Präsidiums zu ändern und dem Präsidium mitzuteilen.

(5) Jedes Präsidiumsmitglieder erhält auf Wunsch einen Zugang zum OTRS zur Einsichtnahme und Bearbeitung der wm-de-Queue. Bei Ausscheiden des Präsidiumsmitglieds ist wie unter (2) und (3) zu verfahren.

§ 2 Übergabe[edit]

(1) Zu Beginn seiner Amtszeit erhält jedes Präsidiumsmitglied von der Geschäftsstelle die Übergabedokumente des Vorgängers, sofern vorhanden.

(2) Scheidet ein Präsidiumsmitglied aus dem Präsidium aus, hat es sämtliche ihm überlassenen Dokumente zur Präsidiumsarbeit an die Geschäftsstelle zurückzugeben.

Anlage 1: Arbeitsrahmen zur Aufgabenverteilung und Arbeitsorganisation des Präsidiums[edit]

Anknüpfend an §1 (1) der Geschäftsordnung hat das Präsidium am 1.12.2013 folgenden Arbeitsrahmen beschlossen, der dessen interne Aufgabenverteilung und Arbeitsorganisation regelt.

§ 1 Einrichtung von Ressorts[edit]

Zur Wahrnehmung ihrer in der Satzung und Geschäftsordnung des Vereins festgelegten Aufgaben ordnen sich die Präsidiumsmitglieder den folgenden Ressorts zu.

An den Bereichen der Geschäftsstelle orientierte Ressorts:

1. Communitys
2. Bildung & Wissen
3. Politik & Gesellschaft
4. Softwareentwicklung
5. Internationales
6. Kommunikation

Aufgabenspezifische Ressorts:

7. Strategie
8. Personal & Finanzen

§ 2 Aufgaben der Ressorts[edit]

(1) Allgemeine Aufgaben der Ressorts

Mitgliedern der Ressorts obliegt es

(a) Anträge an die Mitgliederversammlung im Namen des Präsidiums sowie Stellungnahmen zu Anträgen von Mitgliedern vorzubereiten, die die jeweiligen Bereiche betreffen, und dem Gesamtpräsidium vorzulegen.Vor dem Erstellen ablehnender Stellungnahmen zu Anträgen von Mitgliedern soll der Kontakt zu diesen gesucht werden.
(b) die Umsetzung der von der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse,die in das Aufgabengebiet der jeweiligen Bereiche fallen, nachzuverfolgen.

(2) Aufgaben der Ressorts 1-6

Mitgliedern der Ressorts 1-6 obliegt es insbesondere

(a) die Arbeit der Bereiche unterjährig zu begleiten, indem die Ressortinhaber
(i) mit den Leitern der Bereiche/Stabstellen eine für beide Seiten passende Form eines regelmäßigen Informations- und Meinungsaustausches vereinbaren,
(ii) an der Erstellung der operativen Jahresplanung innerhalb der jeweiligen Bereiche in beratender Funktion mitwirken,
(iii) eine bewertende Einschätzung des in den Quartalsberichten ausgewiesenen Standes der Erreichung der Jahresziele (finanziell, personell, inhaltlich) innerhalb der Bereiche für das Gesamtpräsidium vornehmen,
(iv) Beschlüsse des Präsidiums vorbereiten und den Vorstand bei der Vorbereitung von Beschlussanträgen auf Wunsch beraten,
(v) die Umsetzung getroffener Präsidiumsbeschlüsse nachverfolgen.
(b) den Verein bei externen wie internen Veranstaltungen zu Themengebieten der jeweiligen Bereiche in Absprache mit diesen zu repräsentieren,
(c) wichtige Ereignisse oder Entwicklungen aus den Gebieten der jeweiligen Bereiche innerhalb und außerhalb des Vereins kommunikativ zu begleiten und zu vertreten,
(d) auf eigenen Wunsch an der Auswahl neuer MitarbeiterInnen auf Leitungsebene innerhalb der jeweiligen Bereiche teilzunehmen.

(3) Aufgaben des Ressorts 7 - Strategie

Den Mitgliedern des Strategieressorts obliegt es insbesondere

(a) den Prozess zur Entwicklung, Überprüfung und Anpassung der strategischen Ziele des Vereins zu koordinieren,
(b) für Präsidiumssitzungen, -klausuren und -telefonkonferenzen Statusberichte sowie Diskussions- und Beschlussvorlagen vorzubereiten,
(c) für eine angemessene Einbindung des Gesamtpräsidiums auch zwischen den Sitzungen-, klausuren und -telefonkonferenzen Sorge zu tragen,
(d) den Stand der Strategieentwicklung und deren Umsetzung gegenüber Mitgliedschaft und Communitys zu kommunizieren,
(e) Mitgliedschaft und Communitys bei der Entwicklung und Anpassung der strategischen Ziele mit einzubeziehen,
(f) Anträge zur Anpassung oder Erneuerung der strategischen Ziele an die Mitgliederversammlung vorzubereiten und dem Gesamtpräsidium zur Abstimmung vorzulegen.

(4) Aufgaben des Ressorts 8 - Personal und Finanzen

Den Mitgliedern des Personal- & Finanzressorts obliegt es insbesondere

(a) den Vorstand bei Personalangelegenheiten zu beraten und, sofern erforderlich, über solche zu entscheiden. Handelt es sich um Personalangelegenheiten, die die in §1 benannten Ressorts 1-6 betreffen, sind die jeweiligen RessortinhaberInnen hinzuzuziehen,
(b) die Geschäftsführung des Vorstandes im Bereich Personal zu beaufsichtigen, insbesondere die allgemeinen Grundsätze der Arbeitsbedingungen und Vergütung sowie der Personalentwicklung, -qualifizierung und -bewertung,
(c) den jährlichen Prozess zur Bewertung des Vorstandes zu leiten und in Abstimmung mit dem Gesamtpräsidium Verhandlungen zu Arbeitsbedingungen, Vergütung und Qualifizierung des Vorstand zu führen,
(d) Entscheidungen über die Berufung und Abberufung des Vorstandes durch das Gesamtpräsidium vorzubereiten und Vertragsverhandlungen zu führen,
(e) im Falle einer Auflösung des Vertrages des Vorstandes den Rekrutierungsprozess einer Nachfolgerin/eines Nachfolgers zu koordinieren,
(f) den in den Quartalsberichten ausgewiesenen Stand der Erreichung der finanziellen und personellen Jahresziele zu prüfen und eine bewertende Einschätzung für das Gesamtpräsidium vornehmen,
(g) die Einhaltung des Präsidiumsbudgets zu kontrollieren und, sofern erforderlich, über Ausgabenanträge einzelner Präsidiumsmitglieder zu entscheiden.

(5) Weitere Bestimmungen

Die Einrichtung der Ressorts entbindet den Vorstand nicht von dessen Pflicht, das Präsidium über wichtige Entwicklungen oder Entscheidungen innerhalb der Bereiche zu informieren, sofern diese von den Ressortzuständigen nicht berichtet werden.

§ 3 Zusammensetzung und Organisation der Ressorts[edit]

(1) Allgemeine Bestimmungen

(a) Die Besetzung der Ressorts soll grundsätzlich durch Konsensentscheid erfolgen. Ist ein solcher nicht möglich, wird mit einfacher Mehrheit entschieden. Diese Regelung gilt analog für einen Ressortwechsel.
(b) Die Ressortinhaber sind für die Dauer der Amtszeit des Präsidiums gewählt.
(c) RessortinhaberInnen können auf Antrag eines Mitgliedes des Präsidiums von ihrer Position abberufen werden.
(d) Bei Rücktritt oder Abwahl eines Ressortmitgliedes soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Nachfolgerin/ein Nachfolger bestimmt werden.

(2) Zusammensetzung der Ressorts 1-6

(a) Die Mitglieder der Ressorts 1-6 setzen sich zusammen aus jeweils einer/einem Ressort-Verantwortlichen sowie möglichst einem weiteren Ressort-Mitglied, die vom Gesamtpräsidium bestimmt werden.
(b) Die Verantwortung für die Erfüllung der unter §2 (1) und (2) definierten Aufgaben liegt bei dem/der Ressort-Verantwortlichen. Einzelne Aufgabengebiete oder Verantwortungsbereiche können innerhalb der Ressorts frei delegiert werden.

(3) Zusammensetzung des Ressorts 7 - Strategie

(a) Das Strategie-Ressort setzt sich zusammen aus der/dem Vorsitzenden des Präsidiums sowie bis zu zwei weiteren, vom Gesamtpräsidium zu bestimmenden Präsidiumsmitgliedern.
(b) Hauptverantwortliche/r für die Erfüllung der unter §2 (1) und (3) benannten Aufgaben ist die/der Vorsitzende des Präsidiums. Einzelne Aufgaben oder Verantwortungsbereiche können innerhalb des Ressorts frei delegiert werden.

(4) Zusammensetzung des Ressorts 8 - Personal & Finanzen

(a) Das Personal- & Finanzressort setzt sich zusammen aus der/dem Vorsitzenden des Präsidiums, der/dem SchatzmeisterIn sowie bis zu zwei weiteren, vom Gesamtpräsidium zu bestimmenden, Präsidiumsmitgliedern.
(b) Federführend für die Aufgaben nach §2 (4) (a), (b), (c), (d) und (e) ist die/der Vorsitzende des Präsidiums, für die Aufgaben §2 (4) (f) und (g) die/der SchatzmeisterIn.

§ 4 Berufung weiterer Ressorts, Beauftragter und Arbeitsgruppen[edit]

(1) Das Gesamtpräsidium kann per Beschluss jederzeit

(a) die Einrichtung weiterer Ressorts sowie
(b) die Ernennung einzelner Beauftragter oder die Berufung von Arbeitsgruppen zur Realisierung spezifischer Zielsetzungen beschließen. Beauftragte oder Mitglieder von Arbeitsgruppen müssen nicht dem Präsidium angehören.

(2) Das Präsidumsmitglied, welches die Berufung neuer Ressorts, Beauftragter oder Arbeitsgruppen beantragt, hat deren Zielsetzung und Aufgaben für eine Aufnahme innerhalb des Arbeitsrahmens klar zu definieren. Bei der Berufung neuer Ressorts, Beauftragter oder Arbeitsgruppen sind zudem die Regeln für deren Benennung und Abberufung festzulegen. Für Ressorts oder Arbeitsgruppen muss stets ein hauptverantwortliches Mitglied aus dem Präsidium benannt werden.

§ 5 Änderung des Arbeitsrahmens[edit]

Der vorliegende Arbeitsrahmen kann auf Antrag eines Präsidiumsmitglieds jederzeit durch einen Beschluss des Präsidiums geändert werden.

Vorstand[edit]

Beschlossen 
24. September 2006
Geändert 
am 1. Juli 2007, am 2./3. August 2008, 13. Januar 2009, 24. März 2010, 22. Oktober 2011

§ 1 Vorstand[edit]

(1) Der Vorstand wird vom Präsidiums des Vereins bestellt.

(2) Der Vorstand führt die laufenden Geschäfte des Vereins Wikimedia Deutschland e.V.

(3) Arbeitsort des Vorstandes ist der Sitz der Geschäftsstelle.

§ 2 Aufgaben[edit]

(1) Als laufende Geschäfte im Sinne der Satzung gelten die Bearbeitung aller Wikimedia Deutschland e.V. betreffenden Vorgänge und Angelegenheiten.

(2) Über die in der Satzung festgelegten Aufgaben hinaus obliegen insbesondere:

(a) Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung Freien Wissens auf der Grundlage der strategischen Zielvorgaben des Präsidiums und der Beschlüsse der Mitgliederversammlung
(b) Gestaltung und Weiterentwicklung der notwendigen Organisationsstrukturen und Prozesse
(c) Sicherung der finanziellen Stabilität des Vereins

§ 3 Organisatorische Einordnung[edit]

Weisungsbefugt gegenüber dem Vorstand ist der Vorsitzende des Präsidiums im Verhinderungsfall dessen Stellvertreter.

§ 4 Personal[edit]

(1) Der Vorstand ist Dienstvorgesetzter aller Mitarbeiter von Wikimedia Deutschland e.V..

(2) Einstellungen und Kündigungen von Mitarbeitern erfolgen innerhalb des Haushaltsrahmens nach Ermessen des Vorstandes. Ab der Ebene von Mitarbeitern mit Personal- und Budgetverantwortung bedürfen diese der Zustimmung des Präsidiums.

(3) Der Vorstand ist in seiner Geschäftsführung dem Präsidium gegenüber verantwortlich.

(4) Der Vorstand ernennt umgehend nach seiner Bestellung einen hauptamtlichen Mitarbeiter zu seinem permanenten Vertreter für den Fall eines unerwarteten Ausfalls. Die Ernennung bedarf der Zustimmung des Präsidiums. Dem permanenten Vertreter ist schriftliche Vollmacht zu erteilen.

§ 5 Vertretung[edit]

(1) Der Vorstand führt in allen Wikimedia Deutschland e.V. betreffenden Angelegenheiten den Schriftverkehr nach innen und nach außen.

(2) Das Präsidium kann sich einzelne Angelegenheiten zur Erledigung selbst vorbehalten. Diese sind dem Vorstand in Textform anzuzeigen.

(3) Der Vorstand hat eine Anweisungsbefugnis im Rahmen des geltenden Wirtschaftsplanes. Anweisungen, die einem expliziten Vorbehalt des Vorstandes oder nach § 12 Abs. 5 der Satzung unterstehen, bedürfen der Zustimmung des Präsidiums.

§ 6 Berichtspflicht[edit]

(1) Der Vorstand hat dem Präsidium über alle wesentlichen Vorkommnisse und Vorgänge regelmäßig – auch außerhalb der Präsidiumssitzungen – zu berichten.

(2) Bei besonderen Vorkommnissen ist der Vorsitzende, die Stellvertretenden Vorsitzenden und der Schatzmeister des Präsidiums unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Diese erhalten von wichtigen Schreiben Durchschläge zur Kenntnis.

§ 7 Ort der Geschäftsstelle[edit]

(1) Die Geschäftsstelle hat Ihren Sitz in Berlin.

§ 8 Zustimmungsvorbehalte[edit]

Gemäß § 12 (5) der Satzung hat das Präsidium festgelegt, dass die folgenden Geschäfte der Zustimmung durch das Präsidium bedürfen, bevor sie vom Vorstand unternommen werden dürfen:

(1) Zuteilungen des Community-Projektbudgets an einzelne Projekte

Vertretungsregelung bei Abwesenheit des Vorstandes[edit]

§ 1 Ziel[edit]

Ziel dieser Geschäftsordnung ist die Sicherung der Entscheidungswege und des Betriebs der Geschäftsstelle in Zeiten der Abwesenheit des Vorstandes.

§ 2 Anwendungsbereich[edit]

(1) Diese Geschäftsordnung findet Anwendung in allen Fällen, in denen der Vorstand vorhersehbar (Dienstreisen, Urlaub, etc.) oder unvorhersehbar (Krankheit, Unfall, etc.) seine Aufgaben für mehr als drei Arbeitstage nicht wie vorgesehen erfüllen kann. Im Folgenden wird geregelt, wer in welchen Angelegenheiten und mit welchen Kompetenzen den Vorstand vertritt.

(2) Grundlage der Vertretungsregelung ist der Beschluss der Mitgliederversammlung über "Ergänzende Regelungen zur neuen Verantwortungsstruktur" vom 19. März 2011.

§ 3 Grundsätzliches[edit]

(1) Der Vorstand bestimmt einen hauptamtlichen Mitarbeiter des Vereins zu seinem ständigen Vertreter während seiner Abwesenheit. In der Regel wird ein Mitarbeiter mit Dienstsitz Berlin als Vertreter benannt. Die Ernennung bedarf der Zustimmung des Präsidiums. Dem permanenten Vertreter ist schriftliche Vollmacht zu erteilen.

(2) Die Dienstaufsicht über den Vertreter obliegt dem Vorsitzenden des Präsidiums, stellvertreten durch den dafür bestimmten stellvertretenden Vorsitzenden im Verhinderungsfall.

(3) Der Vertreter übt gegenüber allen Mitarbeitern des Vereins das betriebliche Weisungsrecht aus. Außergewöhnliche arbeitsrechtliche Maßnahmen, insbesondere Einstellungen, Kündigungen, Abmahnungen und Änderungen an Arbeitsverträgen, bedürfen der Zustimmung des Vorsitzenden des Präsidiums.

§ 4 Erreichbarkeit des Vorstandes[edit]

In Zeiten der Abwesenheit ist der Vorstand in Notfällen telefonisch über das Handy zu erreichen. Nur das Präsidium bzw. der benannte Vertreter sollen diesen Weg nutzen.

§ 5 Zugang zum Büro des Vorstandes[edit]

Der Vertreter erhält den Schlüssel zum Büro des Vorstandes ausgehändigt. Der Zugang zum Büro erfolgt nur in dringenden Fällen. Nach der Rückkehr ist der Vorstand hierüber zu informieren.

§ 6 Übergabe[edit]

Der Vorstand übergibt die laufenden Aufgaben, Projekte, Anfragen, etc. am letzte Tag vor seiner Abwesenheit an seinen Vertreter.

§ 7 Betrieb der Geschäftsstelle[edit]

(1) Bestellungen: nur in dringenden Fällen und nur in einer vom Vorstand festgelegten Höhe. Höhere Bestellungen bedürfen der Zustimmung des Vorsitzenden des Präsidiums.

(2) Urlaubsanträge: nur in dringenden Fällen und nur bis zu drei Tagen. Längere Urlaube bedürfen der Zustimmung des Vorsitzenden des Präsidiums.

(3) Krankmeldungen: hier ist zu kontrollieren, dass ab dem dritten Tag der Krankmeldung eine Krankschreibung eingereicht wird

(4) Studenten: Aufgabenverteilung und Fortschrittskontrolle

(5) Durchsicht der Postmappe; in wichtigen oder unklaren Fällen ist der Vorsitzende des Präsidiums zu kontaktieren und die nächsten Schritte zu besprechen

§ 8 Finanzen[edit]

(1) Verwaltung der Handkasse (vor Beginn der Vertretung und nach Ende der Vertretung wird ein Kassenprotokoll angefertigt)

(2) Überweisungen, Rechnungen, Reisekostenerstattungen, etc. sind mit dem Vorsitzenden des Präsidiums abzustimmen

(3) Rechnungen: Durchsicht der eingegangenen Rechnungen. In dringenden Fällen (Kostenerstattungen, Mahnungen, etc.) ist der zuständige Mitarbeiter anzuweisen, diese im Banksystem zu buchen. Die Freigabe erfolgt durch den Vorsitzenden des Präsidium.

§ 9 Rechtliches[edit]

Über alle rechtlichen Korrespondenzen (Abmahnungen, einstweilige Verfügungen, Anwaltsschreiben, etc.) ist umgehend der Justiziar des Vereins und der Vorsitzende zu informieren.

Interessenkonflikte[edit]

Beschlossen vom Vorstand am 24. März 2010

§ 1 Präambel[edit]

Wikimedia Deutschland – Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens e. V. ist eine gemeinnützige Organisation. Die Funktionsträger und Mitarbeiter des Vereins sind zum Teil hauptamtlich, zum Teil ehrenamtlich tätig. Diese Geschäftsordnung soll es dem Verein ermöglichen, potenzielle, wahrscheinliche und tatsächliche Interessenkonflikte zu erkennen, zu bewerten und ihnen angemessen zu begegnen.

§ 2 Betroffene Personen[edit]

(1) Diese Geschäftsordnung gilt für Mitglieder des Präsidiums, des Vorstands, für Gremien zur Mittelverteilung, für die Kassenprüfer sowie für alle ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeiter mit Budgetverantwortung sowie alle weiteren von der Mitgliederversammlung, dem Präsidium oder dem Vorstand ernannte oder gewählte Funktionsträger.

(2) Jede der in § 2 (1) genannten Personen ist dem Interesse des Vereins verpflichtet. Sie darf bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Verein zustehen, für sich nutzen.

(3) Jede dieser Personen ist verpflichtet:

(a) die Kenntnis dieser Geschäftsordnung schriftlich zu bestätigen und sich zu ihrer Einhaltung zu verpflichten und
(b) dem Vorstand die im Fragebogen geforderten Angaben schriftlich zu übermitteln. Änderungen an diesen Angaben sind unverzüglich mitzuteilen. Die Angaben werden in der Geschäftsstelle vorgehalten und unterliegen der Geheimhaltung. Sie sind jedem Präsidiums- und Vorstandsmitglied und den Kassenprüfern auf Anfrage zur Einsicht vorzulegen.

§ 3 Betroffene Geschäfte[edit]

(1) Diese Geschäftsordnung betrifft alle Geschäfte

(a) zwischen dem Verein und einer unter §1 (1) genannten Person,
(b) zwischen dem Verein und einem Dritten, zu dem mit einer unter §1 (1) genannten Person eine wesentliche Beziehung besteht und
(c) zwischen einer unter §1 (1) genannten Person und einem Dritten, wenn das Geschäft wahrscheinlich Auswirkungen auf den Verein enthält.

(2) Eine wesentlichen Beziehung zu einem Dritten besteht, wenn

(a) der Dritte ein Familienmitglied (Ehe- oder Lebenspartner, Eltern, Geschwister, Kinder, Großeltern, Enkel) ist oder
(b) die Person in einem Treueverhältnis zum Dritten steht (z. B. als Angestellter, freier Mitarbeiter, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat) oder
(c) der Dritte eine juristische Person ist, an der die unter §1 (1) genannte Person oder ein Dritter, zu dem eine wesentliche Beziehung besteht, Anteile von mehr als 10 % besitzt.

(3) Diese Geschäftsordnung gilt auch für alle Geschäfte, in denen es einen tatsächlichen oder nur wahrgenommenen Interessenkonflikt gibt. Dazu gehören auch Geschäfte, in denen die Interessen der betroffenen Person als gegensätzlich oder konkurrierend zu denen des Vereins wahrgenommen werden könnten.

§ 4 Veröffentlichung, Nichtbeeinflussung und Entzug[edit]

(1) Sobald eine unter §2 (1) genannte Person von einem unter §3 genannten geplanten Geschäft erfährt, hat sie unverzüglich die folgenden Pflichten zu erfüllen:

(a) Den Vorstand über Existenz und Umstände des geplanten Geschäfts zu informieren.
(b) Die Person hat jede Beeinflussung des Vereins zugunsten der Durchführung dieser geplanten Handlung zu unterlassen.
(c) Die Person hat sich, außer zur Beantwortung einzelner Fragen, jeder Diskussion dieser geplanten Handlung zu entziehen.

§ 5 Umgang mit Interessenkonflikten[edit]

(1) Der Vorstand ist berechtigt, unter §3 genannte Geschäfte in Vertretung des Vereins vorzunehmen, sofern der Vorstand unter Ausschluss der betroffenen unter §2 (1) genannten Personen und unter Berücksichtigung der Marktsituation zu dem Schluss kommt, dass die Geschäfte satzungskonform und für den Verein vorteilhaft sind. Der Vorstand hat die Entscheidungsgrundlage im Sitzungsprotokoll darzulegen.

(2) Die Mitgliederversammlung ist über diese Beschlüsse gesondert zu informieren.

§ 6 Durchsetzung, Verstöße[edit]

(1) Die Verantwortung für die Durchsetzung dieser Geschäftsordnung obliegt dem Präsidium.

(2) Bei dieser Geschäftsordnung handelt es sich um eine Ordnung im Sinne des § 5 Abs. 4 der Satzung, deren Verletzung den Ausschluss eines Mitglieds mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund zur Folge haben kann.

(3) Eine Verletzung dieser Geschäftsordnung kann ferner den Widerruf der Bestellung und/oder die Kündigung der Rechtsbeziehung zum Verein zur Folge haben. Über den Widerruf der Bestellung und/oder die Kündigung entscheidet das nach Satzung jeweils zuständige Vereinsorgan unter Ausschluss der betroffenen unter §2 (1) genannten Person entsprechend der Regelungen der Satzung oder der jeweils zuständigen Ordnungen.

§ 7 Wirksamkeit[edit]

Diese Geschäftsordnung wird zu Beginn des Folgetages wirksam, an dem sie von der Mitgliederversammlung genehmigt wurde.

§ 8 Fragebogen[edit]

(1) Der Verein Wikimedia Deutschland e. V. verpflichtet jedes Mitglied des Vorstandes und der Geschäftsführung, jeden Kassenprüfer und jeden ehrenamtlichen oder hauptamtlichen Mitarbeiter mit Budgetverantwortung, jährlich:

a) die Geschäftsordnung Interessenkonflikte zu studieren und die Kenntnisnahme zu bestätigen und
b) jede persönliche, verwandtschaftliche oder geschäftliche Beziehung anzuzeigen, die wahrscheinlicherweise Gelegenheit für einen Interessenkonflikt bieten oder die Wahrnehmung eines potenziellen Interessenkonfliktes hervorrufen könnten.

(2) Die mit diesem Fragebogen angegebenen Informationen unterliegen der Geheimhaltung und werden ausschließlich Mitgliedern des Vorstandes und der rechtlichen Vertretung des Vereins bei nachgewiesenem Bedarf zugänglich gemacht. Über Ausnahmen zur Wahrung der Vereinsinteressen entscheidet der Vorstand nach Beratung mit der betroffenen Person.

(3) Die folgenden Fragen sind nach bestem Wissen und Gewissen wahrheitsgemäß zu beantworten:

1. Geben Sie die Namen aller juristischen Personen an, bei denen Sie als Mitglied im Vorstand, im Aufsichtsrat, in der Geschäftsführung, im Verwaltungsrat oder als Angestellter oder Arbeiter tätig sind, und beschreiben Sie Ihre dortige Tätigkeit.

2. Geben Sie die Namen aller juristischen Personen an, an denen Sie mindestens 10% der Anteile, Aktien, o.ä. besitzen.

3. Nennen Sie alle geplanten oder erwarteten Geschäftsbeziehungen zwischen Wikimedia Deutschland und Ihnen, Ihrer Familie oder unter 1) oder 2) genannten juristischen Personen. Beschreiben Sie jede der genannten Beziehungen und die damit verbundenen tatsächlichen oder potenziellen (geschätzten) Vorteile.

4. Sind Sie in anderen Beziehungen oder Vorgängen involviert, die einen Interessenkonflikt oder die Wahrnehmung eines potenziellen Interessenkonflikts hervorrufen können? Falls ja, beschreiben Sie bitte diese Beziehungen und Vorgänge.

5. Nennen Sie bitte sämtliche Geschäftsbeziehungen, die Sie, Ihre Familie oder unter 1) oder 2) genannte juristische Personen mit Wikimedia Deutschland in den letzten zwei Jahre unterhielten.

Ich habe die Geschäftsordnung zu Interessenkonflikten gelesen. Ich bestätige, dass ich diese Geschäftsordnungen einhalte und zukünftig einhalten werde.

Datum, Unterschrift


Reisekostenordnung[edit]

Beschluss 
25. Mai 2013
Geändert 
25. Mai 2013

Präambel[edit]

Die Reisekostenordnung beinhaltet Regelungen zur Planung, Durchführung und Abrechnung von Reisen von Mitarbeitern und Ehrenamtlichen bei Wikimedia Deutschland e.V. sowie der gemeinnützigen Wikimedia Förderungsgesellschaft mbH. Ziel dieser Reisekostenordnung ist die Schaffung einer transparenten und flexiblen Rahmenregelung, die unter den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit steht, sowie den Reisenden einen eigenverantwortlichen und verantwortungsbewussten Reiseprozess ermöglicht.

§ 1 Geltungsbereich[edit]

(1) Diese Reisekostenordnung gilt für hauptamtliche Mitarbeiter und Funktionsträger sowohl des Wikimedia Deutschland e.V. als auch der gemeinnützigen Wikimedia Fördergesellschaft mbH.

(2) Sie gilt auch für Dritte, die zu von Wikimedia Deutschland geförderten oder durchgeführten Veranstaltungen aktiv beitragen. Für diesen Personenkreis wird zur Vereinfachung künftig der Begriff Reisender benutzt.

(3) Die Reise beginnt mit dem Verlassen der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte oder des im Antrag genannten Orts und endet mit der Rückkehr in die Wohnung oder die regelmäßige Arbeitsstätte oder in den im Antrag genannten Ort.

§ 2 Voraussetzung und Genehmigung[edit]

(1) Es gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (inkl. der Zeitökonomie).

(2) Reisen sind vor Antritt zu beantragen und genehmigen zu lassen, wenn möglich in schriftlicher oder elektronischer Form, soweit sich die Zustimmung des Vereins nicht aus den Umständen ergibt (z.B. entsprechender Präsidiums- oder Vorstandsbeschluss).

(3) Die Genehmigung erfolgt bei hauptamtlichen Mitarbeitern durch den Dienstvorgesetzten.

(4) Bei ehrenamtlichen Mitarbeitern erfolgt die Genehmigung durch einen dazu befugten hauptamtlichen Mitarbeiter der Geschäftsstelle.

§ 3 Fahrtkosten[edit]

(1) Es ist der kürzeste oder zweckmäßigste Reiseweg zu wählen (Zeitökonomie). Fahrtkosten werden bis zur tatsächlich nachgewiesenen Höhe erstattet. Aus ökonomischen und ökologischen Gründen ist die Bahn wenn möglich zu bevorzugen.

Bahnfahrten[edit]

(2) Bahnfahrten werden für Reisen in der 2. Klasse inkl. Zuschläge und Sitzplatzreservierungen übernommen. In Fällen einer hohen Reisetätigkeit ist die Erstattung der Anschaffung einer Bahncard möglich. Auf die Prüfung der in diesem Zusammenhang stehenden Amortisation und Beantragung ist selbstständig vom Reisenden bei der Reiseplanung hinzuweisen. Eine Zugbindung sollte nur in Ausnahmefällen bei einer unveränderlichen Zeitplanung gewählt werden.

Reisen mit einem PKW[edit]

(3) Bei der Reiseplanung sind Bahnfahrten PKW-Fahrten nach Möglichkeit vorzuziehen. Die Fahrt mit dem PKW aus gesundheitlichen, transporttechnischen oder zeitökonomischen Gründen ist vor Antritt begründet zu beantragen und in der Genehmigung zu vermerken.

(4) Ausnahmen bilden Fahrgemeinschaften, falls diese wirtschaftlicher sind als einzelne Bahnfahrten. Fahrten mit dem privaten PKW sind unter Angabe des Ausgangs- und Zielortes, des Fahrers sowie der gefahrenen Kilometer abzurechnen.

(5) Die Erstattung erfolgt hierbei in Höhe von 0,30 Euro/km. Damit sind alle Kosten für Fahrzeug, Treibstoff und Abgaben abgegolten. Die Nutzung eines Mietwagens ist ebenso vorher zu begründen und in der Genehmigung anzugeben. In diesem Fall werden die Miet- sowie die Treibstoffkosten entsprechend den vorgelegten Belegen erstattet.

Flugreisen[edit]

(6) Flugkosten werden in Höhe des Preises eines Economy Tickets übernommen. Sonstige Verkehrsmittel wie Schiffe o. ä. werden per Einzelfall geregelt.

(7) Begründete Ausnahmen von diesen Regelungen bedürfen der Genehmigung des Vorstandes. Die Begründung ist auf der Genehmigung zu vermerken.

§ 4 Übernachtungen[edit]

(1) Übernachtungskosten werden bis zu einer dem Mittelklasse-Standard entsprechenden Unterkunft erstattet.

(2) Möchte der Reisende privat übernachten, wird eine pauschale Erstattung von 20 € pro Nacht gewährt.

§ 5 Verpflegung[edit]

(1) Soweit die Herberge bei einer Übernachtung ein Frühstück anbietet, wird dieses grundsätzlich erstattet. Beträgt die Dauer der Reise an einem Kalendertag mehr als 8 Stunden, können pauschale Verpflegungsmehraufwände geltend gemacht werden. Unentgeltlich erhaltene Mahlzeiten sind entsprechend in Abzug zu bringen.

(2) Die Höhe der Pauschalen orientieren sich am steuerrechtlichen Rahmen und sind im Anhang aufgeführt.

§ 6 Nebenkosten[edit]

(1) Reisenebenkosten wie z. B. ÖPNV, notwendige Taxifahrten, Parkgebühren, Internet-Kosten, reisespezifische Versicherungen und Gebühren etc. werden im erforderlichen Umfang entsprechend der Belege erstattet, soweit sie nicht zu den Kosten der allgemeinen Lebensführung zu rechnen sind.

§ 7 Vorschüsse[edit]

(1) Ist die Vorauslage der Kosten durch den Reisenden aufgrund Höhe oder persönlicher Situation unzumutbar, wird auf Antrag ein Vorschuss gewährt. Dieser muss nicht begründet werden. Die Gewährung erfolgt mit der Genehmigung der Reise.

(2) Wird bei einer Reise ein Vorschuss gewährt, ist diese spätestens 10 Tage nach Reiseende bei der Geschäftsstelle abzurechnen.

§ 8 Abrechnung[edit]

(1) Reisen sind zeitnah abzurechnen. Hauptamtliche Mitarbeiter haben Reisen grundsätzlich spätestens zwei Wochen nach Reiseende bei der Geschäftsstelle abzurechnen.

(2) Bei ehrenamtlichen Mitarbeitern beträgt diese Frist zwei Monate nach Reiseende. Danach werden die Kosten nur noch in Ausnahmefällen mit Genehmigung des Vorstandes erstattet.

(3) Die Abrechnung erfolgt auf dem dafür vorgesehenen Formular.

(4) Belege sind grundsätzlich im Original beizufügen. Über Online-Tickets sind die entsprechend angebotenen Nachweise auszudrucken und beizulegen.

(5) Die während der Reise erbrachten Leistungen sind hauptamtlichen Mitarbeitern mit dem Arbeitsentgelt abgegolten. Bei ehrenamtlichen Mitarbeitern stellen die erbrachten Leistungen den ehrenamtlichen Beitrag dar.

Anhang Verpflegungsmehraufwand[edit]

Die Gewährung von Verpflegungsmehraufwänden richtet sich nach der Abwesenheit je Kalendertag. Die Höhe der Erstattung orientiert sich am Einkommensteuergesetz.

Inland

Im Inland gelten bis zum 31.12.2013 folgende Sätze:

  • bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden 6 €
  • bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden 12 €
  • bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 €.

Ab dem 01.01.2014 gelten im Inland folgende Sätze:

  • bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12 €
  • bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 €
  • an An- und Abreisetagen vor bzw. nach einer dienstlichen Übernachtung unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitszeit 12 €.
Ausland

Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen gelten länderweise unterschiedliche steuerlich vorgegebene Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom Bundesministerium der Finanzen jeweils zu Beginn des Kalenderjahres bekannt gemacht werden. Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Im Übrigen ist Folgendes zu beachten:

  • Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Ort, den der Reisende vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht.
  • Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
  • Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
Abzüge

Unentgeltlich gewährte Mahlzeiten führen zu folgenden Abzügen:

  • Frühstück 20% des Tageshöchstsatzes (im Inland 4,80 €)
  • Mittagessen 40% des Tageshöchstsatzes (im Inland 9,60 €)
  • Abendessen 40% des Tageshöchstsatzes (im Inland 9,60 €).