Comitê de Afiliações/Resoluções/Pedido de orçamento para a reunião anual de 2013 – Abril/2013

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Considerando que:

  • Comitê de Afiliações apresentará um orçamento revisto para o processo de orçamento WMF, incluindo as despesas de uma reunião anual
  • Comitê de afiliações considera necessário para trabalhar eficazmente e eficientemente para ter uma reunião anual
  • Co-localização de tal reunião com Wikimania tem benefícios, incluindo salvar na viagem - e encontrar tempo, envolvendo conselheiros na reunião, sempre que possível e implementar imediatamente os resultados da reunião durante a Wikimania

Uma consulta no interior da Comissão mostrou que não há apoio da Comissão para uma reunião na Wikimania em vez de mudar isso.

  • Uma lista de resultados desejados foi criada
  • Os custos estimados para uma reunião se acumulam para $40,000, considerando uma sobrecarga de 15% em passagens aéreas atuais para 4 de agosto a 12 de agosto de 2013.

Fica resolvido pelo presente que:

  • Comitê de afiliações co irá localizar a sua reunião anual de 2013 com a Wikimania em Hong Kong
  • USD 40.000 do seu orçamento pode ser desembolsado para organizar e realizar esta reunião
  • Um relatório com os resultados públicos desta reunião será publicado no prazo de um mês após a reunião

Votos

Yes check.svg Resolução aprovada com 9 votos a favor, 0 votos contra, 0 abstenções 1 votes not cast, on 28 April 2013.

Relatório Públicos

Reunião

Reunião anual do Comité de afiliações 2013 foi realizada na Universidade Politécnica de Hong Kong em 6 e 7 de agosto. Membros do Comitê de afiliações passaram a participar na conferência Wikimania em si.

Os objetivos da reunião foram mover processos abertos para a frente por alcançar o consenso do Comitê sobre os próximos passos, melhorando as formas de aplicações da filial são ambos manipuladas internamente e o processo para os candidatos se, decidir sobre o caminho a seguir com o tipo de afiliado de parceiros de movimento, chegando a uma decisão no monitoramento ou na sequência com capítulos em violação dos seus acordos de capítulo e tendo uma conversa inicial sobre o futuro da Comissão.

"Este relatório é uma versão ligeiramente modificada do relatório produzido para uso interno, a informação que é considerado como pessoais, sensíveis ou relacionadas com aplicações em curso foram removidos."

Primeiro Dia

Group picture

"Presentes:"

  • "Membros da Comissão: Carlos, Salvador, Galio, Greg, Lodewijk, Bence, Torres, Maria (partes do dia), Josh (partes do dia)"
  • "Os hóspedes (partes do dia): Asaf Bartov, Geoff Brigham, Stephen LaPorte, Bishakha Datta, Patricio Lorente"
  • "Ausente: Jerry"
  • A Comissão discutiu os processos de aplicação para capítulos, organizações temáticas e grupos de usuários. No caso de todos os três tipos de afiliados os guias atualizados serão criados e discutidos internamente por volta do final de agosto antes de ser publicado.
    • No caso de grupos de usuários, um número de simplificações e esclarecimentos aos requisitos foram acordado (eliminando a necessidade de contatos pessoas a identificar-se para a WMF, adicionando a possibilidade de ter a página de visão geral do grupo em uma wiki que não Meta, enquanto uma ligação clara existe de Meta). (Relatedly, no interesse da boa governança o Comité foi convidado para apresentar o processo de aprovação de grupos de usuários para aprovação ao Conselho e ao trabalho com a equipe jurídica em descobrir em que ponto os grupos de usuário assinar o contrato de grupo de usuário.)
    • No caso de organizações temáticas o guia passo a passo vai ser melhor sincronizado com o processo de reconhecimento real, enfatizando a necessidade de entrar em contato com o Comitê desde o início, esclarecendo a seção sobre revisão dos estatutos, explicitando alguns dos critérios utilizados e separando a nomeação das organizações temáticas como uma etapa independente.
    • O guia para capítulos foi encontrado muito bem polido, no entanto, a consistência da manipulação do Comité de aplicativos poderia usar melhorias. Como um passo para melhorar a coerência que foi acordado que estágios de novas aplicações iria ser tratados em conjunto, publicamente comunicaram os prazos (por exemplo, postando nossas perguntas padrão deve acontecer dentro de 2 dias e revendo que as respostas não devem tomar mais de 1-2 semana, uma revisão do regulamento não deve tomar mais do que 4 semanas, etc.). (Os prazos também seria aplicáveis a todos os tipos de afiliados.) - AffCom Membros deverão seguir estas linhas de tempo e ajustar seu trabalho a eles para não retardar o processo de pré-filiação (a menos que é algo realmente notável e que requer atenção imediata) e, portanto, afetam a qualidade do serviço que estamos fornecendo essas filiais-à-estar.
  • Esclarecendo algumas alterações foram discutidas para das políticas internas da Comissão que serão adotadas nas resoluções formais após elaboração final.
    • Em particular, a política de gasto estará esclarecida para solicitar que o tesoureiro do Comitê informado pelo WMF dos fundos restantes na atribuição da Comissão, permitindo melhor acompanhamento e verificação das despesas, onde eles são cobertos diretamente pelo WMF.
    • As normas do Comitê de participação estará esclarecidas de forma que membros do Comitê que voluntariamente suspender seus membros têm um máximo de 15 dias para tomar uma decisão em continuar sua participação após o final do seu período de suspensão. O texto atual da norma era claro a este respeito, resultando em membros suspensos não tomar uma decisão para retomar a sua adesão, sendo considerado Membros completo com um montante indefinido de tempo, apesar da sua inatividade ou apatia.
  • O Comitê decidiu fornecer melhor suporte para afiliados recentemente aprovados em três maneiras:
    • Cada novo afiliado será atribuído um designado conselheiro AffCom (idealmente dentre as ligações trabalhando ao seu reconhecimento) que entrará em contato com a filial pelo menos a cada três meses para inquirir do seu desenvolvimento, oferecer conselhos e fazer apresentações entre entidades novas e antigas. Este programa será considerado um piloto para ser avaliado dentro de um ano.
    • Novo, e em breve, serão aprovadas afiliadas, serão proativamente informados da facilidade de concessão do Comitê, que pode cobrir os custos de incorporação e outros custos associados com o processo de reconhecimento (por exemplo, tradução).
    • Novos afiliados serão presenteados com uma carta de introdução breve que fornece uma descrição e informações de contato dos principais departamentos WMF um novo afiliado irá provavelmente interagir com. A Comissão recebeu o acordo principal de um número de departamentos já, acompanhamento incluirá solicitando os departamentos individuais por parte deles e colocá-lo juntos em uma única letra.
  • Um pequeno número de alterações aos métodos de trabalho do Comité foram discutido além de fixação de prazos para as fases do processo de reconhecimento. Uma posição de Secretário rotativo e – por sugestão de Asaf Bartov, um sistema rotativo para a atribuição de uma as duas ligações de cada aplicativo foram postas em prática.
  • Finalmente, a quarta, a partir de tipo de afiliado ainda indefinido, movimento parceiros foram discutidos com a participação de convidados e o Comitê. Um grupo de trabalho misto foi criado para discutir as principais questões e voltar com uma proposta de projeto. O grupo pretende iniciar os seus trabalhos em meados de setembro e vem com um projeto por em meados de novembro, espera-se que o grupo vai usar Meta-wiki como seu espaço de trabalho e discussão aberto.

Segundo Dia

em discussão profunda

"Presentes:"

  • "Membros: Bence, Salvador, Carlos, Galio, Lodewijk, Greg, Josh, Torres"
  • "Ausente: Jerry"
  • A Comissão durante uma parte significativa do segundo dia passando por todos os pendente casos (cerca de 20), decidiu, em etapas de acompanhamento e se necessário atribuído ou re-atribuido ligações para eles. A aplicação do Wiki Ed Foundation, Wikimedia Brasil e Wiki Project Med foram discutidos em detalhe mais minucioso.
  • Em seguida a Comissão concordou em lembrar capítulos das suas obrigações ao abrigo do acordo de capítulos para fornecer relatórios financeiros e atividade pelo menos uma vez por ano (idealmente publicado no Meta) e notificar a WMF (praticamente, através do Comitê de afiliações) de alterações em seus estatutos.
  • Membros do Comité em seguida, participou da sessão do seminário WCA nas emissoras.
  • A reunião concluiu-se com uma discussão e decisão sobre os pontos de ação para a Wikimania e as decisões tomadas durante a reunião.

Aldeia de Capítulos

O Comitê de Afiliações tem participado com uma tabela na aldeia capítulos, inicialmente na área de "Praça do logotipo" aberta, tendo mais tarde sobre partes de um salão como este último tinha ar condicionado.

Entre outros, tivemos encontros com os seguintes grupos em ou perto de nossa mesa:

  • Wikimedia Slovakia
  • Wiki Project Med
  • Wikimedia Bolivia
  • Voluntários do Oriente Médio
  • Wikimedia Nepal
  • Wikimedia Armenia
  • Wikimedia Uruguay

Outras reuniões e encontros

Membros da Comissão tinham uma série de reuniões dedicadas sobre determinados temas relacionados da filial, incluindo:

  • Múltiplas reuniões relacionadas ao Brasil (o estado do capítulo-a-ser, a Comunidade, o programa de catalisador)
  • China Continental
  • Wikimedia Finlandia
  • Wikimedia Macau
  • Wikimedia Africa do Sul
  • Wikimedia Ucrânia
  • Wikisource Grupo de Usuários
  • Ladsgroup Amir Sarabadani
  • Ghana
  • Equador

WikiVoyage

Recomendações para o futuro

Baseada na experiência desta reunião, podemos ter destilado algumas lições para melhorar a eficiência de reuniões futuras, incluindo:

  • Nós precisamos organizar melhor nossa sede. (No primeiro dia da reunião que foram transferidos duas vezes pelos organizadores, que acabou com o quarto foi uma sala de aula não-capaz-de-reorganizar que também foi anunciada como o lugar de reunião para os participantes entrados, completamente inadequados para reuniões, o quarto não estava devidamente equipado com cabos de extensão e marcadores, sem mencionar qualquer outra amenidade. O quarto no segundo dia foi uma sala de aula que era mais adequada às nossas necessidades, mas a falta de equipamentos era persistente e havia construção trabalho sendo feito na sala adjacente).
  • A reunião se beneficiariam se era liderada por um facilitador neutro ao invés de um dos membros, neste caso principalmente Bence.
  • Prepare alguns panfletos ou qualquer tipo de material impresso para eventos do tipo cabine.