Granty:APG/Výbor pro rozdělování fondů/Poradní skupina/Doporučení/2014

Doproučení výkonnému řediteli nadace Wikimedia od poradní skupiny výboru pro rozdělování fondů

Poradní skupina (AG) výboru pro rozdělování fondů (FDC) měla své závěrečné setkání 25. a 26. května ve Frankfurtu. Podle FDC rámce hlavním cílem AG bylo posoudit, zda proces FDC byl úspěšný a poskytnout doporučení pro budoucí rozdělování finančních prostředků v rámci hnutí Wikimedia hnutí. Zejména měla poradní skupina ‘doporučit výkonnému řediteli WMF zlepšení procesu na základě aktualizovaného posouzení a posledních poznatků’.

Poradní skupina se jednomyslně shodla na tomto:

• FDC úspěšně dosáhl svého cíle zlepšit rozdělování prostředků v našem hnutí, a
• doporučuje výkonnému řediteli, aby FDC pokračoval s některými zlepšeními v postupu i ve složení.

Rádi bychom poděkovali FDC a dalším zúčastněným dobrovolníkům, pracovníkům a Sue Gardnerové (bývalé výkonné ředitelce WMF) za vypracování postupů FDC, které zajistily jeho úspěch v prvních dvou letech. Je to jen díky jejich úsilí, že se v současné době můžeme ohlížet na skvělý start tohoto výboru.

Během svého setkání vytyčila poradní skupina 9 hlavních námětů, kterým by se měla věnovat pozornost pro zlepšení postupů ve FDC:

• Zjednodušení obnovy nebo pokračujícícho financování pro žadatele
• Rozčlenění návrhů nebo ‘pásem financování’
• Pružnost v postupech
• Měřitelné hodnoty a hodnocení dopadu
• Grantová rozmanitost napříš regiony
• Diverzifikace zdrojů pro financování organizací Wikimedia
• Budování kapacit žadatelů
• Kvalifikace pro členství ve FDC
• Zapojení WMF do vyhledávání zdrojů v procesu FDC

Zjednodušení obnovy nebo pokračujícího financování pro žadatele

Pro snížení zátěže FDC i žadatelů by měl proces ve FDC mít zjednodušení souhlasu k prodloužení stávajících ročních grantů. Organizace žádajícít o roční přezkum dotace bude muset prokázat její dopad na naše poslání každý rok, a další splátky by byly založeny na tomto pokroku. Obnova financování by se schvalovala pro roční plán peněžních prostředků, nikoli pro jednotlivé projekty. Pro prověření účinnosti tohoto přístupu by měl být proveden ppilotní průzkum.

Kategorizace návrhů do ‘pásem financování’

Návrhy na financování by mohly být rozčleněny do pásem nebo skupin rozdělených podle velikosti jednotlivých požadavků, věku organizace či jiných kritérií. Zavedou-li se, mělo by být jasné, podle čeho jsou segmenty rozděleny a z jakých důvodů. Může to přispět k vytvoření stejnorodých skupin, které se mohou vzájemně podporovat. Tento systém může zahrnovat pobídky pro skupiny k rozvoji vhodným způsobem v rámci svého segmentu, ale je tu riziko vytváření dojmu, že úsek zahrnující větší organizace je preferován nebo více žádoucí. Doporučujeme, aby tato otázka byla zvážena výkonným ředitelem, ale nedošli jsme k žádné shodě o přednostním výsledku.

Pružnost postupu

Systém "zábradlí", který omezoval zvýšení nebo snížení finančních prostředků oproti předchozímu roku, již nemusí být užitečný. Spíše by růst nebo vývoj každé organizace měly být posuzovány samostatně a každá organizace by sama měla předkládat dlouhodobé plány růstu, se zaměřením na plánovaný a udržitelný růst.

Větší organizace mohou předkládat své žádosti o financování v podrobnostech, ale organizaci žádající o menší příspěvek by mělo být umožněno předložit méně podrobné plány.

Navrhujeme vytvoření "grantové poradní skupiny", která může pomoci podpořit integrovanou strategii pro různé grantové programy WMF a posuzovat jejich dopad v pravidelných intervalech (2-3 roky), zatímco současná "poradní skupina FDC" může skončit.

Způsoby měření a hodnocení dopadu

Doporučujeme WMF definovat sadu globálních metrik a ukazatelů, které by měl každý žadatel používat ve svých návrzích a podávání zpráv, a vybízet žadatele, aby sami definovali jinéh kvantitativní a kvalitativní ukazatele relevantní pro jejich kontext a strategie.

Žadatelé definující vlastní metriky ukazující výsledky jejich programů by měli mít na mysli soulad s posláním nadace Wikimedia a jejími strategickými cíli. Organizace by se měly snažit měřit, jaký on-line dopad bude mít jejich činnost v režimu offline.

Grantová rozmanitost napříč regiony

Je důležité zajistit, aby zdroje hnutí (které zahrnují fondy, ale nejsou omezeny pouze na ně) mohly být rozdělovány v nejrůznějších zeměpisných oblastech, a to včetně globálního Jihu, který je v současné době jen málo zastoupen v procesu FDC. I tak věříme, že organizační připravenost, spíše než geografické rozložení, by měla zůstat primárním kritériem pro doporučení financování výborem. Grantová politika WMF v současné době poskytuje podporu jednotlivým dobrovolníkům a osobám prostřednictvím různých mechanismů, včetně jednotlivých osobních grantů a projektových i akčních grantů. Některé z nich mohou být vhodnější pro zvýšení geografického rozložení zdrojů v rámci hnutí, které zůstává dlouhodobým cílem.

Diverzifikace zdrojů pro organizace Wikimedia

Vývoj různých zdrojů financování, jakož i jiných zdrojů v organizacích Wikimedia je třeba podporovat, pokud toto dodatečné financování podporuje poslání nadace Wikimedia a je v souladu s hodnotami hnutí. Tyto prostředky by neměly být chápány jako výhradně finanční.

Jsme si vědomi, že naše hnutí má výsadu relativně snadného přístupu k finančním zdrojům prostřednictvím on-line fundraisingu. Poradní skupina se domnívá, že je výhodné zvýšit rozmanitost prostředků podporujících naše hnutí, včetně prosazování dlouhodobého finančního zabezpečení, posílení místního zaostření, a umožnění určité nezávislosti na nadaci. Nicméně chceme varovat před organizacemi věnujícími velké množství času a zdrojů na získávání finančních prostředků, které mohou odvádět od on-line a off-line programů souvisejících s naším posláním. S cílem podpořit udržitelnou rovnováhu navrhujeme proto následující vodítka:

• Outside fundraising is a donation intended to support our community. We should seek support that is consistent with our movement’s mission and values.
• Local partnerships can lead to high impact program activity and expand our volunteer communities. Any fundraising component should be nominal so the focus remains on program work, or focus on in-kind resources.
• The focus of movement organizations should be on program activity. As a result, movement organizations should be cautious in hiring dedicated fundraising staff.
• To the extent organizations fundraise through membership fees, they should be nominal so as to not exclude anyone from participation in movement organizations.

Budování kapacity žadatelů

Zatímco mnoho z existujících organizací Wikimedia se vyvinulo poměrně nezávisle na WMF, doporučujeme WMF aktivně podporovat kapacity nových i stávajících organizací ke zvyšování jejich účinnosti. Nicméně, toto budování kapacit by nemělo být hlavním zájmem FDC. Spíše by se organizace v hnutí, výbor Mezinárodní spolupráce a zaměstnanci WMF - včetně zaměstnanců přidělených na pomoc FDC - měli podílet na odpovědnosti za vedení organizací. Proces FDC by měl i nadále sloužit jako centrum vynikající kvality pro předvádění výsledků této zvýšené organizační účinnosti.

Kvalifikace pro členství ve FDC

Poradní skupina FDC se domnívá, že síla FDC je v tom, že jde o výbor ze samých dobrovolníků. I když uznává, že zaměstnanci jsou také často dobrovolníci Wikimedia, poradní skupina navrhuje změnit rámec FDC tak, aby zaměstnanci organizací financovaných prostřednictvím FDC nemohli být současně jsou členy FDC.

I když nedošlo ke shodě na způsobu, jakým způsobem vylepšit nominace a volby do FDC, poradní skupina doporučuje výkonnému řediteli zvážit, zda každoroční 50% obměna není zbytečná. Poradní skupina rovněž důrazně doporučuje, aby se nadále posilovala rozmanitost v různých ohledech, včetně pohlaví, regionu, jazyka a projektů Wikimedia.

WMF’s involvement as a fundseeker in the FDC process

Poradní skuupina se shodla, že roční plán WMF by měl projít veřejnou kontrolou před jeho schválením. Nicméně nedošlo ke shodě v tom, zda by to mělo být součástí procesu FDC. V současné době FDC kontroluje roční plán a rozpočet WMF v jeho první verzi, bez přidělení částek, a poskytuje zpětnou vazbu Radě. Poradní skupina doporučuje výkonnému řediteli přezkoumat všechny různé návrhy poskytované poradní skupinou, výborem a ostatními členy komunity, aby bylo možné dospět k nejlepšímu možnému řešení, které vyváží intenzivní úsilí potřebné ze strany FDC a zaměstnanců s hodnotou komunitní kontroly.

Příloha k doporučení poradní skupiny výkonnému řediteli WMF

Poradní skupina FDC vedla dlouhé a intenzivní rozhovory o mnoha aspektech procesu FDC. Rozhodla se nabídnout výkonnému řediteli WMF některé z různorodých myšlenek, které se v těchto diskusích objevily, i když o nich nedošlo k jasné shodě, aby mohly být zvažovány v budoucnu.

Změny ve formulářích návrhů a hlášení

• Přijímat alternativní formy návrhů a hlášení.
• Hlášení by měla zachycovat realitu uvnitř jejich skupin.
• Hlášení by měla být sterjnorodá, bez velkých odchylek.
• Neexistuje žádné buď/anebo; je třeba ponechat prostor pro srovantelnost.
• Finance a metriky by měly být v souladu. * Mezi rozhodnutím představenstva a data grantu je třeba větší odstup (např. je-li rozhodnutí publikováno 1.7.2014, datum grantu může být od 1. srpna).
• Lepší vodítka pro návrhy a hlášení.
• Zjednodušit požadavkly na hlášení.

Členství ve FDC

• Vyhnout se 50% obměně ve FDC každý rok. * Výběr (nebo nominaci) a volbu členů FDC provádět současně každý rok.
• Źádné hlasování neprovádět: pouhých 1500 hlasů za to nestojí.
• Zvyšovat rozmanitost.
• Term lengths: should they be changed from 2 to 3 years?
  • Have 3 year terms staggered by ⅓ every year (with measures to deal with inactivity).
  • Stay at 2 because of how intense the process is; there are no term limits, so people can re-apply if they want to.

FDC communications

• Uvážit větší komunikaci mimo wiki (jak již bylo vyzkoušeno), jak ve FDC tak mezi personálem.
• Možné styky po telefonu/skype/atd. v průběhu procesu k objasnění otázek.
  • Kontrapunkt: hodně se o tom diskutovalo, ale s ohledem na globální komunitu (zejména pokud jde o snadnost s angličtinou a on-line paměti), co nejvíce komunikace by mělo být na wiki. Navíc některé organizace komunikují raději písemně než ústně.

Staff, mentoring and capacity building

• How should the movement assess the high overhead and fixed costs of Wikimedia organizations in the FDC process?
  • The most important issue is impact and effectiveness: staff is not just administrative, they contribute to programmatic work, but the assessment should be on how much value the organization (with its staff and other fixed costs) is contributing to the movement. Right now, we don’t know if the cost of implementation of programs and the growth of organizations has enough value-add.
• Mentoring is something that needs to happen, but need to be careful of the scope creep of the FDC and see who should be responsible - WMF staff, AffCom, others.

FDC complaints and appeals process

• The Ombudsperson system is working well for complaints on process. The appeals process, on the other hand, should be clarified and used strictly for extreme situations. There was no consensus regarding keeping this process or eliminating it.
• Suggest that the Board lays out criteria that make it clearer when appeals can result in overturning an FDC recommendation.
• Suggest that the appeals process is eliminated altogether. In the current process, “Appeal” means “I want to have the decision reopened.” “Complaint” is “I think there is a procedural problem that the organization needs to address in the future.” An appeals process sends a signal to the FDC that you don’t entirely trust their process.
• Make formal complaint process to the ombudsperson, who can then decide whether to bring it as an appeal to the Board.
  • Perhaps clarify that the appeals should be limited to suspicion of bias, rather than not liking a decision.
• Original goal behind the appeals process was to allow for accountability.
• Clarify the point of appeals and the criteria.

Diversification of Funds

• Consider developing metrics to measure / quantify in-kind donations (such as space, materials etc), we know that they are an important resource to organizations and is not yet assessed.
• Organizational staffing should not necessarily be required for fundraising.
• A study could be undertaken by Wikimedia organizations to determine the average fees for membership based organizations in their context to use as a benchmark for their own fees.
• Additional guidelines may be needed on the use of our community's trademark in local fundraising.

Simplified renewal or continuing funding

• For small funding requests, 100% funding should be commonly expected in cases of approval.
• Some guidelines for multi-year/renewal funding:.
  • Continuation of annual plan process, but with conditionality based on performance at the half way mark.
  • Multi-year funding should not be project based, though annual plans can be adjusted to reflect projects with different time horizons.
  • Reduce the amount of work for both applicants and the FDC, but continue to maintain accountability and impact measures.
• Limit renewals to two year processes, not more.
• Conduct pilot with existing grantees.

Metrics and evaluation

• One key metric that we, as a movement, should tackle is way to measure the offline activities and their online impact. This could be done through the use of anonymised aggregated geolocalised data.
• Suitable metrics should include key performance indicators (KPI), and address both quantitative as well as qualitative impact, and online and offline work.
• The Board might periodically suggest a strategic priority or goal that FDC applicants primarily focus on with WMF funds, even as they have organizational flexibility to cover a range of issues and strategies.

WMF as part of the FDC process

• One option is to simply continue this process.
• The value of the FDC’s output relative to the proportion of time and effort required of FDC’s committed volunteers is controversial. One estimate is that the FDC spent nearly half of its face-to-face meeting time in the past round reviewing the WMF proposal, a significant commitment. Those volunteer hours might be better focused on reviewing annual plan proposals.
• Alternately, the Executive Director could consider establishing a different process for receiving public review and feedback of the WMF proposal. We invite the Executive Director to be creative in coming up with ways that not only allow for a review of the annual plan, but an active involvement of the community while trying to minimize organizational overhead on the WMF.
• Suggest having an open, public evaluation of the WMF proposal, conducted by a neutral organization. There are consultants who can do this, however, it can be an expensive (resources, time from WMF staff for orientation) process and the movement will have to be aware of this cost.
• Can have this as an impact evaluation, rather than a review of the annual plan. For e.g. what is KPMG’s evaluation of our grantmaking strategy after a year?
• Wish that the FDC would be willing to review the WMF proposal without a dollar amount: their feedback was really good.
• The FDC does a good job of synthesizing information, but misses important information if not supported by the CFO.
• The value of an evaluation like FDC’s is very different from the value of a review of the operations of WMF. An operations’ review does not need to be a community review: the community could be involved in the process. Perhaps the WMF’s annual plan can have two forms of review:
  • once as a general review by professionals;
  • secondly in terms of implementation, with suggestions by the FDC.
• Impact analyses can be conducted in different ways around grantmaking and engineering.
• Strategic evaluation is most important: is the foundation achieving on its commitments, and does the community think these are good ideas.

Miscellaneous

• We should work with partner organizations other than Wikimedia organizations.
• We should build capacity for diverse organizations to be included.
• Capacity building should be provided to increase the diversity of skills of FDC members.
• It is important to be careful not to expect too much from the FDC; they should be focused on funds dissemination and not about every issue within our movement.