ItWikiCon/2019/Candidature/Verbale hangout 15 marzo 2019

Il 15 marzo 2019, i presidenti di WMI e WMCH hanno riunito gli utenti interessati a preparare l'evento per discutere dell'edizione 2019 della itWikiCon.

Riunione hangout del 15 marzo 2019

Partecipanti

• Gianfranco [G] (comitato Roma)
• Ruthven [R] (comitato Roma)
• ChiaraG 03 (comitato Roma)
• Laurentius [L] (WM IT)
• Camelia.boban [C] (comitato Bari)
• Ferdi2005 [F] (comitato Bari)
• Ogoorcs [O] (comitato Bari)
• Tremej [M] (Organizzatrice Como)
• Ilario [I] (WM CH)

OdG

• Discussione con i capitoli WMCH e WMI sulle due sedi possibili per la itWikiCon 2019

Discussione

La sessione inizia alle ore 21:00 con un gruppo di persone, presente fin dalle prime battute, si cerca di contattare gli altri invitati.

• [I] Inizia a spiegare la questione del budget con una diversa ripartizione dei finanziamenti. La discrepanza riguarda soprattutto le borse di studio. Wikimedia CH ha un budget aggiuntivo per le borse di studio.

Il gruppo degli invitati si completa dopo una decina di minuti. Si riassume quanto già discusso. Si definisce come fine della sessione le ore 22:00.

• [C] Vorrebbe capire da parte del team di Roma perché la seconda candidatura e cosa non è stato convincente nella soluzione offerta da CristianNX di spalmare le candidature su più anni.
  • [G] Roma non è in competizione con Bari. Di una ipotesi di svolgerla a Roma si parlava sin dal treno di ritorno da Trento. itWikiCon è un evento bello e importante, che unisce tutta la comunità italiana. Bari avrebbe tutta la collaborazione necessaria nell’organizzare l’evento.

Prima di cominciare il confronto, si fa presente di tenere un tono collaborativo e di valutare tutti gli aspetti delle proposte:

• [L] Domande sulla raggiungibilità e su altri aspetti logistici legati all’evento nella varie città
  • [G] Roma è in termini turistici una destinazione di primo livello (quindi di rilevanza internazionale), non ci sono problemi per raggiungerla, sia in aereo che in treno.
  • [F] Bari è collegata bene con alcune città, ma male con altre. Esiste la possibilità di coordinare alcuni eventi con Matera 2019.
  • [L] Fa notare che l'evento OSM tenuto a Matera ha portato ad uno sforzo particolare per i trasporti ed ha avuto come conseguenza una minore partecipazione.
  • [I] Fa notare che per Bari la partecipazione potrebbe essere minore del previsto perché il maggiore numero di partecipanti viene da alcune regioni italiane.
  • [M] Fa un sommario di quanto accaduto con Como ma fa anche notare che le spese di borse di studio sono state minori del previsto.
• [L] [I] 9000€ di budget dalle varie associazioni. Spiegazione della ripartizione del budget.
• [L] [I] Verifica della possibilità di abbassare il budget di Roma. Bari ha presentato invece un budget che era nei limiti definiti.
  • [G][R] Il budget presentato è previsionale. Quando la sede sarà scelta, si presenteranno informazioni certe e dettagliate. Alcune stime sono per eccesso: non ci sono difficoltà nel ridurre le previsioni di spese, dato che si tratta unicamente di stime, al momento. Il comitato prevede di approntare le offerte secondo le disponibilità di fondi effettivamente acquisiti; in caso di sponsorizzazioni, potranno essere offerti servizi aggiuntivi rispetto a quelli di base.
  • [L] [I] Visti l'indisponibilità di WMF a fornire un finanziamento, si chiede di allocare risorse per le spese più importanti e di usare le sponsorizzazioni per altro.
  • [M] Fa notare che il budget di Como è stato nei limiti del budget stabilito per il 2019.
  • [O] Richiesta di mettere le spese online per la massima trasparenza, la cifra dichiarata dal team romano per la cancelleria le è sembrato eccessiva.
  • [G] Ricorda che il team di Roma è disponibile a valutare modalità di acquisizione dei materiali con la massima pragmaticità.
  • [R] Borse di studio: nella riduzione delle spese, cerchiamo di fare il maggior sforzo possibile affinché partecipino quanti più wikimediani.
  • [M] Conferma che il bilancio inizialmente non può essere che approssimativo e che a Como alcuni elementi sono stati fissati a due mesi dall’evento.
• [M] Disponibile ad aiutare a scrivere/controllare il budget della itWikiCon 2019.
• [L] Domanda a proposito della sede.
  • [F] [O] A Bari la sede è già stabilita da tempo, ma ci sono contatti per migliorarla.
  • [G] La sede non verrà richiesta o riservata a meno che la itWikicon non si faccia a Roma. Sedi potenziali sono, fra le altre, il Museo Etrusco di Villa Giulia e la Sapienza.
    • [C] Chiede se il luogo dove si era fatta l’Assemblea WMI qualche anno fa non sia troppo piccolo per ospitare l’evento.
    • [G] L’università La Sapienza dispone di numerosi spazi nelle sue sedi e sicuramente lo spazio non sarà un problema.
• [I] Chiede al gruppo di Bari e al gruppo di Roma le loro opinioni sulle due sedi.
  • [F] Non si oppone e si dice disponibile per una itWikiCon a Roma.
• [C] Osserva che siano passati tre mesi di indecisione e che secondo a come si stia evolvendo la discussione (osservazioni di [L] che l'idea di dividere le attività fra Bari e Matera non è praticabile e la coincidenza con l'anno europeo probabilmente sarebbe uno svantaggio e non un vantaggio e di [I] sulla presenza fisica a Bari di una sola persona del team) personalmente pensa sia inutile continuare nelle cose che sta facendo (non potrebbe assicurare con certezza di portare a termine quanto promesso, il grant (leader delle comunità albanese, russa – il Wikipediano dell'anno 2018 –, catalana e serba. Tutti nomi che hanno dato l'endorsement) che vedrà i prezzi maggiorati ed il progetto da presentare alla Fondazione Matera 2019.
• [L][I] Chiedono degli altri componenti del team di Bari
  • [C] Informa di una call avuta con altri 3 wikipediani baresi. Dove si è parlato di contatti comuni e cosa si potrebbe fare, ma non è stato chiaro capire il coinvolgimento che ognuno di loro potrebbe assicurare
• [O] Parla del non avere chiaro lo stato dei lavori a Roma; informa, in questo senso, dell'adozione del team di Bari della piattaforma GitLab, per motivi di trasparenza
• [L] [I] Invitano i due gruppi a collaborare insieme ed eventualmente a far convergere le idee presentate su un'unica sede anche per costruire esperienza.
• [L] Chiede che si possa fare l’assemblea WMI durante l’evento
  • [G] Non ci sono problemi a patto che sia in orari non sovrapponibili all’evento
• [I] Richiesta ai romani di fissare una data il prima possibile (il gruppo di Roma ha proposto due date)
• [F] Discute dell’opportunità di fare eventi in luoghi periferici, in alternativa a Milano o al nord in generale. Dice che comunque è favorevole anche a Roma perché è un luogo centrale e ben collegato.
• [I] Fa presente che le candidature di quest’anno erano anomale e propone una strategia di scelta più efficace. Scegliere la sede prima darebbe anche più tempo agli organizzatori. Proposta alla quale concordano tutti. Riporta l'esperienza della Wikicon tedesca e francese a cui Wikimedia CH partecipa nell'organizzazione.
  • [I] Creare un piccolo comitato che scelga la sede dell’anno successivo.
  • [G] Idealmente, la sede successiva dovrebbe essere annunciata alla fine della itWikiCon in corso, sul modello dei giochi olimpici.
  • [I] Riporta sia il modello della Wikicon tedesca che quello della Wikicon francese e suggerisce di attenersi a quello tedesco che definisce all'inizio dell'anno la sede e il budget fornito dai chapters (Germania-Austria-Svizzera) ma raccoglie le candidature definitive già all'ultima Wikicon.
• [I][L] Ringraziano il gruppo di Bari per l'ottimo lavoro e per la professionalità dimostrata nella proposta di budget.

La sessione è durata oltre il termine delle ore 22:00 per avere maggiori chiarimenti sulla proposta di Roma e si è chiusa intorno alle 22:20.

PS: Meta è un wiki e i partecipanti sono invitati a correggere ed eventualmente ampliare questo testo in caso che alcuni aspetti importanti fossero stati omessi. Grazie :)

PS2: non tutti i convenuti hanno presenziato sino alla fine, qualcuno non ha partecipato alla parte finale della sessione che è proseguita dopo le 22:00.

PS3: Il grant per richiesto a WMF nell'ambito della candidatura di Bari non è interscambiabile; per come è stato impostato (evidenti legami culturali e storici della città con i Balcani, la provenienza dei wikimediani ospiti), è strettamente legato a quella proposta.

PS4: verbale inizialmente redatto da Ferdi2005 _(Posta) e Ruthven (msg) 20:02, 19 March 2019 (UTC) - successivamente modificato come meglio visibile nella cronologia della pagina]