組織效能/工具/使用說明

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維基媒體組織:在填寫組織效能問卷之前,請先行閱讀下列介紹。

This document will explain what the organizational effectiveness tool is, and how your organization can prepare for the questionnaire and interpret your results report.

歡迎來到組織效能工具頁。使用此工具的第一步,是先填寫組織效能問卷。

This guide will help you prepare to take the Wikimedia Organizational Effectiveness Questionnaire, and will help you interpret your organization's results.

介紹

緣起與目的

維基媒體基金會邀請專長於研究社會影響力的顧問公司--TCC集團(TCC Group),以及廣大的維基媒體社群,發起了這項計畫。此計畫的目的,是幫助各式各樣不論形式或大小的維基媒體,能夠提昇他們的效能以及對維基媒體運動的影響力。此計畫是為了要因應越來越多志工與組織的期盼。由於維基媒體運動在線上運作、成長非常快速、幾乎完全由志工所支持與創建,這樣不同其他運動的形式。故志工與組織希望能夠更了解組織,要如何能夠在維基媒體運動中發揮影響力。

本計劃將能幫助您了解(一)就組織層面而言,要如何定義影響力;(二)維基媒體組織要使用什麼樣的策略,來達成那樣的影響力;以及(三)維基媒體組織會需要哪些資源與技能,才能更有效能的運用他們所選擇執行的策略。

在本計劃的第一個「影響力」階段,TCC集團訪談了數個組織、並對所有的組織進行了一項影響力問卷、也參加了2014年在倫敦的世界維基年會(Wikimania)。在年會中,這個計畫跟維基自治體委員會(AffCom)、一個組織效能的非正式工作群組、資金提撥委員會(FDC)以及其他的補助委員會進行過討論。TCC同時也主持了一項針對三個組織的深度研究,研究的結果呈現出造成影響力的多種不同的組織模式。十分感謝曾經貢獻其寶貴的時間參與上述這些經驗交換的朋友;全球各地的維基人打下了這項計畫的基礎。

這個計畫的第二以及第三階段,則包含了開發一個線上的組織效能問卷、這份使用說明、以及學習中心,這些能夠幫助組織思考有關他們所能使用的各種策略,以及他們能夠如何建立能夠讓這些策略更加成功的種種特定能力。TCC和一群來自不同組織的維基媒體志工合作,一同設計了您即將填寫的這份問卷。

維基媒體基金會已經提供了這項計畫資助,並且針對與社群互動的過程深度地諮詢過TCC。請注意:這項組織效能問卷並非一項測驗;基金會並不會公布個別組織的填寫成果。在這樣的條件下,TCC將會就運動整體的組織效能問卷提供全面性的發現檢討,並且提供這些檢討給基金會的補助團隊。同時TCC也會提供「能力培育路線圖(capacity building roadmap)」,以協助補助團隊思考組織能夠如何培育讓特定策略有效的能力。維基媒體基金會在組織效能計畫的對口為Winifred Olliff,電子郵件是<wolliff at wikimedia dot org>。

問卷、使用說明、與學習中心將能夠如何幫助您的維基媒體組織

問卷、使用說明以及學習中心都是很長的文獻資料。要用這些資料會花費大量的時間,但時間正是維基媒體志工最缺乏的東西。您能夠從中得到什麼啟發呢?

我們希望這些工具能夠幫助您:

  • 跟同事或是其他期盼讓您所屬的組織更上層樓的人開始進行持續的交流;您可以利用這些工具,讓您的組織發展出學習型的文化。
  • 真實地了解您擅長的事務,以發揮組織的強項,並且跟運動中的其他人分享這些專長。
  • 了解您面臨到的挑戰有哪些,並且找到組織中可以被積極的志工或其他資源所補足的能力「落差」。
  • 加深您對所使用的特定策略的理解,並且對您應該收集哪些資訊來追蹤策略運用的效能有多好有大致的方向。
  • 為您的組織建立起能力培育計畫,讓您清楚的知道建立特定資源、工具或技能對貴組織的益處。
  • 加深您對組織需求的了解,並且將需求的優先順序做出排列,讓您可以向社群資源庫中尋求資源,化計畫為行動。
  • 在您的組織所需要建立能力的領域上,提供給予資源者你需要些資源的實質證據。


Part 1: Take the questionnaire

準備填寫組織效能問卷

現在您已經準備好要填寫組織效能問卷了。整份問卷和說明中,我們使用了以下幾個您可能不太熟習的詞彙。以下將列出這些重要詞彙或語句的定義。

維基媒體組織:維基分會、用戶組、主題性組織或其他的維基媒體組織型態。
能力:一系列個人或組織能夠利用的資源、工具或技能。
組織效能:維基媒體組織使用能力(資源、工具、與技能)來達到影響力的方式。
成果:透過某個特定的策略,產生的一連串的改變或好處。
影響:您所希望總體的成果能夠達到的目標;透過您的努力,您所希望最終將達成的全面改變;也是您生命的意義!

問卷將會發送給收到從TCC集團收到影響調查的同一群人,以SurveyMonkey網站的電子郵件連結。這應該會花費您30-45分鐘完成這份問卷。在您打開連結之前,我們建議貴組織指定填答者其中一位為「聯絡人」作為跟TCC與維基媒體基金會交流,並且肩負完全運用此工具的責任。「我們建議每個組織都要有3-7人各自獨立完成這份問卷。」如果要兩個人一起填答,他們也可以共同瀏覽問卷後送出一份問卷。Respondents should be a mix of volunteers who are not on the board, staff, or volunteers who are on the board, who understand how the organization operates (including how it makes decisions, what activities or strategies it engages in, and how the budget is allocated). For most organizations with staff, an ideal mix of respondents would be include more volunteers than staff and would include at least an equal or greater number of volunteers who are not board members as volunteers who are board members. In some contexts, a different mix of respondents may work better, depending on who in each organization has the best knowledge.

組織效能問卷的結構,先是一段引言,後續接著三段的題組。第一段題組是基礎的背景資訊。第二段題組則關於「核心競爭力」,這些內容是我們相信對於不論哪種組織類型(分會、主題性組織、或用戶組)都十分重要的能力。第三段則為二元樹狀架構,也就是說這段題組會詢問您是否有使用某種策略,再根據回答來提供您回答後續更詳細的描述清單。這份問卷將會詢問您是否同意這些描述,就1到5的程度勾選。TCC收到您的答覆之後,請務必點擊問卷末的「完成(Done)」鍵。

如果您還有任何對組織性能問卷上有任何技術性的問題,您可以透過電子信箱 <rgorn at tccgrp dot com> 聯繫TCC集團的Rika Gorn。

如何得到您的分析結果

當貴組織所有的參與者都完成問卷並送出填答之後,請貴組織的聯絡人寄發一封電子郵件給TCC集團的Rika Gorn <rgorn 小老鼠 tccgrp 點 com>。TCC集團之後將會寄給聯絡人一份PDF版本的成果報告。如果組織中有多人參與這份問卷,數值積分的結果將會加總平均。完整的填答文字也同樣會整理出來。

下一步是?

當貴組織已經得到成果報告之後,我們建議您分享對所有寫過這份問卷的人分享成果資料,甚至可以對更大的群組分享。接下來,您可以繼續進行第二部分。

第二部分:解釋您的報告

在填寫問卷、收到您的問卷結果之後

從哪邊開始

此份問卷是故意詳細的列出問題,用意是要盡量的讓各種不同型態的維基媒體組織都能夠運用這份問卷。使用說明和學習中心則是架設來幫助貴組織,以一個清晰、但也不會有太大負擔的方式帶您的組織理順問卷結果。

接下來,我們列出幾種方法來進行詮釋結果的流程:

招集一個工作群組,來理順內部組織效能問卷的結果分析。這組人之中可以包含理監事、志工、以及職員。這組人之中可以有並未填寫問卷的人,但這些人都應該要對貴組織有深度的了解。也可邀請少數新人參加,他們可能會提供不同過往的見解。同時,也可以選立一位「召集人」來進行此次組織效能的討論,他的工作是事先瀏覽這份使用說明,並且也要確認他/她理解組織效能問卷的結果(召集人可以和聯絡人同一位,但也可另外指派)。如此一來,如果這組人之中有任何問題,他們知道可以跟誰聯繫。

請共同決定貴組織對此過程的目標以及你想怎麼使用你所學習到的經驗。在此篇使用說明的第三部分,我們建議您設定主要能力的培養計畫以及優先順序的流程。您可以選擇依照上述我們所提供的方法或是完全不用,但讓所有的參與者知道貴組織想要達成的事情、為何這些事情是重要的,對於組織效能的提升將會很有幫助。貴組織想培養對於新領域的能力?是希望對未來的贊助企劃撰寫有更強的能力?請試著定下確切的產出,並把這些規劃放在明確的時間表裡進行。

多約幾次碰面討論。如果要一次就把所有的結果報告討論出來,不但可能很耗時,同時也有可能會鼓勵參與者急著想要走過所有的流程。不如花兩到三次,每次1到2小時的碰面會議來討論貴組織的結果。

保持正面思考、往前邁進的想法。本使用說明、問卷、以及學習中心的設立用意,是試圖提供貴組織能力的實用途徑。這並非一份讓人責怪為何能力有落差的「成績單」。在TCC長期與組織間建立能力稽核的經驗中,從來沒有遇過任何一個組織只有強項而沒有任何待加強能力的。試著思考這些分數是你的學習機會,而不是要為貴組織打分數。

如何閱讀這份報告

這份組織效能問卷的報告包含不少的圖表,在此章節,我們將會告訴您如何解讀這些圖表。

整篇報告中,高分群(例如滿分5分,給4或5分)代表著同意,而低分群(例如滿分5分,給1或2分)則代表著不同意。

數值積分 跟維基媒體運動使命宣言的一致程度
5 非常同意
4 同意
3 態度中立
2 不同意
1 非常不同意
Blank (此題被所有的填寫者略過)

每個圖表都伴隨著一份資料表格,表格範例如下。

WMF - organizational effectiveness results report graphic.png

資料表格和圖表表示相同的資訊、並且以同樣的順序呈現。不同的是,不是像圖表所呈現所有填答的平均質,資料表格呈現的是每個填答的個別答覆。如果有三個人寫過問卷,表格將會呈現每個人填寫問卷的答案(用匿名的方式)。資料表格比圖表提供更細緻的描述。比方說,如果某個題目有兩個回覆:一人回2分而另一人回4分,這樣一來總平均會是3分。但是如果兩人都回3分的時候,平均也會是3分。資料表格能夠陳列某個問題上的各種見解,以及哪些地方有達成共識或者存在很大歧見。

如何讓您的報告有意義

組織優勢

現在是時候來分析貴組織的報告結果了。也許從貴組織的強項開始分析是個不錯的起頭。貴組織哪邊表現優異?看看問卷報告中的所有圖表,並且找出貴組織得分最高的那些選項。將這些項目列出來。

當您列出了強項能力表後,接下來有幾件事情可以思考:

  • 這些強項中有哪些相通或共同之處?是否有個連貫的主題呢?
  • 這些報告中的強項,是否和貴組織過去認為自己的優勢是一樣的?
  • 要維持這些強項,會多困難或是多容易?是否有哪些領域,你得積極的運作才能維持優勢,或者你需要取得哪些資源才能繼續保持這些優勢?
  • 貴組織的強項,是否與可能與貴組織合作或開放知識分享的維基組織一致?
  • 貴組織如何有效的對外呈現這份強項?
  • 這些報告中所呈現的強項,讓你思考了哪些貴組織應該重新聚焦的地方?有任何策略或活動,是貴組織可能會想要考慮多進行的?

組織挑戰

現在讓我們看看組織能力面臨哪些挑戰。看看問卷報告中的所有圖表,並且找出貴組織得分最低的那些選項。將這些項目列出來。

當您列出了弱項能力表後,接下來有幾件事情可以思考:

  • 這些報告中點出的挑戰,是否與貴組織過去覺得組織所面臨的掙扎相同?
  • 報告中指出的能力落差,其中有哪些是貴組織現在想要造成社會影響時,必須解決的重大阻礙?
  • 這些能力上的落差,有哪些是貴組織能夠輕易處理的?比方說,稍微投注多一些志工的時間或金錢在這上頭,或者用最精簡的財務支持...等方式?
  • 有哪些能力上的落差,是將會需要投入大量精神以及許多資源(志工的時間、金錢)才能夠處理的?
  • 這些弱項之間,有哪些共通會類似的地方?這裡面是否有任何主題、或是任何能力上的落差能夠被統整到同一個群組織中?透過一系列的策略或活動來解決某個能力落差之後,是否也能夠順便增進另外一塊能力?
  • 在這些落差之中,有哪些是貴組織必須去處理,才能夠達成組織長期目標或策略的項目?
  • 這些報告所闡述的能力落差,有哪些改變了貴組織的聚焦方向?貴組織會重新審視哪些活動或策略的進行嗎?

下一步and making a capacity building plan

請到元維基頁面上的學習中心尋求建議,讓貴組織的強項可以精益求精,同時也讓弱項可以得到補強。您可以參考上述「如何讓你的報告有意義」章節所提供的問題,再加上貴組織的組織效能工作群組參與者所提出的問題,來建立對於最重要的強弱項的優先能力培育計畫。這可以讓貴組織所需進行的能力培育工作更加聚焦。

  • 想像看,貴組織目前有哪些能力是真正值得培育的,尤其是只要加強之後,能夠創造堅實成效或增加組織影響力的能力。
  • 如果貴組織在數個項目的得分都偏低,請不要以為這些項目都務必要提昇能力。哪項能力的培育能夠讓組織得到最大價值?那些領域的能力才是您應該在能力培育計畫中列入優先建立的。
  • 請謹記在心,能力不只是資源而已,同時也是能夠接觸資源的技巧。這些可以接觸的資源可能是貴組織的人、或是在志工人力之中、也可能是組織運動中的其他人。
  • 當你完成了設定優先順序的流程之後,收集貴組織在近期應該在能力培育上要「最優先」進行的策略、以及這些策略在學習中心的相對應的建議、並且在貴組織所寫下的社群資源列表中詢問其中的人士,來創建貴組織的能力培育計畫。這個培育計畫應該不同於貴組織的策略計畫或是年度計畫,因為貴組織的整體優先順序可能跟貴組織在能力培育上的優先順序並不相同--儘管它們可能彼此有重疊之處。
表格1:能力培育(CB, Capacity Building)主計畫模版
範例優先項目 #1:透過線上競賽來吸引新的貢獻者 範例優先項目 #2:訓練志工來訓練工作坊等活動中的參與者。 範例優先項目 #3:尋找館聯機構,以地區性或主題性合作,開放典藏。
選擇此項目的理由(因為我們想要解決過去從來沒有解決過的能力落差,或是我們想要擴大現在已經運用的策略與資源來解決?) 選擇此項目的理由(因為我們想要解決過去從來沒有解決過的能力落差,或是我們想要擴大現在已經運用的策略與資源來解決?) 選擇此項目的理由(因為我們想要解決過去從來沒有解決過的能力落差,或是我們想要擴大現在已經運用的策略與資源來解決?)
相關的使用說明,能夠給予我們如何讓此能力培育更加成功的建議頁面:

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相關的使用說明,能夠給予我們如何讓此能力培育更加成功的建議頁面:

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相關的使用說明,能夠給予我們如何讓此能力培育更加成功的建議頁面:

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社群資源清單:

Organizations within the Wikimedia movement

WMF contacts

Other resources

社群資源清單:

Organizations within the Wikimedia movement

WMF contacts

Other resources

社群資源清單:

Organizations within the Wikimedia movement

WMF contacts

Other resources

接下來如果有更多項目需要決定優先順序,依照下列問題決定:貴組織是否有志工或者職員能夠對於討論出來的所有需要培育的能力做處理或付出?貴組織可否與其他組織一同合作,來發揮彼此的長才與資源的效益?時間規劃合理嗎?貴組織最優先要培育的能力是否符合現有的年度計畫、策略目標、以及預算呢?

想想看在計畫中有哪些部分想要分享、您要如何對外溝通、以及您想要在對話中扮演怎樣的角色。這包含了您運用能力培育主計畫模版來得到從贊助者或其他夥伴身旁得到更多資源的方式(資源不只是財務的挹注,像是技術支援或是能力訓練也是)。檢視社群資源列表,並決定在貴組織對外尋求協助之前,您還可以先跟誰聊聊。舉例來說,如果想要透過線上競賽的策略來擴大以及培育資源和技能,那麼在社群之中有哪些人您可以先行詢問,請他們分享關於線上競賽的實務知識以及可能的工作經驗呢?

從我們過去曾經合作的組織以及其他類似的經驗來看,我們強烈建議您將計畫拆分成一個個更小的片段,讓貴組織不會感到喘不過氣。舉例而言,您可能會想要針對四個您最感興趣的四個策略來進行能力培育,請試著將這些計畫發展的領域拆分成不同的時間進行,而不要一次全部做,這樣一來您可以在一年之中更專注的培育兩到三項的特定能力,而不是同時全部都進行。

請在先確認組織中哪些人需要先投同意票或核准才能讓案子開始進行。當能力培育計畫到了核准階段後,確認哪些人要掌握這個計畫(這也許是某個人、或一組人、或是某個附屬委員會)、也要確認其掌控的資訊。掌握的意思是指依照能力培育計畫負責執行、訂定確認進度的時間點、解決發生的問題、還有讓一般的社群成員能夠即時知道計畫的進行狀況。可以考慮問問看有興趣的志工建立一個組織效能部落格或是其他線上的論壇、或郵件群組,以對能力培育計畫相關的議題進行溝通並從社群蒐集建議。如果想尋找更多的點子,您可以聯絡其他已經自己在進行組織效能提昇的組織。

接下來是什麼?

我們正在將「掌握」此流程、問卷以及使用說明的單位,從TCC以及維基媒體基金會,轉移到維基媒體運動中的組織。我們並不視上述的內容為組織效能的結論、終點、或是貴組織是否有其需要能力的最終定論。相反的,我們將這些內容視為想要增強自己組織效能以達到更大影響力者的起跑點。也有許人想要改寫問卷,來讓這個問卷能夠更符合他們的策略以及在地的脈絡、或作為他們自己或是對同儕對更廣的能力培育前導計畫的一項學習工具、或用作討論維基媒體組織結構中角色定位的討論基礎......這些內容將會如何演化,由您決定。