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Page d'organisation générale de l'événement Wiki Loves Monuments

Cette page vise à rassembler tous les éléments nécessaire à l'organisation du concours de façon centralisée. Si vous souhaitez participer au projet vous pouvez vous inscrire à la mailing liste dédiée

To-Do[edit]

Liste Non exhaustive (Mais déjà bien pratique)

Préparation du concours[edit]

Organisation :[edit]

  • Déterminer le périmètre du concours
  • Préparation du rétroplanning avec les dates de l’année
  • Recrutement des bénévoles
  • Etat des lieux des compétences et envies de chacun.e.s
  • Répartition des tâches en fonction
  • Formation aux outils (pad/jitsi/meta à minima)
  • Préparation des outils techniques
  • Préparation de l’infrastructure d’accueil des photos
  • Test de l’infrastructure
  • Préparation de l’outil du jury (cf. équipe internationale)
  • Rédaction/Mise à jour de la doc des outils techniques
  • Déterminer les prix à gagner
  • Contact des gagnants de l'année précédente
  • Contact de personnalités du monde de la photo
  • Choix du jury
  • Réflexion sur les événements en lien au mois de Septembre (journées du patrimoine …)
  • Création de plusieurs opérations de médiation à proposer et étoffer d’une année sur l’autre
  • Proposition d’animations aux partenaires
  • Démarchage des événements/structures pour accueillir la remise des prix
  • Fixer la date de remise des prix

Communication :[edit]

  • Préparation du planning communication
  • Formation des bénévoles outils de communication
  • Créations visuels
  • Création supports communication (Affiches, flyers, autocollants)
  • Impression des supports de communication
  • Envois des supports aux bénévoles/partenaires
  • Rédaction dossier de presse
  • Rédaction communiqué de presse
  • Organisation conférence de presse
  • Mise à jour du site internet et réseaux sociaux
  • Demande des présentations du Jury + photo
  • Liste des partenaires com/médias/relais associatifs
  • Mailing/phoning des médias et associations relais
  • Contact des partenaires com/médias/relais associatifs
  • Remplissage du tableau de suivi des partenaires com/médias/relais associatifs

Administratif :[edit]

  • Rédaction du budget
  • Demande(s) de budget
  • Mise à jour du règlement
  • Dépôt du règlement chez l’huissier

Partenariats :[edit]

( A faire dans un même document sur plusieurs feuilles par exemple)

  • Liste des sponsors potentiels
  • Création du fichier contact et mise à jour pour les anciens contacts
  • Contact des sponsors
  • Remplissage du tableau de suivi des sponsors
  • Liste des partenaires potentiels institutionnels
  • Création/mise à jour du fichier contact
  • Contact des partenaires institutionnels
  • Remplissage du tableau de suivi des partenaires

Le concours en lui-même[edit]

Logistique :[edit]

  • Ouverture des pages de catégories dédiées à l'accueil des photos
  • Formation des bénévoles à l'écrémage
  • Formation du Jury à l'outil de notation
  • Ecrémage des photos
  • Sélection des coups de coeurs
  • Contact des photographe des coups de coeur
  • Organisation d’actions de médiation avec les partenaires
  • Cloture de l'édition
  • Fermeture du dépot
  • Bilan participation
  • 1re sélection du Jury
  • 2me sélection du Jury
  • Choix des vainqueurs
  • Achat des prix
  • Impression tirages des gagnants

Communication :[edit]

  • Communication réseaux sociaux en fonction de l’actu + planning média
  • Rédaction des articles de blog
  • Interviews participants
  • Interviews jury
  • Création de la page des images coup de cœur
  • Communication sur les images coup de cœur
  • Relance partenaires com
  • Envois seconde vague de supports de com au besoin
  • Annonce de la remise des prix
  • Annonce des vainqueurs

Administratif :[edit]

  • Vérification conformité règlement
  • Transmission des résultats à la liste internationale
  • Contact des gagnants

Soirée de remise des prix[edit]

Logistique :[edit]

Communication :[edit]

Administratif :[edit]

Partenariats :[edit]

A faire après le concours[edit]

Logistique :[edit]

  • Rédaction du bilan
  • Archivage de l'édition
  • Préparation de l'année prochaine
  • Documentation de l'année sur le méta

Communication :[edit]

Exposition[edit]

Logistique :[edit]

  • Recherche d'information sur les monuments gagnants
  • Demande d'une présentation + photo des gagnants
  • Rédaction de l'intention d'exposition
  • Rédaction
  • Mise en page
  • Correction
  • Impression de l'exposition
  • Prévision du stockage
  • Rédaction fiche technique de pret
  • Démarchage des lieux d’expo
  • Programmation de l'exposition

Communication :[edit]

  • Création affiche, flyer
  • Rédaction dossier de presse
  • Communication autours de l'exposition

Administratif :[edit]

  • Faire remplir les documents légaux de pret d'exposition

Modèle de rétroplanning[edit]

Communication[edit]

Site internet :[edit]

Réseaux sociaux :[edit]

Modèle de plan de communication :[edit]

Valorisation des photographies gagnantes[edit]

Liste de lieux culturels et de festivals permettant de valoriser les lauréats du concours de façon physique.

Cette liste est à enrichir régulièrement en précisant le nom du lieu ou du festival avec un lien vers son url, la ville où se déroule l'événement ou bien où se trouve le lieu, les dates dans le cas d'un festival, la date limite de demande de présence, le contact obtenu, les années de présence de WLM s'il y en a eues.

Nom Ville Dates de l'événement Date limite d'envoi Coordonnées du contact Année de participation WLM
www.rencontres-arles.com Arles date date limite d'envoi coordonnées du contact année de participation WLM
www.visapourlimage.com Ville date date limite d'envoi coordonnées du contact année de participation WLM
www.festivalphoto-lagacilly.com La Gacilly date date limite d'envoi coordonnées du contact année de participation WLM

Partenariat[edit]

Financiers :[edit]

Autres (notoriété, communication, bénévolat...) :[edit]

Jury[edit]

Composition idéale :[edit]

Tâches :[edit]