Política de conflicto de interés/Novedades de 2021

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Introducción

Antecedentes

En junio de 2021, el Consejo General de la Fundación Wikimedia se comprometió a preparar una actualización de la política de conflicto de intereses de la Fundación Wikimedia. La versión actual de la política puede encontrarse en la wiki de la Fundación. Esta política describe las normas y los procesos relativos a los casos en que un miembro de la junta directiva o del personal de la Fundación puede tener intereses ajenos a la Fundación que entren en conflicto con sus deberes para con ella. No se trata de la edición remunerada o con conflicto de intereses de los proyectos de Wikimedia, que se rigen por políticas separadas.

Este borrador de la política se ha redactado basándose en los modelos de políticas de conflicto de intereses, en las mejores prácticas de gestión de conflictos de intereses, en las orientaciones de expertos jurídicos externos en materia de Gobernanza de organizaciones sin fines de lucro y en los puntos planteados en el debate comunitario sobre los conflictos de intereses a principios de este año.

Resumen de los cambios

Muchos de los elementos de la actual política de conflictos de intereses han sido reescritos y reorganizados en esta actualización. El objetivo de estos cambios es añadir detalles y mejorar la claridad respecto a cuándo se aplica la política y los procedimientos que requiere. Los principales cambios de fondo son:

  • Ampliación de la aplicación de la política de conflictos de intereses a las posibles transacciones con antiguos miembros de la junta directiva y ejecutivos durante los 12 meses siguientes al cese de sus funciones
  • Prohibición de que la junta apruebe transacciones que impliquen la contratación de miembros de la junta directiva como empleados o contratistas durante los 6 meses siguientes a su salida de la junta.
  • Añadir el paso "Evaluar los conflictos de intereses" para que la junta directiva determine claramente si existe un conflicto de intereses real

Se solicitan comentarios

El objetivo de este periodo de retroalimentación es responder a estas preguntas:

  • ¿Hay algún aspecto del proyecto de política que no esté claro?
  • ¿Algún elemento del lenguaje es confuso?
  • ¿El procedimiento descrito en la política es confuso?
  • ¿Existen lagunas en la política?
  • ¿Qué tipo de situaciones de conflicto de intereses te preocupan?
  • ¿Cubre la política estas situaciones?

Próximos pasos

Este periodo de retroalimentación se extenderá hasta el 22 de noviembre de 2021.

Tras este periodo de comentarios, las revisiones de la política en respuesta a los comentarios de la comunidad serán revisadas por el equipo legal de la Fundación y el Comité de Gobernanza de la Junta directiva de la Fundación Wikimedia.

Después de que la política sea revisada por el Comité de Gobernanza, pasará al pleno de la junta.

El calendario exacto de estos pasos depende de los calendarios y otras responsabilidades de la junta y del Comité de Gobernanza. Sin embargo, todo debería estar concluido a finales de marzo de 2022.

Proyecto de política

Propósito

La Fundación Wikimedia es una organización benéfica dedicada a servir al público mediante su misión de conocimiento libre. Los individuos que ocupan puestos de liderazgo en la Fundación tienen el deber de conducir los asuntos de la Fundación de manera consistente con esa misión, y no para promover sus intereses personales o los intereses de terceros. Esta política tiene como objetivo proporcionar una guía para ayudar a los miembros de la junta directiva de la Fundación Wikimedia, a los directivos, a los ejecutivos y a los empleados clave a identificar los casos en los que pueden tener un interés personal que podría poner en duda su deber de lealtad indivisa a la Fundación, y definir el procedimiento para evaluar y abordar cualquier conflicto de intereses si surge.

Definiciones

Conflictos de interés

Se produce un conflicto de intereses en situaciones en las que:
  • los intereses externos de una Persona Cubierta compiten con los intereses de la Fundación;
  • la Fundación realiza una Operación Cubierta con una Persona Cubierta o una Parte Vinculada; o
  • una Persona Cubierta tiene lealtades divididas.

Persona cubierta.

Una persona que actualmente es miembro de la junta directiva, funcionario, ejecutivo o empleado clave de la Fundación Wikimedia, o que ha desempeñado esa función en algún momento durante los 12 meses anteriores. "Empleado clave" se utiliza aquí de acuerdo con su definición en el formulario 990 del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos.

Transacción cubierta.

Una transacción, acuerdo u otro arreglo entre:
  • la Fundación y una Persona Cubierta;
  • la Fundación y un grupo relacionado; o
  • una Persona Cubierta y otro grupo, si se puede esperar razonablemente que la transacción tenga un impacto material adverso en la Fundación.
Ejemplos de transacciones cubiertas son los acuerdos de empleo, los acuerdos de subvención, los contratos o pagos por servicios, los acuerdos de licencia de marcas y los acuerdos de afiliación. El reembolso de los gastos razonables para los negocios de la Fundación no es una Transacción Cubierta, pero está sujeto a las aprobaciones y procedimientos estándar de reembolso de gastos de la Fundación.

Persona interesada.

Una Persona Cubierta cuyos intereses y lealtades externas, incluso debido a una Relación Significativa, dan lugar al Conflicto de Intereses real o potencial que está en cuestión en una situación determinada.

Grupo relacionado.

Una persona o entidad con la que una Persona Cubierta tiene una Relación Significativa.

Relación significativa.

Una relación significativa surge de:
  • una relación familiar estrecha, como cónyuge, padre, hermano, hijo, hijastro, abuelo, nieto, bisnieto, pariente político o pareja sentimental;
  • un interés financiero importante, como una participación total de más del 10% en una entidad; o
  • un papel como funcionario, director, miembro de la junta directiva, socio o empleado.

Identificación de los conflictos de intereses

El primer paso para abordar los conflictos de intereses es identificar los casos en los que existe o puede existir un conflicto. Este paso debe pecar de exceso de inclusión para garantizar que se identifiquen todos los conflictos de intereses.

Cuestionario

Para ayudar a la Fundación a identificar posibles conflictos de intereses, cada Persona Cubierta completará una vez al año un Cuestionario de conflictos de intereses proporcionado por la Fundación, y actualizará su Cuestionario según sea necesario para reflejar los cambios en el transcurso del año. Los cuestionarios se presentarán al asesor jurídico de la Fundación, que será responsable de su custodia. Los cuestionarios cumplimentados estarán disponibles para su inspección por parte de cualquier miembro de la junta directiva, el director ejecutivo y el director financiero, y podrán ser revisados por el asesor jurídico de la Fundación.

Divulgación

Tan pronto como una Persona Cubierta tenga conocimiento de una Transacción Cubierta propuesta o de cualquier otro Conflicto de Intereses potencial, tiene la obligación de revelar su existencia y circunstancias por escrito a la junta directiva, al Consejero Delegado y al Asesor General. Una Persona Cubierta debe informar de todos los posibles Conflictos de Interés de los que tenga conocimiento, incluso si no es una Persona Interesada. En caso de duda sobre si una situación implica un conflicto de intereses real o potencial que requiera ser revelado, el asunto debe ser resuelto por el Presidente de la junta directiva (o el(los) Vicepresidente(s) si el Presidente es una Persona Interesada).

Evaluación de los conflictos de intereses

Después de que se comunique un posible conflicto de intereses a la junta directiva, ésta debe reunir información y determinar si existe realmente un conflicto de intereses. La Junta puede designar un subcomité para que reúna pruebas y haga recomendaciones, pero la determinación final debe ser tomada por la junta en pleno.

Recusación de personas interesadas

Las personas interesadas deben ponerse a disposición de la junta directiva para responder a las preguntas y proporcionar información, en la medida en que lo permita la ley, pertinente al posible conflicto de intereses. Las personas interesadas deberán abstenerse de participar en cualquier debate relacionado con el conflicto de intereses. Las personas interesadas no pueden observar, estar presentes o participar en las discusiones de la junta o de los comités en relación con el conflicto de intereses, excepto cuando sea necesario para responder a las preguntas. Las personas interesadas deberán abstenerse de utilizar su influencia personal para animar a la junta a llegar a una conclusión determinada. Estas obligaciones continúan aplicándose a las Personas Interesadas a lo largo de la evaluación, revisión y aprobación del potencial Conflicto de Intereses por parte de la junta directiva.

Determinación de la junta

La junta directiva, sin la intervención o participación de ninguna persona interesada, revisará las pruebas y determinará si existe un conflicto de intereses. Al tomar su determinación, la Junta deberá considerar si:

  • una Persona Cubierta o una Parte Vinculada recibiría un beneficio (financiero o de otro tipo) de la Operación Cubierta propuesta;
  • una Persona Cubierta estaría en dos funciones conflictivas; o
  • una Operación Cubierta propuesta podría ser percibida como un conflicto de intereses por grupos ajenos a la Fundación.

La discusión se documentará en las actas de la junta, y la determinación se documentará como una resolución de la junta. Se requiere una mayoría de votos para que la junta directiva determine que no existe un conflicto de intereses. Si la junta directiva determina que no existe un conflicto de intereses, el proceso de revisión del conflicto de intereses concluye y las transacciones afectadas pueden proceder como de costumbre.

Abordar los conflictos de intereses

Tras determinar que existe un conflicto de intereses, la junta directiva debe decidir si aprueba cualquier transacción cubierta propuesta. La junta directiva también debe abordar cualquier violación de esta política.

Aprobación de la junta directiva

La junta directiva puede aprobar una operación cubierta por mayoría de votos. Para aprobar una Transacción Cubierta, la junta debe concluir que:

  • tiene conocimiento de todos los hechos materiales relativos a la Transacción Cubierta y de todos los intereses de las Personas Interesadas en la Transacción;
  • la Transacción Cubierta no es un acto de auto-actuación o de otro modo legalmente inadmisible;
  • la Transacción Cubierta beneficiaría a la Fundación y es en el mejor interés de la misma;
  • el costo para la Fundación es justo y razonable, basado en datos de mercado comparables;
  • no es razonablemente posible que la Fundación llegue a un acuerdo más ventajoso para lograr el mismo beneficio que no produzca un conflicto de intereses; y
  • la Operación Cubierta no implica que la Fundación contrate como empleado o contratista a una persona que haya sido miembro de la Fundación Wikimedia en los 6 meses anteriores.

La junta puede consultar a un asesor legal y a otros asesores externos como parte de su determinación. El debate de la junta directiva y la base de su aprobación se documentarán en las actas de la junta directiva, y la aprobación de la junta directiva se documentará como una resolución de la junta directiva.

Violaciones de la política

En el curso del cumplimiento de sus deberes bajo esta política, la junta directiva (o uno de sus comités) puede tener conocimiento de información que le dé motivos razonables para creer que una persona cubierta no ha revelado un conflicto de intereses real o potencial, o que ha violado de alguna manera esta política. En tales circunstancias, la junta directiva informará a la persona afectada de la base de su creencia y le dará la oportunidad de explicar las supuestas violaciones. La junta directiva investigará más a fondo según lo justifiquen las circunstancias, determinará si hubo una violación de esta política y tomará las medidas disciplinarias y correctivas apropiadas.

Administración de la política

Esta política será administrada por la junta directiva. La Junta es responsable de lo siguiente:

  • recibir información sobre las transacciones cubiertas propuestas;
  • revisar las transacciones cubiertas propuestas para determinar si cumplen los criterios de aprobación;
  • mantener la documentación que sea necesaria y apropiada para documentar su revisión de las Transacciones Cubiertas, incluyendo las actas de las reuniones, las resoluciones y las promesas de compromiso personal; y
  • revisar el funcionamiento de esta política e introducir los cambios que considere oportunos.

Acuse de recibo

Cada Persona Cubierta deberá reconocer que ha leído esta política y que la cumple. Se les exigirá que firmen el compromiso personal y que rellenen un cuestionario de conflicto de intereses cuando acepten la función que les somete a esta política. Deberán actualizar y renovar estos compromisos por escrito al menos una vez al año.