利益衝突政策/2021年更新

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簡介

背景

2021年6月,維基媒體基金會的總法律顧問承諾會準備更新維基媒體基金會的利益衝突政策。此政策的當前版本可以在基金會維基上找到。 本政策涵蓋了基金會理事會成員與員工領導層在基金會外可能涉及與其基金會職責利益衝突時,所適用之規則和流程。本政策並不討論因從事編輯其他維基媒體項目所涉及的利益衝突或報酬,這些項目由其他專門的政策來治理。

此政策的更新草案是根據利益衝突示範政策、處理利益衝突的最佳實踐、外部法律專家對非營利治理的指導以及今年早些時候社區討論利益衝突時所提出的要點所編寫的。

此次更新的摘要

當前利益衝突政策裡的許多要素在此次更新中被重寫和重新排列。做這些改變的目的是為增加細節並讓何時適用此政策及所需程序更加清楚。主要的實質性變化請見以下:

  • 將利益衝突政策的適用範圍擴大到前理事和高階主管卸職後的12個月內,與其可能的交易行為。
  • 在理事卸職後的六個月內,禁止理事會批准涉及聘用其為員工或合約型顧問。
  • 為理事會增加「評估利益衝突」此步驟,以明確判斷是否實際上有利益衝突存在。

請求反饋的部分

此次的反饋目標為尋求以下問題的答案:

  • 此政策草案是否有任何方面不夠明確?
  • 是否有任何用語造成閱讀上的疑惑?
  • 政策裡所描述的程序是否會讓讀者產生疑惑?
  • 政策是否有任何遺漏?
  • 您會擔心哪些類型的利益衝突情形?
  • 此政策是否涵蓋這些情形?

下一步

此反饋期將持續至2021年11月22日。

在此反饋期之後,根據社區反饋而所進行的政策修訂將會由基金會的法律團隊和理事會的治理委員會進行審查。

該政策經治理委員會審查後,將提交給全體理事會成員正式通過。

以上所述的步驟其確切的時間取決於理事會與治理委員會的日程安排和其他職責。但是這一切流程都應在2022年3月底之前完成。

政策草案

目的

維基媒體基金會是一個致力於透過追求其免費知識使命為公眾服務的慈善組織。在基金會擔任領導職務的個人有責任以與這個使命一致的方式處理基金會事務,而不為促進其個人利益或任何第三方的利益。 本政策旨在指導維基媒體基金會的理事、長官、高階主管和核心員工識別可能涉及私人利益的情況,這些情況可能會使其對基金會完全忠誠的職責受到質疑。此政策也旨在定義適用於此類任何利益衝突的評估和處理程序。

定義

利益衝突

在以下情形會出現利益衝突:
  • 相關人員其在基金會外的利益與基金會的利益相競爭;
  • 基金會與一個相關人員或一相關方進行相關交易;或
  • 一個相關人員的忠誠度存在分歧。

相關人員

目前擔任維基媒體基金會的理事、長官、高階主管或核心員工,或在過去12個月內曾擔任過此類角色的個人。此處所使用的「核心員工」一詞是依據 美國國稅局表格990裡的定義。

相關交易

在以下列出的兩方之間的交易、協議或其他安排:
  • 基金會與一個相關人員
  • 基金會與一相關方; 或
  • 一個相關人員與另一方,如果可以合理預期此交易會對基金會產生重大不利影響。
相關交易的例子包括雇用協議、補助金協議、合同或服務付款、商標許可協議和附屬協議。因基金會業務的合理花費報銷不屬於此類相關交易,但須遵守基金會規範的費用報銷批准和程序。

利害關係人

因在基金會外的利益和忠誠(包括由於重要關係)而導致在特定情況下有實際或潛在利益衝突的相關人員。

相關方

與相關人員有重要關係的個人或實體。

重要關係

重要的關係來自:
  • 親密的家庭關係,包括作為配偶、父母、兄弟姐妹、子女、繼子女、祖父母、孫子女、曾孫子女、姻親或同居伴侶;
  • 重大財務利益,例如在一個實體中擁有超過10%的總所有權股份;或者
  • 作為長官、主任、理事、合作夥伴或員工的角色。

識別利益衝突

處理利益衝突的第一步為識別存在衝突或可能存在衝突的實例。為了確保所有利益衝突都被識別,應寧願過度納入所有潛在利益衝突相關事件。

問卷

為了幫助基金會識別潛在的利益衝突,每位相關人員每年都應完成由基金會提供的利益衝突問卷,並應根據在年內的變化對其問卷答案進行必要的更新。 問卷應提交給基金會的法律顧問負責保管。已完成的問卷應供任何理事、首席執行官和首席財務官檢查,並可能被基金會的法律顧問審查。

披露

一旦相關人員意識到有相關交易被提議或有任何其他潛在的利益衝突,其有責任以書面形式向理事會、首席執行官和總法律顧問披露上述之存在和情況。 相關人員必須報告其意識到的所有潛在利益衝突,即使本身不是利害關係人。如果對某一情況是否涉及需被披露的實際或潛在利益衝突存有疑問,則該事情必須由理事會主席(或副主席,如果主席是利害關係人)解決。

評估利益衝突

向理事會報告潛在的利益衝突後,理事會必須收集信息並決定此次的報告是否存在實際的利益衝突。理事會可以指定一個小組委員會來收集證據並提出建議,但必須由全體理事會做出最終決定。

利害關係人的迴避

在法律允許的範圍內,利害關係人必須就被提出的潛在利益衝突回答理事會的相關提問並提供資訊。 利害關係人必須迴避任何有關此利益衝突的討論。 利害關係人不得觀察、出席或參與任何理事會或委員會關於利益衝突的討論,除非需要回答問題。利害關係人必須避免利用其個人影響力去鼓勵理事會達成任何特定結論。 在理事會對潛在利益衝突進行評估、審查和批准的過程中,這些義務仍持續適用於利害關係人。

理事會決定

在沒有任何利害關係人涉入或參與的情況下,理事會應審查證據並決定是否存有利益衝突。在做出決定時,理事會應考慮以下:

  • 相關人員或相關方是否將從提議的相關交易中獲得利益(財務上的或其他方面);
  • 相關人員是否會有兩個相互衝突的角色;或者
  • 提議的相關交易是否可能會被基金會以外的其他方視為利益衝突。

討論應記錄於理事會會議記錄中,而最終判定應被記錄為理事會的決議。 理事會需多數決來決定不存在利益衝突。如果理事會決定不存在利益衝突,則此利益衝突審查流程結束,任何受影響的交易都可以照常進行。

處理利益衝突

在確定利益衝突存在後,理事會必須決定是否批准任何提議的相關交易。理事會也必須處理任何對此政策的違規。

理事會批准

理事會可透過多數決批准一相關交易。理事會必須得出以下結論以批准交易:

  • 跟相關交易和所有利害關係人在交易中的利益有關的所有重要事實都已被意識到;
  • 相關交易並非一個自我交易或其他法律不允許的行為;
  • 相關交易將對基金會有利並符合基金會的最佳利益;
  • 根據可比較的市場數據,對基金會而言的成本是公平且合理的;
  • 基金會不可能達成更有利的協議,在不會產生利益衝突的情形下達成相同好處;和
  • 相關交易不涉及基金會雇用過去六個月內曾擔任理事者成為員工或合約型顧問。

理事會可以諮詢法律顧問和其他外部顧問,作為決定過程的一環。理事會的討論及其批准的依據應記錄在理事會會議記錄中,且理事會的批准應記錄為一個理事會決議。

違反政策

在履行本政策規定的職責之過程中,理事會(或其委員會之一)可能會獲悉信息,讓其有合理理由相信一個相關人員未披露實際或潛在利益衝突,或以其他方式違反了此政策。 在這種情況下,理事會應將其依據告知相關人員,並讓相關人員有機會解釋所受指控的違規行為。理事會應根據情況進行進一步調查,確定是否存在違反本政策的行為,並採取適當的紀律處分和糾正措施。

政策行政管理

本政策應由理事會負責執行。理事會負責以下工作:

  • 接收關於被提議的相關交易之披露;
  • 審查提議的相關交易以決定是否符合被批准的標準;
  • 維護必要和適當的文件以記錄對相關交易的審查,包括會議記錄、決議和個人承諾宣示; 以及
  • 審查本政策的運作並時而進行可能合適的更改。

確認

每個相關人員都必須確認他們已閱讀本政策並合規。當相關人員接受會使其受此政策約束的職位時,都應被要求簽署 個人承諾保證書 並填寫利益衝突問卷。相關人員應至少每年一次更新和重新確認這些書面承諾。