Strategy/Wikimedia movement/2018-20/Reports/Movement Strategy Playbook/Use the right collaboration tools/ko

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Use the right collaboration tools

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“ 개방형 팀워크의 이상과

관료적 프로세스,

시스템 및 도구의 현실 간의 균형을

맞추는 것은 실망스러울 수 있습니다.

”

위키미디어 서밋 2019의 그룹 토론

효과적인 팀워크와 공동 작업은 "모두가 스스로 알아내는" 즉석 접근 방식이 아니라 올바른 리듬, 관행 및 도구에 동의하는 것입니다. 올바른 프로젝트 관리 도구를 사용하여 작업을 추적하면 그룹의 효율성을 크게 높이고 비동기 작업을 늘리며 회의 및 이메일의 필요성을 줄일 수 있습니다.

• "저는 위키미디어인이 디지털 도구 등을 사용하여 원격으로 통신하고 연결하는 데 정말 능숙하다는 가정을 가지고 들어왔습니다. 그러나 도전은 *공동* 작업에 관한 것입니다. 위키미디어인들은 개별적으로 작업하는 데 익숙합니다. 공동 작업을 위한 워크플로우는 훨씬 더 어려웠습니다."

작업의 우선 순위를 지정하고 추적하기 위한 명확한 의식을 설정합니다.

작업의 우선 순위를 지정하고 관리하는 데 사용할 도구에 대해 명확한 작업 계약을 체결하십시오. 이것은 또한 불필요한 회의와 이메일을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

• "명확한 회의 구조와 역할이 있으면 팀 전체에서 의사소통을 위한 빈번한 접점이 생성됩니다."
• "훌륭한 내부 팀 회의를 촉진하는 것은 엄청난 양의 감정적 노동이지만 우리가 함께하는 시간이 유익하도록 돕는 데 매우 중요했습니다."
• "주간 마무리 회의는 우리 모두가 한 주의 주요 이정표를 달성했는지 확인하기 위해 수행한 작업을 보고하는 방법으로 성공적이었습니다. 그들은 전체 프로젝트에 걸쳐 공통의 이해를 보장하고 우리가 적시에 적절한 사람들과 적절한 대화를 할 수 있도록 집중하고 보장했습니다."

회의 피로 감소

"너무 많은 회의" 또는 "기본적으로 회의"는 참가자들에게 공통적인 문제입니다.

• "때때로 우리는 의사소통을 과도하게 하고 통화에 빠져들었지만 많은 일이 일어나지 않았고 우리는 루프를 돌고 있었습니다."
• "회의가 너무 많았고 회의에 사람이 너무 많았습니다. 저에게 이것은 팀 목표와 역할에 대한 명확성이 부족하다는 것입니다."
• "또 다른 문제는 모든 사람이 거의 모든 회의에 참석해야 한다는 가정입니다. 실제로는 소수의 주요 이해관계자만 필요한데 말입니다. 이것은 많은 시간을 낭비합니다.”
• "팀 호출은 주요 개장 전 모멘텀 구축, 일몰 단계, 지식과 경험의 교환과 같은 더 높은 수준의 목적을 달성해야 합니다."

도구를 사용하여 작업을 보다 시각적이고 투명하게 만들기

서로 다른 그룹에는 작업과 누가 무엇을 하고 있는지 추적하기 위해 선호하는 방법이나 도구가 있습니다. 중요한 것은 그룹을 위해 작동하는 일종의 공유된 규범이나 관행에 전념하는 것입니다.

• "이벤트 계획 및 여행을 지원하기 위해 아사나 카드로 커뮤니케이션을 하는 것이 생명을 구했습니다! 이를 통해 수백 명의 여행자와 많은 프로세스 사이에서 추적을 잃지 않고 정보를 비동기식으로 얻을 수 있었습니다."
• "누군가가 작업을 명확하게 기록하도록 하면 사람들이 회의에 참석하는 데 도움이 됩니다. 이 후속 조치 및 프로젝트 관리 지원을 제공하기 위해 항상 1~2명의 지원 인력을 두십시오. 팀에서 공유된 투명성과 이해를 창출합니다."
• "[우리 프로젝트 관리자]는 아사나에 대한 모든 주요 정보를 추적하기 위해 매우 열심히 일했습니다. -- 회의, 이정표, 작업 등 저와 다른 사람들을 순조롭게 진행하는 데 도움이 된 이러한 수준의 세부적인 작업에 깊이 감사드립니다."
• "구글 도구를 사용하여 정보를 공유하고 작업을 연결한 것이 많은 도움이 되었습니다. 우리만의 내부 도구가 있었으면 좋았을 텐데, 우리가 갖고 있지는 않지만 꽤 잘 작동했습니다."

각 도구를 사용하는 방법과 시기에 대한 명확한 작업 계약을 설정합니다.

모든 사람의 작업 스타일은 다르며 그룹의 사람들이 이러한 도구를 다르게 사용하는 것은 괜찮습니다. 단, 도구에 대한 명확한 이해와 작업 합의가 있는 한 말입니다.

• "전체 팀이 아사나를 지속적으로 사용했다면 우리의 삶이 더 쉬워졌을 것입니다.따라서 진행 상황, 잠재적인 지연, 지원 및 정보의 필요성을 더 잘 추적할 수 있었을 것입니다."
• "여기서 온보딩이 도움이 됩니다. 도구의 근거와 목적을 설명하십시오. 예를 들어 작업을 절약하는 방법과 추가 노력을 기울이는 방법으로 설명하십시오."
• "디자인, 스타일 및 구조는 이러한 협업 도구를 설정하고사용하는 방법에 큰 영향을 미칩니다. 설계 및 작업 계약에 관한 것이지 '야, 이 도구를 사용해!'라고 말하는 것이 아닙니다."

효과적인 협업을 위한 도구 및 예시

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