Training modules/Keeping events safe/slides/dealing-with-incident-reporters-in-general/el

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης: Γενική αντιμετώπιση αναφορέων

Ο καθορισμός του εάν μια αναφορά είναι έγκυρη ή όχι μπορεί να είναι μια δύσκολη διαδικασία, καθώς ίσως δεν είναι πάντα προφανές ότι η αναφορά παρενόχλησης είναι έγκυρη. Αυτό μπορεί να γίνει σαφές αργότερα, καθώς διατίθενται περισσότερες λεπτομέρειες, εκτός εάν ο διαχειριστής αναφορών γνωρίζει ελαφρυντικές περιστάσεις που τους επιτρέπουν να τον κρίνουν αυτό επι τόπου.

• Να είστε δίκαιοι και αντικειμενικοί. Είναι σημαντικό να αντιμετωπίζονται δίκαια όλες οι εισερχόμενες αναφορές, με αντικειμενικότητα, σεβασμό, ευγένεια και κατανόηση.
• Μη χειρίζεστε μια αναφορά μόνος/μόνη. Ιδανικά θα έχετε τεθεί σε ομάδες των δύο, ώστε να μπορείτε να υποστηρίξετε ο ένας τον άλλον σε αυτή τη διαδικασία.
• Να είστε διαθέσιμοι. Η απόρριψη ατόμων που σας προσεγγίζουν με μια αναφορά για πιθανή παρενόχληση μπορεί να είναι καταστροφική γι΄αυτούς. Το να βρείτε χρόνο να καθίσετε μαζί τους αμέσως βοηθά στο να καθιερωθεί μια αρχική σχέση εμπιστοσύνης και επιτρέπει την μερική άμβλυνση του άγχους τους.
• Βρείτε έναν ιδιωτικό ή ήσυχο χώρο όπου ο/η αναφορέας μπορεί να νιώσει άνετα και αρκετά ασφαλής για να μοιραστεί λεπτομέρειες. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να συγκεντρώσετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το περιστατικό προτού μπορέσετε να προσδιορίσετε την εγκυρότητα της αναφοράς ή τα επόμενα βήματα. Αυτό ισχύει ακόμη και για τις δημόσιες αναφορές, καθώς μπορεί να βοηθήσει στο να ηρεμήσουν τα εμπλεκόμενα στο περιστατικό άτομα.
• Δώστε στον/στην αναφορέα δυνατότητα επιλογής ως προς το άτομο στο οποίο προτιμούν θέλουν να αναφέρουν το θέμα. Καθορίστε εάν αισθάνονται άνετα να μιλήσουν σε σας. Εάν όχι, δώστε τους τη δυνατότητα να μιλήσουν με ένα άλλο μέλος της ομάδας διαχείρισης έκτακτων περιστατικών. Αυτό βοηθάει ιδιαίτερα τον/την αναφορέα σε καταστάσεις που συνεπάγονται έντονου άγχους.
• Να είστε παρόντες. Βεβαιωθείτε ότι είστε όχι μόνο σωματικά αλλά και διανοητικά παρόν/παρούσα. Αυτό βοηθά στην επικοινωνία, την ανταλλαγή, την κατανόηση και στη συνέχεια στη βοήθεια.
• Ακούστε. Ακούστε ουσιαστικά. Αποφύγετε διαπληκτισμούς, εκτιμήστε τι λέει ο/η αναφορέας. Δώστε τους χρόνο να πουν αυτό που έχουν να πουν.
• Κατανοήστε. Μόλις ο/η αναφορέας εκφράσει μια πλήρη σκέψη ή συναίσθημα, ενημερώστε τον ότι το κατανοείτε. Μπορείτε να αναδιατυπώσετε τι λέει ο/η αναφορέας με δικά σας λόγια, δίνοντάς του/της έτσι τη δυνατότητα να επιβεβαιώσουν εάν η κατανόησή σας για το ζήτημα που αναφέρθηκε είναι ακριβής ή χρειάζεται διευκρινίσεις ή τροποποιήσεις.
• Δείξτε εμπάθεια. Προσπαθήστε να προσδιορίσετε πώς αισθάνεται ο/η αναφορέας. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη κατανόηση, που συμβάλλει στην εδραίωση της εμπιστοσύνης. Αυτό μπορεί, με τη σειρά του, να οδηγήσει εσάς και τον/την αφορέα στην καλύτερη διαχείριση του αναφερόμενου προβλήματος.