AG Verantwortungsstruktur
Die Arbeitsgruppe
[edit]Arbeitsgrundlage und Aufgaben
[edit]Arbeitsgrundlage der Arbeitsgruppe Verantwortungsstruktur ist ein Beschluss der Mitgliederversammlung von Wikimedia Deutschland vom 21. März 2009, die damit einem Antrag von Sebastian Moleski folgte. Abweichend vom Originalantrag wurde vor der Abstimmung die Anzahl der Mitglieder der Arbeitsgruppe angepasst.
Die Mitgliederversammlung möge beschließen:
- Die Mitgliederversammlung sieht es als Anforderung für eine verantwortungsvoll handelnde Organisation, die Geschäftsleitung von einem von ihr unabhängigen Gremium kontrollieren und beaufsichtigen zu lassen. Dies entspricht unter anderem auch den Vorgaben für das anerkannte DZI-Spendensiegel.
- Die Mitgliederversammlung erkennt an, dass die gesetzlichen Bestimmungen und die einschlägige Rechtsprechung von einer direkten Verantwortung und unmittelbaren Haftung des Vorstands als einzigem gesetzlichen Vertreter des Vereins für dessen Geschäftsführung ausgehen. Die damit notwendige direkte Kontrolle und Bestimmung der Vereinsaktivitäten ist im ehrenamtlichen Rahmen nur eingeschränkt erfüllbar.
- Die Mitgliederversammlung nimmt ihre Verantwortung als oberstes Gremium des Vereins wahr und setzt eine „Arbeitgruppe Verantwortungsstruktur“ mit den folgenden Aufgaben ein:
- die bestehenden strukturellen Defizite unter Berücksichtigung der weiteren Entwicklung des Vereins festzustellen und zu dokumentieren,
- ein Modell für die zukünftige Strukturierung der Funktionen „Geschäftsleitung“ und „Kontrolle der Geschäftsleitung“ zu entwickeln,
- dieses Modell den Mitgliedern zur elektronischen Diskussion zu stellen,
- das Modell auf einer außerordentlichen Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vorzustellen.
- Der Vorstand wird beauftragt, die außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, sobald die Arbeitsgruppe dem Vorstand mitteilt, dass ein vorstellbares Modell vorliegt. (Gestrichener Zusatz aus dem Originalantrag: Die außerordentliche Mitgliederversammlung ist jedoch nicht später als zum 30. Juni 2009 einzuberufen.)
- Die Arbeitsgruppe setzt sich zusammen aus:
- zwei (im Originalantrag drei) Mitglieder des Vorstandes, ernannt vom Vorstand
- einem (im Originalantrag allen) Kassenprüfer
- einem Volljuristen mit Schwerpunkt Vereinsrecht, ernannt vom Vorstand auf Empfehlung der Rechtsanwaltskanzlei JBB
- zwei (im Originalantrag drei) Mitglieder des Vereins, die nicht Vorstandsmitglieder, Vereinsmitarbeiter oder Kassenprüfer sind, ernannt von der Mitgliederversammlung
- Die Arbeitsgruppe wählt einen Vorsitzenden aus seiner Mitte. Der Vorsitzende berichtet dem Vorstand wöchentlich über den Fortschritt bei der Erfüllung der gestellten Aufgaben.
- Die Beratungen der Arbeitsgruppe sind nicht öffentlich. Es wird bei jeder Sitzung ein Protokoll angefertigt. Die weitere Geschäftsordnung legt die Arbeitsgruppe selbständig fest.
- Auszug aus dem Protokoll (veröffentlicht am 16. April 2009)
Der von Sebastian Moleski eingebrachte Antrag wurde nach kurzer Aussprache wie folgt geändert:
- Punkt 5, Absatz a: zwei Mitglieder des Vorstandes, ernannt vom Vorstand
- Punkt 5, Absatz b: ein Kassenprüfer
- Punkt 5, Absatz d: zwei Mitglieder des Vereins […]
Abgegeben wurden 49 Stimmen
- Ja: 40
- Nein: 0
- Enthaltungen: 9
Der (geänderte) Antrag von Sebastian Moleski wird angenommen.
Die Mitgliederversammlung wählt Ron Affelt einstimmig zum Vertreter der MV in der Arbeitsgruppe, und bestimmt, dass ein zweiter Vertreter durch die Arbeitsgruppe berufen werden kann, der die in Punkt 5, Absatz d, genannten Anforderungen erfüllt.
Mitglieder
[edit]- Alice Wiegand (Vorstand)
- Michail Jungierek (Vorstand)
- Martin Zeise (Kassenprüfer)
- Ron Affelt (Vereinsmitglied)
- Oliver Brexl (Rechtsanwalt)
Ein weiterer Vertreter der Mitgliedschaft fand sich nicht, so dass der grundsätzlich vorgesehene zweite Platz für ein Vereinsmitglied nicht besetzt wurde.
Ablauf
[edit]Die AG Verantwortungsstruktur traf sich am 22. April erstmalig in Berlin, um die ihr gestellten Aufgaben zu diskutieren und die weitere Vorgehensweise festzulegen. Neben mindestens einem weiteren Treffen sollte der Hauptteil der Kommunikation in Telefonkonferenzen stattfinden. Es wurde eine google-group erstellt, um gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können und den Austausch von Informationen zu erleichtern.
Michail Jungierek erklärte sich bereit, eine Mängel-Analyse zu erstellen, die als Grundlage für die weiteren Beratungen und Bearbeitungen diente. Der Austausch über den status quo wurde Juni abgeschlossen und unterschiedliche Konzepte angerissen. Es gab ein weiteres Treffen Ende Juni, auf dem Vor- und Nachteile angedachter Modelle diskutiert und die erste tabellarische Aufstellung entwickelt wurden. Sie ist Grundlage der im Abschnitt Vorschläge dargestellten Ergebnisse.
Michail Jungierek und Oliver Brexl stellten die Zwischenergebnisse auf der Klausurtagung des Vorstands im September 2009 vor und erörterten dort, welche der Vorschläge detaillierter untersucht werden sollten. In der Folge wurde die Zusammenstellung der Maßnahmen weiter überarbeitet.
In der Telefonkonferenz im März 2010 wurde festgestellt, dass die Arbeitsgruppe die in der letzten Mitgliederversammlung beschlossene Aufgabenstellung mit dem bisherigen Ergebnis nicht vollständig abdeckt. Insbesondere wurden keine konkreten Modelle für Strukturveränderungen erarbeitet, die Vorschläge bleiben allgemein und lassen sich noch nicht unmittelbar auf die Vereinssituation abbilden. Um den Mitgliedern dennoch die Möglichkeit zu geben, an den Arbeitsergebnissen teilzuhaben und sie zu kommentieren und zu ergänzen, wurde beschlossen, den jetzigen Stand zu veröffentlichen und zur Diskussion zu stellen.
Protokolle der Arbeitsgruppe:
Gesammelte Erfahrungen
[edit]Gründe für die mangelhafte Umsetzung des Beschlusses liegen in der Komplexität der Aufgabenstellung und in der Verfügbarkeit der Arbeitsgruppen-Mitglieder. Bereits in der ersten Sitzung im April stellte die Arbeitsgruppe fest, dass der angedachte Zeitplan (außerordentliche Mitgliederversammlung im Juni 2009) nicht eingehalten werden kann, da sowohl Analyse als auch Modell-Entwicklung Zeit für Recherche und Untersuchung benötigen. Darüber hinaus bedarf es für eine sachgerechte Diskussion und Analyse tiefer gehende Kenntnisse im Vereins- und Steuerrecht und in anderen Rechtsgebieten.
Die notwendigen Aufgaben wurden verteilt und die Teil-Ergebnisse waren Ausgangspunkt für weitere Überarbeitungen. Im Laufe der Zusammenarbeit kam es häufig zu Verzögerungen, Terminabsagen und -verschiebungen, weil die verfügbare Zeit der Mitglieder aus beruflichen oder persönlichen Gründen begrenzt war und die weitere Überarbeitung des Entwurfs einen tiefen Einstieg in die jeweilig betroffenen Themengebiete erforderte, der in der angedachten Zeit nicht zu bewältigen war.
Die Erarbeitung einer solchen Expertise durch eine Gruppe von Freiwilligen ist wie jede durch Freiwillige übernommene Aufgabe unmittelbar abhängig vom persönlichen Engagement und der Verfügbarkeit der einzelnen Mitglieder. Der Vorteil, die individuellen Vorstellungen der Partizipanten und ihre Nähe zur Organisation in die Ergebnisse einfließen zu lassen, geht einher mit dem Nachteil, nur wenig direkten Einfluss auf Zeitpunkt und Art der Ergebnisse nehmen zu können. Leider nahm nur ein Vereinsmitglied die Chance war, sich aktiv an den zukunftsrelevanten Fragen des Vereins zu beteiligen, so dass die erwartete Vielfalt unterschiedlicher Standpunkte und Sichtweisen nur bedingt realisiert werden konnte.
Diskussion
[edit]Grundlage für die im Antrag geforderte elektronische Diskussion ist die nachfolgende Zusammenstellung der Mängelanalyse und der Vorschläge der Arbeitsgruppe. Plattform ist die Diskussionsseite.
Ziel der Diskussion ist, gemeinsam mit Mitgliedern und Interessierten die Maßnahmen zu ermitteln, die die besten Möglichkeiten für eine verantwortungsgerechte Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb der Vereinsstruktur bieten, um diese in einem weiteren Schritt detaillierter ausarbeiten zu können.
Die Ergebnisse
[edit]Mängelanalyse
[edit]Durch Befragungen jetziger und ehemaliger Vorstandsmitglieder, Recherche von Diskussionen in der Wikipedia, sowie in den Beratungen der Arbeitsgruppe wurden folgende Defizite der Struktur des Vereins erkannt:
a. Der Erfolg der Wikipedia und anderer Wikimedia Projekte führt zu gestiegenen Anforderungen an die Leistungsfähigkeit des Vereins (z. B. Projektarbeit, Spendengewinnung, Öffentlichkeitsarbeit), was nicht mehr allein durch ehrenamtliche Tätigkeit abgedeckt werden kann.
b. Die Entscheidung über die Verwendung der Spendeneinnahmen liegt bei Vorstand und Mitgliederversammlung, was zuweilen zu Irritationen und Unverständnis in den Wikimedia-Projekten führt.
c. Es besteht die Möglichkeit, dass der ehrenamtliche Vorstand trotz Bestellung eines hauptamtlichen Geschäftsführers auch ausführend geschäftsführend und nicht nur überwachend bzw. zielvorgebend tätig wird. Daraus können Kollisionen im Tagesgeschäft und unklare Verantwortlichkeiten resultieren.
d. Die Aufgabenverteilung zwischen Planern, Entscheidern und Machern ist unklar.
e. Geschäftsführung besitzt Informationsmonopol gegenüber Vorstand und Mitgliedern.
f. Der hauptamtliche Geschäftsführer ist zwar verantwortlich für die Ausführung, kann aber als Angestellter des Vereins nicht unmittelbar für Fehlverhalten haftbar gemacht werden.
g. Die Weisungsbefugnis über den hauptamtlichen Geschäftsführer liegt bei dem ehrenamtlichen Vorstand. Sofern hier wenig Erfahrung als Arbeitgeber oder Vorgesetzter vorliegt, kann es zu fehlenden oder mangelnden Vorgaben und Arbeitsanweisungen führen.
h. Vorgaben für das Controlling der hauptamtlichen Mitarbeiter durch den Vorstand und das Berichtswesen existieren nur in geringem Umfang.
i. Die Haftung für fehlerhaftes Verhalten der hauptamtlichen Mitarbeiter verbleibt beim ehrenamtlichen Vorstand. Auch wenn die Satzung diese auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt, betrifft dies insbesondere die Haftung bei Fragen der Steuer und der Abführung von Sozialabgaben.
Vorschläge
[edit]flankierende Maßnahmen | ||||
Nr. | Beschreibung | Vorteile | Nachteile | Umsetzung |
1.1 |
Externe Gehaltsbuchhaltung Abrechnung und Buchhaltung der Personalkosten erfolgt durch einen externen Dienstleister, nicht durch die Geschäftsstelle selbst. Mit einer Trennung werden Ausführung und Einhaltung von Fristen und rechtlicher Vorschriften vom Tagesgeschäft der Mitarbeiter entkoppelt. |
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1.2 |
Haftpflichtversicherung für Organe (D&O) Eine D&O-Versicherung wird abgeschlossen, um das Risiko der persönlichen Haftung der Vorstandsmitglieder zu mindern. Eine D&O-Versicherung ist eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung für Organe von Unternehmen und Organisationen. Versichert werden im Regelfall Vermögensschäden, die durch nicht-vorsätzliche Sorgfaltspflichtverletzungen im Innen- und Außenverhältnis entstanden sind. |
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1.3 |
Beschluss des Jahresbudgets durch die Mitgliederversammlung Die Mitgliederversammlung beschließt jährlich das geplante Jahresbudget und nimmt dadurch unmittelbar Einfluss auf die Mittelverwendung und die Realisation geplanter Initiativen und Projekte. Auch wenn der Verein durch den Vorstand vertreten und geführt wird, ist die Mitgliederversammlung das oberste Organ des Vereins. Derzeit findet die jährliche Mitgliederversammlung satzungsgemäß im jeweils ersten Halbjahr statt. Eine Bestätigung der letztjährigen Mittelverwendung durch die Mitgliederversammlung findet erst im Nachhinein durch die Entlastung des Vorstands statt. Für den Vorstand bedeutet dies, dass er unter Umständen über einen bestimmten Zeitraum hinweg ohne Rückendeckung der Mitglieder arbeitet, auch wenn er dies im Interesse des Vereins tut. Zwar besteht die Alternative, für besonders wichtige Entscheidungen eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, dies erscheint jedoch wenig praktikabel und kann vor allem in zeitlicher Hinsicht (Ladungsfristen) ein schnelles Agieren verhindern. Möglich wäre eine projektbezogene Budgetplanung für das kommende Jahr aufzustellen und diese von der Mitgliederversammlung genehmigen zu lassen. Innerhalb der Grenzen der jeweiligen Budgets kann der Vorstand über die Verwendung der Mittel entscheiden. Dies gibt dem Vorstand die erforderliche Handlungsfreiheiten, im Einvernehmen mit den Mitgliedern den Verein zu führen. |
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1.4 |
Zusätzliche Rechte für Kassenprüfer Kassenprüfer erhalten das explizite Recht, jederzeit die Buchhaltung des Vereins und die satzungsgemäße Verwendung der Gelder zu prüfen und jederzeit und ohne Vorankündigung alle die Finanzen des Vereins betreffenden Unterlagen einzusehen. Die Prüfungen könnten auch auf einen wesentlich kürzeren Rhythmus als die derzeitige jährliche Prüfung verpflichtend festgeschrieben werden, z.B. vierteljährlich. Den Kassenprüfern wird durch eine zu ändernde Satzung das Recht eingeräumt, bei erkannten Unstimmigkeiten, eine außerordentliche MV einzuberufen. Für den zusätzlichen Arbeitsaufwand könnte in der Satzung (oder durch einfachen Beschluss der Mitgliederversammlung) festgelegt werden, dass den Kassenprüfern für die zusätzlichen Pflichtprüfungen eine Aufwandsentschädigung gezahlt werden kann. |
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1.5 |
Testat des Jahresabschlusses Der Jahresabschluss wird durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft und testiert. |
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1.6 |
Feste Vorstands-Ressorts mit Budgetverantwortung Innerhalb des Vorstand werden thematische Ressorts gebildet, die mit je einem Budget ausgestattet werden. Die Verwendung der Ressortbudgets liegt in der Verantwortung der jeweiligen Ressortmitglieder. Grundsätzlich sind alle Mitglieder des Vorstands für alles verantwortlich (gesamtschuldnerische Haftung). Im Falle einer Geschäftsverteilung ist der jeweilige Vorstand in einem Bereich eigenverantwortlich tätig, die anderen Mitglieder des Vorstands haften nicht mehr automatisch als Gesamtschuldner. Ein Haftung der anderen Mitglieder des Vorstands tritt jedoch dann ein, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass das betreffende Vorstandsmitglied seinen Pflichten nicht gerecht wird; es müssen dann die anderen Vorstandsmitglieder sofort eingreifen. |
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strukturändernde Maßnahmen | ||||
Nr. | Beschreibung | Vorteile | Nachteile | Umsetzung |
2.1 |
Ehrenamtliches Präsidium/Hauptamtlicher Vorstand Ein hauptamtlicher Vorstand ist verantwortlich für die Geschäfte und leitet die Geschäftsstelle. Die Anstellung eines zusätzlichen Geschäftsführers entfällt. Der hauptamtliche Vorstand wird durch ein ehrenamtliches Präsidium bestellt, er könnte auch aus lediglich einer Person bestehen. Besteht der Vorstand aus mehreren Mitgliedern, kann das 4-Augen-Prinzip und eine Vertreterregelung sichergestellt werden. Die Satzung (oder GO) muss regeln, inwieweit das Präsidium weisungsbefugt ist und wie es die Arbeit des Vorstandes bestimmen darf. Es ist ebenfalls möglich, Mitglieder des Vorstandes (z.B. der 1. Vorsitzende) kraft ihres Amtes Mitglied des Präsidiums werden zu lassen. Die Aufgaben des jetzigen Vorstands finden sich bei einer solchen Lösung im Präsidium wieder. |
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2.2 |
Teilweise hauptamtlicher Vorstand Ein Teil des durch die MV gewählten Vorstandes wird durch den Verein für seine Vorstandstätigkeit bezahlt. Das kann zum Beispiel für den Ersten Vorsitzenden oder für den gesamten BGB-Vorstand gelten. Die anderen Mitglieder des Vorstandes wären weiterhin ehrenamtlich tätig. |
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2.3 |
Auslagerung der Geschäfte in eine gGmbH, Stiftung o.ä. Es wird eine gGmbH, eine Stiftung oder eine juristische Person anderer Rechtsform gegründet, die die Geschäfte des Vereins ausführt. Der Vorstand hat reine Überwachungs- und Steuerungsfunktion, Zuweisung der Gelder projektbezogen und auf Grundlage eines jährlichen Budgets. Die folgenden Aussagen sind unabhängig von der gewählten Rechtsform der zusätzlichen juristischen Person. |
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