Grants:IdeaLab/Towards a New Wikimania/de

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This page in a nutshell: This consultation was initiated to discuss what you value about Wikimania and movement conferences, and to discuss changes around the planning process for Wikimania. Please review the information below and provide feedback using the survey linked at the bottom of the page.


Towards a New Wikimania
Wikimania logo with text.svg
Entwicklung von gemeinsamen Werten für Wikimedia Konferenzen und Rekonstruktion des Planungsprozesses der Wikimania
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idea creator
Siko (WMF)
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project manager
EYoung (WMF)
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community organizer
I JethroBT (WMF)
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researcher
Shouston (WMF)
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volunteer
বলরাম
beitreten
endorse
created on23:31, 1 December 2015 (UTC)


Hintergrund

Wikimedia movement conferences include:

  • Wikimania - traditionally a conference for everyone who participates in the Wikimedia movement
  • Wikimedia Conference - traditionally a conference for Wikimedia affiliate organizations (Chapters, Thematic organizations, User Groups, and Wikimedia committees) in addition to Wikimedia Foundation staff.
  • Regional or country focused conferences - regional community gatherings (e.g. WikiArabia, Iberocoop Conference, Central and Eastern Europe (CEE)), or country-specific Wikimedia Conferences (e.g. WikiCon USA)
  • Thematic conferences - global community gatherings focused on particular themes Diversity Conference, Wikisource Conference, Global Hackathons, GLAMWiki Conference


Idea

Was ist das Problem Sie versuchen zu lösen?

Die Wikimedia-Bewegung investiert wertvolle Ressourcen in Wikimania, darunter viel Zeit und Energie von Freiwilligen und bezahlten Mitarbeitern, aber wir haben noch nicht gebaut, ein gemeinsames Verständnis der Ergebnisse wir mit diesen Ressourcen erreichen wollen. Als Ergebnis ist es schwierig zu wissen, ob Wikimania ist Bedürfnisse der Bewegung treffen.

In den vergangenen 10 Jahren hat es eine Zunahme der Anzahl, Umfang und Komplexität der Wikimedia-Bewegung Konferenzen. Als größte Bewegung Konferenz Wikimania Insbesondere ist weiter gewachsen.

Die Gesamtausgaben von WMF für Wikimania 2015 in London und 2015 in Mexiko, einschließlich aller Reisen, Unterkünfte, Stipendien, Support-Mitarbeiter und direkte Konferenzkosten , war ~ $ 1.000.000 USD, mit 1.520 Teilnehmern für London und 800 für Mexiko. Wie werden wir (als Wikimedianer Konferenzveranstalter, Geldgeber, Gastgeber, Referenten, Besucher, etc.) wissen, ob die Ressourcen, die wir in Wikimania gestellt werden Bedürfnisse der Bewegung treffen?

'Problem 2:' Die Art und Weise, die Wikimania organisiert und ausgeführt ist organisch gewachsene, mit kleinen Änderungen verabschiedet, um individuelle Probleme zu lösen. Als Ergebnis wurde eine Reihe von Fragen offen gegenüber dem Vorjahr blieb. Das Ausschreibungsverfahren für die Gastgeber, und unklare Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Gruppen bei der Herstellung Wikimania passieren jedes Jahr beteiligt sind zwei Bereiche von besonderer Bedeutung. An dieser Stelle größer strukturellen Veränderungen scheinen notwendig sein. Aber welche Form von Änderungen an Wikimania Bedürfnissen der Bewegung am besten unterstützen?

Based on conversations with past Wikimania hosts, committees related to Wikimania (e.g. Jury Committee, Steering Committee, Program Committee), WMF Staff, and community volunteers and participants, the following issues have been identified. You can edit this table to add other issues, if you like.

Area Issues
Outcomes & Connections between conferences
Expand
  1. Wikimania does not have a set of clearly articulated goals or target outcomes
  2. Movement conferences have very few explicit connections between each other (e.g. continued and progressive conversations; connection between Program topics)
Roles & Responsibilities
Expand
  1. WMF has played many different roles in regards to Wikimania, but that role has changed each year. The on-going role of WMF in Wikimania remains unclear (i.e. are they just a funder or an active participant?).
    • As background, WMF has been involved in activities across every part of Wikimania, for example: (1) Pre-conference: funding, planning travel, and conference logistics (2) During the conference: hackathon organization, organizing special workshops and (3) Post conference: Wikimania survey and analysis.
  2. Unclear decision making authority between multiple committees and WMF, particularly around two decisions:
    1. Deciding the host country, community, and conference venue:
      • Jury Committee - Reviews and votes on community bids and makes a recommendation on the final host country/community.
      • Steering Committee - An advisory group comprising of former Wikimania organizers. This groups "blesses" the Jury Committee recommendation, but has no veto power.
      • WMF - Makes final decision / approval, based on Jury recommendation and site visits to potential host countries/communities.
    2. Deciding the conference program:
      • Program Committee - Decides presentations & talks to be included in final Wikimania program
      • WMF - No staff involvement at this time, but there are WMF staff members who participate in their volunteer capacity as potential speakers and workshop organizers.
      • Role of the local organizing committee is currently not consistent year to year (they do work closely with program committee and sometimes are responsible for special tracks and invited talks)
  3. Role or participation of local affiliate varies depending on local community / host leadership
Process
Expand
  1. Bid system
    • Competitive nature of the bid system damages relationships - people who invest time in bids and "lose" are demoralized.
    • A significant amount of volunteer time is spent on preparing bids, sometimes leading high-potential bids to drop out
    • No formal rules govern how Wikimania should rotate locations / geographic regions.
    • Mismatch between local community capacity/leadership/interest in hosting and the logistics/expense of hosting
  2. Event coordination
    • High risk of volunteer burnout, depending on size of local community and volunteers
    • A specific skill set is required for organizing and hosting a major conference, though the hiring of the WMF Events Manager has mitigated this in recent years
  3. Short timescales in booking venues results in higher costs.
Communication & Resources
Expand
  1. Need to balance between the need for private due-diligence discussions (e.g. Negotiation of contract with main venue) and the need for public communication and open accountability.
  2. Documentation on planning and running conferences is outdated, needs improvement, or is not easily accessible / located.
  3. Many conference sessions lack adequate documentation (e.g. videos or notes) and are not centralized.
  4. When processes change or are improved (e.g. scholarships), those changes are either not well communicated or broadly understood

Was ist Ihre Lösung?

Anstatt weiter, kleine Änderungen vorzunehmen, um einzelne Probleme anzugehen, wie sie entstehen, nehmen wir diese Gelegenheit, um eine umfassendere Sicht zu nehmen. Betrachten wir, welche Ergebnisse wir Wert von Bewegung Konferenzen wie Wikimania und überlegen, welche Form der Wikimania uns am besten als eine Bewegung für die Zukunft dienen könnte. Von diesem Gesamtbild, können wir dann beginnen, zusammen zu spezielleren Prozessverbesserungen zu arbeiten. Die Ergebnisse dieser Konsultation werden beginnen, implementiert werden beginnend im Jahr 2018.

Ziel

Diese Konsultation wird zwei große Probleme zu lösen:

  1. Anzahl Gebaeude gemeinsames Verständnis Wikimania Wert, im Zusammenhang mit anderen Bewegungs Konferenzen
  2. Rethinking Die Gesamtform Wikimania für 2018 und darüber hinaus, mit Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten

Timeline

15. Dezember 2015 Beratung startet für öffentliche Eingangs
18. Januar 2016 Beratung Enden
8. Februar 2016 Report back findings and next steps
März-Mai 2016 Beginnen Sie die Verlegung Grundpilot Änderungen für 2018
Von 21. bis 28. Juni 2016 Wikimania 2016
September bis Dezember zum Jahr 2016 Analysieren Sie Ergebnisse aus Wikimania 2016 zum Einbau in 2018 Pläne, abzuschließen Auswahl für 2018

Ausgabe 1: Gebäude gemeinsames Verständnis Wikimania Wert

Die folgende Erklärung wurde durch Aggregation quantitativen und qualitativen Daten und Zeugnisse aus vergangenen Konferenzen Bewegung gebaut.[1] [2] [3] [4]

The value of Wikimedia movement conferences

Gathering together at a movement conference helps to deepen and strengthen our relationships, both within our communities and as a global movement.

Es gibt drei Möglichkeiten dieses Ergebnis zu sehen:

'Auf einer Konferenz oder jederzeit nach der Konferenz 1. Durch die Zusammenarbeit gemeinsam an Projekten oder in Gruppen '(zB Benutzergruppen, Ausschüsse)' . 'Diese Projekte oder Gruppen organisiert werden.
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(Expand to see stories)

FloNight, Rosiestep, and I already knew each other before Wikimania 2015 in Mexico City. But at Wikimania this year, we came together and were inspired to form the WikiWomen's User Group, a group that provides "a space for women on Wikimedia to collaborate on projects, discuss issues, socialize with each other, and a space for Wikimedians to work on gender-related issues." Wikimania inspired us to create the group because we were able to have those inspiring conversations in person that wouldn't have happened over email. As of December 2015, there are now 74 members.

— Keilana from Wikimania 2015

It was only looking backwards in late 2014 that I, The Interior, Sadads, and Nikkimaria realized all four of us leading the The Wikipedia Library had met in person for a weekend-long GLAM Bootcamp in Washington D.C in 2013 over a year before. We shared a coincidental interest in GLAM, but it wasn't the particular subject that brought us together those three days: it was the personal connection, rapport, familiarity, and sense of possibility we developed. By socializing in a shared 10-bed hostel, sharing day-long discussions around a conference table at the National Archives, taking breaks to explore historical monuments, and spending nights crafting hilariously well-referenced Wikipedia trivia articles, we were unknowingly laying the foundation of the Wikipedia Library’s core. At an event only designed to give us the basics, what we really came away with was the basis of trust and drive to come together again with an instant sense of confidence and possibility.”

— Ocaasi about GLAM Bootcamp in 2013


2. Durch unsere Erfahrungen und das Lernen aus den Erfahrungen anderer.
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User:Soni and I attended Wikimania 2014 in London, and we were able to attend two roundtable discussions on helping new users getting started on Wikimedia projects, and how best to retain their participation. Both of these discussions highlighted two things that help engage and retain new users: (1) personalizing invitations and (2) making a personal connection that shows there is a human behind the username. These discussions informed some of the aspects of the mentorship space we were creating, The Co-op. The roundtable discussions motivated our decisions to prepare semi-personalized invitations, create user profiles that included more personal information (such as a free-hand description on why the mentor / learner was in the space), and to recognize the achievements of successful new editors.

— I JethroBT from Wikimania 2014

My first CEE (Central and Easter European) Wikimedia Meeting was in Kiev in December 2014. Me and the other two Bulgarians who attended heard for the first time of the Wiki Loves Monuments and the Wiki Loves Earth contests. Actually, I had heard of WLM, but having no Freedom of Panorama and no Fair Use in Bulgaria, I had immediately ruled it out that we could ever have a Bulgarian edition of WLM. The truth was that from our colleagues from CEE we learned a lot about how to set up the contest in a way that avoids the Freedom of Panorama problems, and in 2015 Bulgaria joined both contests for the first time. That wouldn't be possible if we hadn't learned from the experiences other people shared at a real life event, with all these seeable and touchable WLM and WLE framed photos, calendars, postcards, beer coasters and pin buttons. It was really inspiring!

— User:Spiritia, about the Central and Eastern Europe (CEE) Conference in 2014


'3. Mit der Lösung von Problemen, oder Fortschritte in Richtung der Lösung von Problemen. 'Face-to-face Gespräche geben uns die Möglichkeit, über die Probleme des täglichen Lebens Wiki (zB Gemeinschaftspolitik, Rechtsberatung, Benutzerinteraktionen, etc.) zu sprechen, und wie sie adressiert werden.
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The first WikiArabia conference was held this year in Tunisia, as the “first annual conference for Wikipedians and Wikimedians from across the Arabic world.” One session at this conference focused on “Arabic Wikipedia policies and suggestions for new solutions”, where attendees discussed how to address old or outdated policies that needed to be updated. One solution proposed was to establish a committee of users (admins and editors with sufficient experience) to review a policy periodically. When the conference organizers followed-up after the conference with an admin, they confirmed that some of the policies were actually reviewed after the conference!

—  Vivaystn from WikiArabia 2015


Der einzigartige Wert von Wikimania

Die obigen Ergebnisse können in einer Menge von verschiedenen Bewegungsereignisse zu erkennen. Ja, welche Ergebnisse kann / muss die Bewegung zu erzielen bei Wikimania und nirgendwo sonst? Bitte besuchen Sie die Diskussionsseite oder mit der Umfrage, Ihre Gedanken zu sowohl den Wert der Wikimania und der Wert der Bewegung Konferenzen in allgemeinen zu teilen!

Ausgabe 2: Überdenken der Gesamtform Wikimania

Aktuelle Form (bis 2015)
Host Selection
  • Ausschreibungen
  • Jury wählt einen Host aus vielen Angeboten
  • WMF macht Due Diligence und genehmigt Auswahl und Finanzierung

Program Setup

  • Kernprogrammkomitee ist jedes Jahr gleich.
  • Host Beteiligung an Programm wird in der Regel über Terminplanung, Sonderspuren, Keynotes und eingeladene Vorträge konzentriert.
logistische Unterstützung

Lokalen Host empfiehlt Ort und übernimmt auch:

  • lokalen Sponsoren, Öffentlichkeitsarbeit, und Konferenz Freiwillige
  • Empfänge & Unterhaltung
  • ladenen Referenten / Themen Titel des Programms.

WMF Events Manager übernimmt:

  • Verhandlungen und Verträgen über Veranstaltungsort und Unterkunft
  • Stipendienprogramm
  • Veranstaltung Budget und Zeitplan, allgemeine Sponsoren
  • Erleichterung für die Ausschüsse, Bieter und Techniker

Current roles

Host: The organization or team representing the region where Wikimania is held.

Program Committee: Group responsible for requesting and selecting sessions to include in the Wikimania program.

Jury: Group currently responsible for selecting the host.

Steering Committee: Group tasked with making recommendations to members of the jury for the host selection process, and generally advising Wikimania hosts.

WMF Events Manager: WMF's main point of contact for Wikimania coordination

Optionen für neue Formen 2018-2021

Unter Berücksichtigung der Ergebnisse Wikimedianer zielen darauf ab Wikimania oder eine andere Bewegung Konferenzen zu erreichen, betrachten wir einige Ideen, welche neue Form (en) könnten diese Ergebnisse am besten unterstützen. Fühlen Sie sich frei, um Verbesserungen auf diese Optionen vorschlagen oder fügen Sie Ideen für andere Optionen auf der Diskussionsseite! Beachten Sie, dass Wikimania 2016 wird auch noch mit einem neuen Format [5] - Lehren aus diesem Experiment gelernt, sollte auch in Zukunft Formulare für 2017 und darüber hinaus zugeführt werden .[6] - lessons learned from this experiment should also be fed into future forms for 2017 and beyond.

Option 1: Ändern, um globale Rotation
Option 2: Wechseln Sie in Regional / Thematische Konferenzen
Option 3: Alternative Jahren zwischen Global und Regional / Thematik
Host-Auswahl
  • Nicht mehr Gebote
  • Stattdessen auf globale Drehplan zu bewegen, setzen 3-4 Jahren aus (dies kann nach Regionen, Kontinenten, etc. eingestellt werden)
  • WMF und Lenkungsausschuss wählen Lage und laden lokalen Gemeinschaften zu beteiligen, sind Pläne gemeinsam mit potenziellen Wirten entwickelt
  • Stopp hält eine große Wikimania für jedermann
  • Anstatt, mehr tun, Regional / Thematische Konferenzen eines jeden Jahres. Gebote werden durch Zuschüsse Prozess, bei dem erhöhte Conference Fördermittel zur Verfügung für die Gemeinden zu organisieren diese werden ersetzt.
  • Überlegen Sie, wie können wir mehr Verbindungen zwischen diesen regionalen / thematische Veranstaltungen (vielleicht praktisch, oder über Botschafter) zu bauen
  • Halten Sie ein weltweit Wikimania alle zwei Jahre
  • In Jahren ohne Globale Wikimania, setzt die Bewegung mehr Energie in der Region / thematische Konferenzen statt
  • Überlegen Sie, wie können wir mehr Verbindungen zwischen diesen regionalen / thematische Veranstaltungen (vielleicht praktisch, oder über Botschafter) zu bauen

Program Setup

  • Program Chair wird von Lenkungsausschuss ernannt, unter Berücksichtigung der Lage
  • Program Chair wählt Programmkomitee
  • Programmierung für regionale / lokale Hosts und Teilnehmer beschlossen, thematische Konferenzen
logistische Unterstützung
  • Ähnlich wie bei heutigen Form. WMF mehr Logistikhandhaben , wenn lokale Team möchte sich auf Inhalte zu probieren.
  • WMF kann deutlich mehr logistische & Event-Planungsunterstützung (zB Stipendien und Reisebuchungen, Veranstaltungsort, usw.) für die regionale / thematische Konferenzen [7]


Mitmachen

WMF Mitarbeiter überprüfen, zu aggregieren und qualitativ Code Alle Bewertungen zusammen, bevor die Rückmeldung auf die Ergebnisse. Sie können Ihnen Feedback über die Diskussionsseite über eine Umfrage von Qualtrics gehostet (Dritte Umfrageanbieter) zu teilen, oder privat.



Your answers will be protected under the following privacy statement.


Haben eine Geschichte über etwas Großes, das am oder nach einem Wikimedia-Bewegung Konferenz ist passiert?

  • Instigator Would like your input to build a more sustainable plan for supporting Wikimania and other movement conferences. Siko (WMF) (talk) 00:17, 2 December 2015 (UTC)
  • Community organizer Helping facilitate communications and engage groups and individuals interested in Wikimedia movement conferences. I JethroBT (WMF) (talk) 23:42, 1 December 2015 (UTC)
  • Project manager help coordinate feedback and work with community and WMF to implement changes. EYoung (WMF) (talk) 01:19, 2 December 2015 (UTC)
  • Researcher Finding, summarizing and analyzing qualitative and quantitative information from past movement conferences. Shouston (WMF) (talk) 04:46, 3 December 2015 (UTC)

Endorsements

Notes

  1. Conference reports submitted by WMF grantees (e.g. Wikimedia Conference report, reports from regional conferences such as Wiki Indaba and WikiCon USA)
  2. Post-conference evaluation surveys conducted by the organizing teams, e.g. Wikimania 2014, Wikimania 2015, Wikimedia Conference 2014, Wikimedia Conference 2015, Wiki Indaba 2014, WikiArabia 2015
  3. Hundreds of Wikimania Scholarships reports from 2014 and 2015
  4. Conversations with conference organizing teams, volunteer committees, and conference attendees
  5. Experimentieren Siehe Grundlagen bei der Planung, Bewertungsaufgaben und allgemeine Programmierüberlegungen für Wikimania 2016
  6. See fundamental principles in planning, evaluation tasks, and general programming considerations for Wikimania 2016
  7. bieten Siehe Conference & Reisebetreuung Zuschüsse aus dem Reimagining WMF Grants Konsultationsbericht

Participants