Grants:IdeaLab/Towards a New Wikimania/es

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This page in a nutshell: This consultation was initiated to discuss what you value about Wikimania and movement conferences, and to discuss changes around the planning process for Wikimania. Please review the information below and provide feedback using the survey linked at the bottom of the page.


Hacia una Nueva Wikimanía
Wikimania logo with text.svg
Desarrollar valores compartidos para las conferencias de Wikimedia y reconstruir el proceso de planificación de Wikimania.
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idea creator
Siko (WMF)
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project manager
EYoung (WMF)
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community organizer
I JethroBT (WMF)
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researcher
Shouston (WMF)
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volunteer
বলরাম
join
endorse
created on23:31, 1 December 2015 (UTC)


Contexto

Las conferencias del movimiento Wikimedia incluyen:

  • Wikimanía - tradicionalmente una conferencia para todos los que participan en el movimiento Wikimedia
  • Wikimedia Conference - tradicionalmente una conferencia para las organizaciones afiliadas de Wikimedia (Capítulos, Organizaciones Temáticas, Grupos de Usuarios, y los comités de Wikimedia) así como para personal de la Fundación Wikimedia.
  • Conferencias de ámbito regional o estatal - reuniones de comunidades regionales (por ejemplo, WikiArabia, Iberocoop, Europa Central y Oriental (CEE)), o Wikimedia Conferences específicas de un país (e.g. WikiCon USA)
  • Thematic conferences - reuniones de la comunidad global community centradas en temas especificos Conferencia sobre Diversidad, Wikisource Conference, hackatones globales, conferencia GLAMWiki


Ideas

¿Cuál es el problema que se intenta resolver?

Problema1:

El movimiento Wikimedia intenta invertir recursos valiosos en Wikimania, incluyendo energía y tiempo significativos de sus voluntarios y su personal remunerado; sin embargo, aún no hemos construido un entendimiento en común de los resultados que queremos lograr con estos recursos. Como resultado, es difícil saber si Wikimania conseguirá cubrir las necesidades del movimiento.

En los últimos diez años, ha habido un incremento en el número, alcance y complejidad de las conferencias del movimiento Wikimedia. Como la más grande conferencia del movimiento, Wikimania en particular, aún sigue creciendo. El gasto total de WMF en Wikimania 2014 en Londres y 2015 en México, incluyendo todos los gastos del viaje, el alojamiento, las becas, el personal de apoyo y los gastos directos de la conferencia, fue de ~$1 millón USD, con 1,520 invitados en Londres y 800 en México. Asociados e individuos fuera de WMF, también, han invertido tiempo y fondos significativos en estos eventos. ¿Cómo podríamos nosotros (como organizadores de la conferencia de Wikimedia, fundadores, anfitriones, conferencistas, invitados, etc.) saber si los recursos que ponemos en Wikimania cubriren las necesidades del movimiento?

Problema 2: La forma en que Wikimania está organizada y es ejecutada ha crecido orgánicamente con el pasar del tiempo, con pequeños cambios adoptados para abordar problemas individuales. Como resultado, hay un número de problemas que se mantienen sin resolver año tras año. El proceso de oferta para anfitriones, y las posiciones y responsabilidades, aún no definidas de varios grupos involucrados en hacer que Wikimania exista cada año, son dos áreas de preocupación particular. En este punto, grandes cambios estructurales parecieran ser necesarios. Pero ¿qué tipos de cambios en Wikimania podrán ser compatibles con las necesidades del movimiento?

Based on conversations with past Wikimania hosts, committees related to Wikimania (e.g. Jury Committee, Steering Committee, Program Committee), WMF Staff, and community volunteers and participants, the following issues have been identified. You can edit this table to add other issues, if you like.

Area Asuntos
Resultados y conexiones entre conferencias
Expandir
  1. Wikimanía carece de un conjunto claramente definido de objetivos y resultados
  2. Las conferencias del movimiento tienen muy pocas conexiones explícitas entre ellas (por ejemplo, conversaciones continuadas y desarrolladas; conexión entre los temas de los programas)
Roles y responsabilidades
Expandir
  1. La Fundación Wikimedia a jugado papeles muy diferentes respecto de Wikimanía, y esos papeles han cambiado cada año. El papel permanente de la Fundación en Wikimanía continúa difuso (esto es, ¿se trata de un financiador o de un participante activo?).
    • As background, WMF has been involved in activities across every part of Wikimania, for example: (1) Pre-conference: funding, planning travel, and conference logistics (2) During the conference: hackathon organization, organizing special workshops and (3) Post conference: Wikimania survey and analysis.
  2. Unclear decision making authority between multiple committees and WMF, particularly around two decisions:
    1. Decidir el país organizador, comunidad y sede de la conferencia:
      • Jury Committee - Reviews and votes on community bids and makes a recommendation on the final host country/community.
      • Steering Committee - An advisory group comprising of former Wikimania organizers. This groups "blesses" the Jury Committee recommendation, but has no veto power.
      • WMF - Makes final decision / approval, based on Jury recommendation and site visits to potential host countries/communities.
    2. Deciding the conference program:
      • Program Committee - Decides presentations & talks to be included in final Wikimania program
      • WMF - No staff involvement at this time, but there are WMF staff members who participate in their volunteer capacity as potential speakers and workshop organizers.
      • Role of the local organizing committee is currently not consistent year to year (they do work closely with program committee and sometimes are responsible for special tracks and invited talks)
  3. Role or participation of local affiliate varies depending on local community / host leadership
Process
Expandir
  1. Bid system
    • Competitive nature of the bid system damages relationships - people who invest time in bids and "lose" are demoralized.
    • Una cantidad significativa del tiempo de los voluntarios se usa en preparar las propuestas, lo que en ocasiones provoca que candidatos con una alto potencial abandonen la carrera
    • No hay reglas formales que gobiernen como Wikimanía ha de rotar su emplazamiento entre las diferentes regiones geográficas.
    • Mismatch between local community capacity/leadership/interest in hosting and the logistics/expense of hosting
  2. Coordinación de eventos
    • Alto riesgo de quemar a los voluntarios, dependiento del tamaño de la comunidad local y de los voluntarios en sí.
    • A specific skill set is required for organizing and hosting a major conference, though the hiring of the WMF Events Manager has mitigated this in recent years
  3. Short timescales in booking venues results in higher costs.
Comunicación y recursos
Expandir
  1. Es necesario establecer un equilibro entre la necesidad de discusiones privadas sujetas a la debida diligencia (por ejemplo la negociación del contrato de la sede del evento principal) y la necesidad de comunicación pública y transparencia.
  2. La documentación sobre la planificación y realización de las conferencias está desfasada, necesita mejoras o no está disponible o localizable con facilidad.
  3. Many conference sessions lack adequate documentation (e.g. videos or notes) and are not centralized.
  4. When processes change or are improved (e.g. scholarships), those changes are either not well communicated or broadly understood

¿Cuál es tu solución?

En lugar de seguir haciendo pequeños cambios para abordar problemas únicos cada vez que aparezcan, deberíamos aprovechar la oportunidad para obtener una visión general. Deberíamos considerar los resultados que valoramos de las conferencias del movimiento, tales como Wikimedia, y tomar en cuenta qué tipo de Wikimania podría servirnos de la mejor manera como un movimiento que avanza. De esta visión general, entonces, podemos comenzar a trabajar en mejorías específicas de lo procesos. Los resultados de esta Consulta se comenzarán a implementar a principios del 2018.

Metas

Esta Consulta abordará dos asuntos principales:

  1. Construir un entendimiento común de los valores de Wikimania, en el contexto de otras conferencias del movimiento.
  2. Replantear la forma general de Wikimania para el 2018 y los siguientes años, con la definición de posiciones y responsabilidades.

Cronograma

15 de diciembre del 2015 Lanzamiento de la Consulta para la contribución pública.
18 de Enero de 2016 Fin de la Consulta.
8 de Febrero de 2016 Reportar los descubrimientos y los siguientes pasos a seguir.
Marzo-Mayo de 2016 Comenzar a fundar las bases de los cambios pilotos para el 2018
Del 21 al 28 de junio de 2016 Wikimania 2016
Septiembre - Diciembre de 2016 Analizar los resultados de Wikimania 2016 para incorporarlos a los planes del 2018. Finalizar la selección para el 2018.

Asunto 1: Construir un entendimiento común de los valores de Wikimania

La siguiente declaración fue creada agregando datos cuantitativos y cualitativo; y testimonios de las conferencias del pasado movimiento.[1] [2] [3] [4]

The value of Wikimedia movement conferences

Gathering together at a movement conference helps to deepen and strengthen our relationships, both within our communities and as a global movement.

Hay tres maneras en que este resultado puede verse:

1. Mediante colaboración mutua en proyectos o en grupos ( ejemplo : grupos de usuarios, comisiones). Estos proyectos o grupos podrían ser organizados en una conferencia, o en cualquier otro momento después de la conferencia.
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(Expand to see stories)

FloNight, Rosiestep, and I already knew each other before Wikimania 2015 in Mexico City. But at Wikimania this year, we came together and were inspired to form the WikiWomen's User Group, a group that provides "a space for women on Wikimedia to collaborate on projects, discuss issues, socialize with each other, and a space for Wikimedians to work on gender-related issues." Wikimania inspired us to create the group because we were able to have those inspiring conversations in person that wouldn't have happened over email. As of December 2015, there are now 74 members.

— Keilana from Wikimania 2015

It was only looking backwards in late 2014 that I, The Interior, Sadads, and Nikkimaria realized all four of us leading the The Wikipedia Library had met in person for a weekend-long GLAM Bootcamp in Washington D.C in 2013 over a year before. We shared a coincidental interest in GLAM, but it wasn't the particular subject that brought us together those three days: it was the personal connection, rapport, familiarity, and sense of possibility we developed. By socializing in a shared 10-bed hostel, sharing day-long discussions around a conference table at the National Archives, taking breaks to explore historical monuments, and spending nights crafting hilariously well-referenced Wikipedia trivia articles, we were unknowingly laying the foundation of the Wikipedia Library’s core. At an event only designed to give us the basics, what we really came away with was the basis of trust and drive to come together again with an instant sense of confidence and possibility.”

— Ocaasi about GLAM Bootcamp in 2013


2. Mediante el compartir nuestras experiencias y aprender de la experiencia de otros.
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(Expand to see stories)

User:Soni and I attended Wikimania 2014 in London, and we were able to attend two roundtable discussions on helping new users getting started on Wikimedia projects, and how best to retain their participation. Both of these discussions highlighted two things that help engage and retain new users: (1) personalizing invitations and (2) making a personal connection that shows there is a human behind the username. These discussions informed some of the aspects of the mentorship space we were creating, The Co-op. The roundtable discussions motivated our decisions to prepare semi-personalized invitations, create user profiles that included more personal information (such as a free-hand description on why the mentor / learner was in the space), and to recognize the achievements of successful new editors.

— I JethroBT from Wikimania 2014

My first CEE (Central and Easter European) Wikimedia Meeting was in Kiev in December 2014. Me and the other two Bulgarians who attended heard for the first time of the Wiki Loves Monuments and the Wiki Loves Earth contests. Actually, I had heard of WLM, but having no Freedom of Panorama and no Fair Use in Bulgaria, I had immediately ruled it out that we could ever have a Bulgarian edition of WLM. The truth was that from our colleagues from CEE we learned a lot about how to set up the contest in a way that avoids the Freedom of Panorama problems, and in 2015 Bulgaria joined both contests for the first time. That wouldn't be possible if we hadn't learned from the experiences other people shared at a real life event, with all these seeable and touchable WLM and WLE framed photos, calendars, postcards, beer coasters and pin buttons. It was really inspiring!

— User:Spiritia, about the Central and Eastern Europe (CEE) Conference in 2014


3. Solucionando problemas, o progresaando en su resolución. Conversaciones cara a cara nos dan la oportunidad de hablar sobre los problemas diarios en la vida en Wiki ( ejemplo: políticas de la comunidad, asesoría legal, interacción de usuarios, etc.) y cómo podrían ser abordados.
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(Expand to see stories)

The first WikiArabia conference was held this year in Tunisia, as the “first annual conference for Wikipedians and Wikimedians from across the Arabic world.” One session at this conference focused on “Arabic Wikipedia policies and suggestions for new solutions”, where attendees discussed how to address old or outdated policies that needed to be updated. One solution proposed was to establish a committee of users (admins and editors with sufficient experience) to review a policy periodically. When the conference organizers followed-up after the conference with an admin, they confirmed that some of the policies were actually reviewed after the conference!

—  Vivaystn from WikiArabia 2015


El valor único de Wikimania

Los resultados expuestos anteriormente se pueden observar en muchos de los diversos eventos del movimiento. Entonces, ¿qué resultados puede/logra conseguir el movimiento con Wikimania que no puede conseguir con otro proyecto? ¡Por favor visita talk page o take the survey para compartir tus opiniones sobre el valor de Wikimania y el valor de las conferencias del movimiento en general!

Asunto 2: Reflexionar sobre la forma general de Wikimania

Forma actual (hasta el 2015)
Host Selection
  • Licitación competitiva
  • Un jurado selecciona a un representante
  • WMF hace un due diligence y aprueba la elección y los fondos

Configuración del Programa

  • El núcleo del programa de la comitiva es el mismo cada año.
  • La participación de los representantes en el programa está, generalmente, enfocado en la planificación, opciones especiales, ideas claves, charlas invitadas.
Soporte logístico

El representante local recomienda lugares y, además, se ocupa:

  • de los patrocinadores locales, de las relaciones públicas y de los voluntarios de las conferencias.
  • de las recepciones y del entretenimiento.
  • de los conferenciantes invitados y de las opciones temáticas especiales en el programa.

El coordinador de eventos de WMF se ocupa:

  • de las negociaciones y contratos de los lugares para los eventos y del alojamiento.
  • del programa de becas.
  • del presupuesto del evento, del programa y de los patrocinadores generales.
  • del asesoramiento para las comitivas, licitadores y representantes.

Current roles

Host: The organization or team representing the region where Wikimania is held.

Program Committee: Group responsible for requesting and selecting sessions to include in the Wikimania program.

Jury: Group currently responsible for selecting the host.

Steering Committee: Group tasked with making recommendations to members of the jury for the host selection process, and generally advising Wikimania hosts.

WMF Events Manager: WMF's main point of contact for Wikimania coordination

Opciones para las nuevas formas 2018-2021

Tener presente los resultados que Wikimedia se plantea conseguir de Wikimania o de otras conferencias del movimiento. Deberíamos considerar algunas ideas sobre qué nuevas forma(s) podrían ayudar a conseguir los resultados esperados de la mejor manera. ¡Siéntase libre en sugerir cualquier mejoría en estas opciones o de proponer otras opciones en la página de discusión! Note that Wikimanía 2016 is also currently experimenting with a new format[5] - lessons learned from this experiment should also be fed into future forms for 2017 and beyond.

Option 1: Change to Global Rotation
Option 2: Change to Regional/Thematic Conferences
Option 3: Alternate years between Global and Regional/Thematic
Host Selection
  • No more bidding
  • Instead, move to global rotational schedule, set 3-4 years out (this could be set by regions, continents, etc)
  • WMF and Steering Committee select location and invite local communities to participate, plans are developed collaboratively with prospective hosts
  • Stop holding one big Wikimania for everyone
  • Instead, do more Regional / Thematic Conferences each year. Bids are replaced by grants process, where increased Conference Support funding can be made available for communities organizing these.
  • Consider how we can build more connections between these regional/thematic events (perhaps virtually, or via ambassadors)
  • Hold Wikimania every two years using non-bidding system to select hosts
  • In years without Global Wikimania, the movement puts more energy into regional/thematic conferences instead
  • Consider how we can build more connections between these regional/thematic events (perhaps virtually, or via ambassadors)

Program Setup

  • Program Chair is appointed by Steering Committee, taking location into account
  • Program Chair selects Program committee
  • Programming for regional/thematic conferences decided by local hosts and attendees
Apoyo logístico
  • Similar to current form. WMF can handle more logistics if local team would like to focus on content instead.
  • WMF can offer significantly more logistical & event-planning support (e.g. scholarships and travel booking, venue, etc) for regional/thematic conferences[6]


Get involved

WMF staff will review, aggregate and qualitatively code all feedback together before reporting back on outcomes. You may share you feedback via the talk page, or privately via a survey hosted by Qualtrics (a third party survey provider).



Your answers will be protected under the following privacy statement.


Have a story about something great that happened at or after a Wikimedia movement conference?

  • Instigator Would like your input to build a more sustainable plan for supporting Wikimania and other movement conferences. Siko (WMF) (talk) 00:17, 2 December 2015 (UTC)
  • Community organizer Helping facilitate communications and engage groups and individuals interested in Wikimedia movement conferences. I JethroBT (WMF) (talk) 23:42, 1 December 2015 (UTC)
  • Project manager help coordinate feedback and work with community and WMF to implement changes. EYoung (WMF) (talk) 01:19, 2 December 2015 (UTC)
  • Researcher Finding, summarizing and analyzing qualitative and quantitative information from past movement conferences. Shouston (WMF) (talk) 04:46, 3 December 2015 (UTC)

Endorsements

Notas

  1. Conference reports submitted by WMF grantees (e.g. Wikimedia Conference report, reports from regional conferences such as Wiki Indaba and WikiCon USA)
  2. Post-conference evaluation surveys conducted by the organizing teams, e.g. Wikimania 2014, Wikimania 2015, Wikimedia Conference 2014, Wikimedia Conference 2015, Wiki Indaba 2014, WikiArabia 2015
  3. Hundreds of Wikimania Scholarships reports from 2014 and 2015
  4. Conversations with conference organizing teams, volunteer committees, and conference attendees
  5. See fundamental principles in planning, evaluation tasks, and general programming considerations for Wikimania 2016
  6. See Conference & Travel Support grants from the Reimagining WMF Grants consultation report

Participants