Nguyên tắc Điều lệ cho chi hội Wikimedia

Điều lệ hoạt động là gì?

Bylaw Resource Video

Điều lệ là một bộ quy tắc bằng văn bản quy định hoạt động của tổ chức. Các quy định thường bao gồm tên chính thức, sứ mệnh, tiêu chí thành viên, cơ cấu Hội đồng quản trị, số ghế và trách nhiệm liên quan của tổ chức, các điều khoản và điều kiện của Văn phòng và cuộc họp.

Các quy định trong điều lệ cũng đóng vai trò là kim chỉ nam để nhóm luôn phù hợp và tuân thủ, đảm bảo tăng trưởng bền vững.

Điều lệ không phải là quy trình vận hành tiêu chuẩn vì QVT có xu hướng chi phối các hoạt động hàng ngày và không có hiệu lực pháp luật như các quy định.

Tại sao một tổ chức như vậy cần phải có điều lệ?

Để đảm bảo sự cam kết với sứ mệnh hoặc để cơ cấu tổ chức phù hợp với sứ mệnh đó, các điều lệ đã được tạo ra. Chúng cũng giúp đảm bảo hoạt động trơn tru của nhóm, tính minh bạch và toàn diện trong thực tế.

Khi nào nên viết điều lệ?

Trong quá trình mở rộng và có ý định phát triển thành một cơ cấu chính thức hơn của Chi hội hoặc Tổ chức Chuyên đề, Nhóm người dùng cần tạo Điều lệ của mình và gửi đến Ủy ban Đoàn hội để phê duyệt. Nhóm người dùng cũng có thể tạo Điều lệ (Nội quy) để điều chỉnh hoạt động của mình. Các NND không cần phải xin sự chấp thuận của Ủy ban, nhưng chúng phải tuân theo các nguyên tắc chung.

Viết Điều lệ thế nào cho chuẩn?

Đối với các đơn vị liên kết, Điều lệ là văn bản pháp lý mà tổ chức có trách nhiệm tuân thủ. Các quy định trong đó có thể khác nhau ở một số phần tùy thuộc vào luật pháp khu vực, tuy nhiên, chúng phải tuân thủ các Nguyên tắc và giá trị của Wikimedia. Luôn luôn không nên bổ sung các chính sách & thủ tục có xu hướng yêu cầu phải thỉnh thoảng sửa đổi hoặc cập nhật Điều lệ. Như một hướng dẫn về kỳ vọng chung đối với sự chấp thuận của Ủy ban, các mục sau đây phải được đề cập trong Điều lệ:

• Tuyên bố về tình trạng pháp lý: Mọi nhóm phải tuyên bố rằng họ là một tổ chức hợp pháp, phi lợi nhuận như được mô tả bởi luật pháp tại khu vực tài phán địa phương của họ và các hoạt động cũng như quỹ của tổ chức đó sẽ không được sử dụng vì lợi ích cá nhân của các thành viên hội đồng quản trị hoặc nhân viên.

• Sứ mệnh của nhóm: Mặc dù sứ mệnh của nhóm ứng viên có thể khác nhau tùy theo quan điểm và yêu cầu của khu vực nhưng các quy định phải phù hợp với sứ mệnh lớn hơn của Wikimedia. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nêu rõ sứ mệnh của nhóm hoặc thảo luận ngầm về nó.

• Tính toàn diện: Nhóm phải cởi mở với tất cả mọi người và không được phân biệt đối xử dựa trên giới tính, giới tính, chủng tộc, v.v. trong quá trình trở thành thành viên, tuy nhiên, có thể có các quy định nêu rõ các yêu cầu về thành viên quản trị. Có thể có một số hạn chế hoặc loại trừ nhất định đối với tư cách thành viên, tuy nhiên, những hạn chế và loại trừ này phải hợp lý, hẹp và được xác định rõ ràng nhất có thể. Ngoài ra, quy trình và điều kiện loại bỏ thành viên của nhóm phải được nêu rõ.

• Cơ cấu liên kết & Quyền của thành viên: Điều lệ phải nêu rõ vai trò và quyền của các thành viên trong diễn đàn chung, ban quản trị và chủ tịch hoặc người điều hành. Việc phân bổ quyền lực giữa ba cấp trong chi hội hoặc tổ chức chuyên đề phải được phân định rõ ràng trong điều lệ. Các quy định này có thể dựa trên các yêu cầu của khu vực và nếu vậy, phải nộp tài liệu hỗ trợ khuôn khổ này.

• Cấu trúc Ban quản trị: Cơ cấu HĐQT phải được thể hiện rõ ràng trong Điều lệ. Nói chung, số lượng thành viên hội đồng quản trị phải tỷ lệ thuận với tổng số thành viên. Ngoài ra, nguyên tắc bầu cử, nhiệm kỳ bầu cử, nhiệm kỳ của thành viên HĐQT phải được nêu rõ ràng. Nguyên tắc đa số trong trường hợp biểu quyết giữa các thành viên hội đồng quản trị cũng phải được nêu rõ. Những người liên hệ chịu trách nhiệm truyền tải các hoạt động của chi hội và tổ chức chuyên đề phải được xác định thông qua quy định. Nếu chi hội hoặc tổ chức chuyên đề có ủy ban kiểm toán thì phải đề cập đến quyền hạn và các điều khoản kiểm toán của ủy ban đó.

• Điều khoản cuộc họp: Điều kiện tổ chức cuộc họp là một điều quan trọng khác được đề cập trong nội quy. Các yêu cầu về cuộc họp đối với các thành viên và thành viên hội đồng quản trị cần được xác định rõ ràng. Trong mọi trường hợp, thủ tục thông báo họp và các phương thức thông báo thay thế phải được quy định trong Điều lệ.

• Bầu cử: Các cuộc bầu cử rất quan trọng đối với quá trình ra quyết định của Chi hội hoặc tổ chức chuyên đề và được tổ chức trong các cuộc họp chung để quyết định các vấn đề quan trọng. Quá trình bầu cử cùng với luật bầu cử phải được mô tả trong điều lệ. Nguyên tắc một người một phiếu phải được tuân thủ và ghi rõ trong điều lệ. Những quy tắc này phải áp dụng cho các thành viên của diễn đàn chung cũng như các thành viên hội đồng quản trị và chủ tịch.

• Đại diện: Các quy định trong điều lệ phải đảm bảo rằng phải tuân thủ sự đa dạng và đại diện về giới theo luật pháp địa phương. Sự đa dạng có thể khác nhau đáng kể ở các khu vực khác nhau, tuy nhiên, sự đại diện công bằng trong thành viên chung, thành viên hội đồng quản trị và giám đốc điều hành phải là bắt buộc.

• Quy tắc ứng xử: Quy tắc ứng xử phải được thể hiện trong một mục riêng tại Điều lệ tổ chức. Những hành vi tốt, xấu cũng như những hành vi có thể dẫn đến việc khai trừ thành viên phải được nêu rõ. Xin lưu ý rằng tất cả các tổ chức của Wikimedia cũng phải tuân theo Quy tắc ứng xử chung.

Các yêu cầu chung trong quá trình soạn thảo Điều lệ đã được đề cập ở đây. Có một số điều bạn phải tránh khi xây dựng các quy định trong điều lệ hoạt động.