Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Changements proposés pour le processus du Fonds de soutien général en 2023-24
Sur la base des apprentissages et de la stratégie des fonds de la Fondation Wikimedia, nous proposons de nouveaux changements au programme du Fonds de soutien général (Fonds de la communauté Wikimedia). Veuillez consulter cette page et fournir vos commentaires sur la page de discussion du 30 avril au 16 mai 2023.
Bref résumé
Objectifs généraux : Engagement envers l'apprentissage partagé et le partenariat, processus léger
Apprentissage et partenariat
- La création d'une catégorisation commune des efforts menés par le Mouvement pour soutenir l'apprentissage à partir des données collectées. Elle sera soutenue par d'autres sessions d'apprentissage partagé.
- Élargir l'éligibilité au financement pluriannuel pour tous les candidats du Fonds de soutien général afin de soutenir les coûts à long terme (c'est-à-dire le personnel et le loyer) sans l’exigence d’un plan stratégique pluriannuel.
- Augmenter le soutien au-delà du financement coordonné entre les équipes concernées de la Fondation Wikimedia et étudier les organisations externes ayant une expertise dans les domaines prioritaires des partenaires de la subvention.
Processus léger
- La création d'un processus simplifié de renouvellement des subventions pour les partenaires actuels du Fonds de soutien général.
- Suppression du rapport écrit sur l'apprentissage à mi-parcours en tant qu'exigence de rapport.
- Révision de la demande du Fonds de soutien général, des formulaires de rapport et de la convention de subvention afin d'alléger le processus.
À l'écoute de la communauté : Pourquoi apporter des changements ?
En novembre 2022, l'équipe des ressources communautaires a publié un article diff expliquant ce que nous avions appris après un an de lancement de la stratégie des fonds de la Fondation Wikimedia. Il mettait en évidence les domaines sur lesquels nous devions nous concentrer pour l'année à venir.
Aller de l’avant
Les discussions sur la gouvernance du mouvement et l'allocation des ressources sont importantes et continues.Dans l'intervalle et ensemble en tant que mouvement, nous avons été en mesure de faire avancer nos objectifs, en particulier en ce qui concerne l'équité de la distribution des fonds et la capacité à connecter les gens pour qu'ils apprennent dans des espaces sûrs. Il y a encore beaucoup à réfléchir et un besoin d'innovation qui peut être pris en compte dans le débat plus large sur la gouvernance. Voici quelques réflexions qui nous mèneront vers l'avenir :
- Changer la dynamique des relations en faveur d'un partenariat, demande de l'intention, de la confiance et du temps. Les modèles de philanthropie basés sur la confiance sont nouveaux pour le mouvement. Comment pouvons-nous continuer à nous connecter et à apprendre les uns des autres tout en renforçant la confiance et en améliorant la manière dont nous atteignons nos objectifs ?
- Le processus de financement reste lourd ; quelles sont les informations essentielles nécessaires pour comprendre le travail ? Un processus de renouvellement léger sera élaboré en collaboration avec la communauté au cours de l'année prochaine.
- Le financement pluriannuel a donné aux partenaires bénéficiaires un sentiment de stabilité, en particulier pour leur personnel. Pour les organisations qui souhaitent se développer et évoluer, quel autre soutien peut être apporté en plus du financement ?
Après avoir discuté avec les partenaires- bénéficiaires, les comités des fonds régionaux et les membres de la Fondation, nous proposons d'apporter les changements de haut niveau suivants au programme du Fonds de soutien général à partir de juillet 2023.
Co-création : Processus et calendrier
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En novembre 2022, nous avons annoncé notre engagement continu à évaluer, itérer et adapter le processus des fonds de la Fondation Wikimedia - en examinant le Fonds communautaire Wikimedia (Fonds de soutien général, subventions rapides et conférences et événements), le Fonds Wikimedia Alliances, le Fonds de recherche Wikimedia et les subventions de mise en œuvre de la stratégie du mouvement. Nous avons commencé par nous concentrer sur le Fonds de soutien général qui représente 77% de tous les fonds distribués au cours de l'exercice 2022 à travers 82 subventions.
Nous avons sollicité le feedback des comités des fonds régionaux et organisé 5 sessions en direct avec eux. Nous avons organisé 3 sessions ouvertes avec les partenaires bénéficiaires du Fonds de soutien général, qui ont rassemblé 64 participants en 6 langues. Nous avons laissé le formulaire de feedback ouvert à tous les partenaires bénéficiaires de subventions afin de continuer à fournir un feedback asynchrone. Nous avons procédé à un examen interne des processus au sein de la Fondation avec les responsables de programme et les administrateurs de subventions, ainsi qu'avec les autres équipes de soutien dans les domaines juridique, comptable, des programmes communautaires, du développement communautaire, des partenariats et des produits/technologies et de la communication sur le mouvement.
Les changements de haut niveau proposés sont ouverts aux commentaires du 30 avril au 16 mai 2023. Sur la base des commentaires, nous allons itérer et adapter la proposition pour finaliser ce processus. Le mois de juin sera consacré au soutien du processus backend de Fluxx et à la mise à jour du formulaire de demande et des guides. Nous annoncerons les changements définitifs, les candidatures et les guides au début du mois de juillet. Nous organiserons ensuite une série de sessions d'orientation pour faciliter la mise en œuvre des changements et donner des mois de préparation avant le lancement du premier cycle de financement.
Modifications proposées au programme du Fonds de soutien général
Engagement envers l'apprentissage partagé et le partenariat
Catégorisation du travail du mouvement pour l'apprentissage et la compréhension
D'après le rapport d'apprentissage, de nombreux partenaires-bénéficiaires de subventions effectuent un travail similaire dans le monde entier. La catégorisation du travail programmatique des partenaires subventionnés à travers le mouvement sur la base des descriptions des communautés figurant dans les demandes de fonds de soutien général facilitera le processus et créera une meilleure compréhension partagée par les parties prenantes concernées, telles que les comités de financement régionaux, les affiliés du mouvement et le personnel de la Fondation Wikimedia. L'alignement des catégories avec les équipes de la Fondation dédiées au travail programmatique pertinent facilite également l'apprentissage et le soutien au-delà du financement.
Grâce à la catégorisation claire du travail du mouvement, nous pouvons commencer à parler le même langage sur les objectifs globaux et développer des mesures utiles pour informer le travail programmatique. Les partenaires subventionnés, les comités des fonds régionaux et la Fondation ont demandé un soutien pour comprendre, mesurer et tirer des enseignements de notre travail collectif. En établissant une base de référence et en assurant un suivi au fil du temps grâce à des sessions d'apprentissage partagé, nous pouvons créer une véritable culture de l'apprentissage et de l'adaptation. Alors que les équipes produits et techniques de la Fondation donnent la priorité aux services Signals & Data pour toutes les parties prenantes du mouvement, le fait d'avoir des catégories de travail communes permettra de partager des données qui pourront ensuite être traduites en informations significatives.
Nous espérons que cela facilitera le processus pour la plupart des candidats. Nous donnerons également à tous les candidats la possibilité de ne pas utiliser les catégories et de disposer d'un espace illimité pour ajouter d'autres descriptions de leur travail programmatique et de leurs mesures. La priorité serait de catégoriser le travail programmatique le plus courant, comme indiqué dans le rapport d'apprentissage : Éducation, Culture et patrimoine, Genre, Plaidoyer, Partenariat, Soutien communautaire et Développement organisationnel.
Exemple de catégorisation (projet) : L'éducation
70 % des bénéficiaires ont indiqué qu'ils menaient des activités programmatiques dans le domaine de l'éducation au cours de l'exercice 2022-23.
Objectifs généraux (1 ou les 3 en fonction du partenaire - bénéficiaires de subvention) :
- Développement d'outils pédagogiques favorisant la culture numérique
- Augmenter les contributions au contenu de la connaissance ouverte
- Changement d'attitude à l'égard de Wikipédia (ce n'est pas une question de marque ou de notoriété)
Programmation fréquente :
- Programmes et activités d'édition pour les étudiants :
- Clubs et camps Wiki
- Edit-a-thons
- Travaux d'édition en classe
- Formation/ateliers pour les étudiants
- Formation des enseignants/édition
- En service
- Atelier
- Edit-a-thon
- Plaidoyer - Changer la perception
- Création de ressources pédagogiques et de REL
- Recherche sur l'impact de Wikimedia sur l'éducation
- Fournir une assistance technique
- Formation/ateliers pour les responsables du système éducatif
- Outils techniques/documentation
- Créer de nouvelles ressources pour que les acteurs de l'éducation puissent contribuer aux projets Wikimedia
- Instructions audiovisuelles
- Documentation du projet
- Outils techniques / tableaux de bord
Soutien à l'apprentissage à l'aide de données
Sur la base des rapports d'apprentissage, l'objectif est d'aider les partenaires bénéficiaires de subventions à développer des mesures et des moyens d'utiliser les données qu'ils recueillent pour comprendre leurs objectifs déclarés et informer leur travail. La section "indicateurs" de la demande de subvention sera remaniée pour faciliter et clarifier l'indicateur spécifique demandé afin qu'il puisse être facilement agrégé. Grâce à cette information, nous pourrions comprendre une éventuelle base de référence pour des mesures telles que la participation à des "edit-a-thons" dans différentes régions. Nous nous engageons à approuver en permanence des informations accessibles et pertinentes pour nos partenaires bénéficiaires de subventions, comme le soulignent les priorités en matière de produits/technologies des services de signaux et de données.
Un soutien au-delà du financement
Comme le souligne le plan annuel de la fondation Wikimedia, nous continuerons à investir dans le développement des compétences et du leadership du mouvement.
Nous reconnaissons que les bénéficiaires-partenaires qui reçoivent des fonds de soutien général varient considérablement en termes de maturité et de taille. Dans les rapports d'apprentissage, nous avons proposé trois grandes catégories de bénéficiaires partenaires. Nous aimerions fournir un soutien contextualisé sur mesure, au-delà du financement, à chaque partenaire subventionné, en facilitant un processus leur permettant de fixer des étapes importantes pour leurs objectifs, qui varient en fonction de chaque organisation.
Voici un exemple de jalons au sein d'une catégorie importante :
Catégorie : Gouvernance - Le partenaire bénéficiaire à des pratiques de gouvernance ouvertes et transparentes qui sont acceptées par le mouvement.
Étapes possibles :
- Soumission des rapports annuels des affiliés et des organisations qui sont partagés et accessibles au mouvement. Publié sur Meta.
- Avoir une méta-page d'affiliation mise à jour avec le conseil d'administration, l'équipe principale ou d'autres équipes et membres. Les réunions du conseil d'administration ou de l'assemblée générale sont transparentes et les procès-verbaux sont disponibles.
- Séances d'apprentissage systématisées après les conversations d'apprentissage de mi-année et de fin d'année
- Établissez un rythme normal pour organiser des sessions d'apprentissage régionales permettant de partager des expériences après chaque conversation semestrielle entre le responsable du programme d'apprentissage et les partenaires bénéficiaires de subventions.
- Soutien coordonné avec les équipes de fondations concernées et les partenaires externe
- Développer une approche holistique du soutien au-delà du financement des partenaires affiliés bénéficiaires de subventions dans les équipes concernées de la Fondation (programmes communautaires, partenariats, développement communautaire, communication du mouvement et produits/technologie). Étudier les organisations externes qui disposent de l'expertise et des connaissances contextuelles nécessaires pour soutenir les affiliés dans quelques domaines prioritaires.
Élargir le financement pluriannuel
Un minimum de trois ans de financement pluriannuel sera mis à la disposition de tous les candidats au Fonds de soutien général.
Les candidats disposant d'un plan stratégique suivront le processus de financement pluriannuel actuel. Le financement intégral des activités opérationnelles et programmatiques se poursuivra au fur et à mesure de leur développement. Le décaissement des fonds chaque année est basé sur la réception d'un budget et d'un plan annuels. Des rapports sont exigés à la fin de chaque année, ainsi que des entretiens d'apprentissage avec les responsables de programme.
Les candidats qui n'ont pas de plan stratégique soumettent une demande de financement pluriannuel pour trois ans. Le financement pluriannuel sera approuvé pour les coûts fixes à long terme, c'est-à-dire le personnel, le loyer, les services publics, etc. et la première année de travail programmatique. Étant donné qu'ils n'ont pas de plan stratégique et que le travail peut subir plus de changements, ils suivront un processus de renouvellement léger pour les deux années suivantes pour les changements de programme ou de personnel. La procédure de renouvellement sera examinée par les responsables de programme régionaux et, le cas échéant, par le comité régional du Fonds. En fonction de ces décisions, des modifications seront apportées à la convention de subvention.
Orientation et soutien pour la mise en œuvre des changements
Le comité du Fonds régional et les partenaires bénéficiaires seront soutenus par des sessions et des formations sur les nouveaux changements et formulaires afin de se concentrer sur l'apprentissage et l'esprit de partenariat.
Processus léger
Demande principale
- Sur la base du travail de catégorisation décrit ci-dessus, nous nationalisons la demande pour avoir plus de questions déroulantes et à choix multiples.
- Les limites de nombre de mots seront supprimées.
- Une fois la nouvelle demande remplie, les informations seront utilisées pour préremplir les demandes de renouvellement.
- Toutes les questions et tous les guides seront revus afin de garantir un langage clair et concis adapté à la traduction.
Demande de renouvellement
La demande de renouvellement se concentrera sur cinq domaines principaux de questions qui ont été mis en évidence dans les commentaires des partenaires subventionnés et des membres du comité du Fonds régional :
- Examen des réponses déjà pré-remplies dans la demande initiale
- Questions sur ce qui a été réalisé et appris
- Questions sur tout changement pertinent
- Vers la programmation
- A la dotation en personnel
- Vers l'environnement de travail
- Mise à jour des métriques
- Budget actualisé
Exigences en matière de rapports
- Les rapports écrits à mi-parcours ou à mi-parcours après 6 mois ne seront plus exigés.
- Au cours de l'année écoulée, la conversation avec le responsable de programme a été mise en évidence comme un moment important d'apprentissage partagé. Nous poursuivrons ces conversations d'apprentissage à mi-parcours et à la fin de la subvention. Les membres du comité du Fonds régional auront la possibilité d'examiner ces conversations.
- Le rapport de fin d'année de tous les partenaires subventionnés continuera d'être publié sur Meta.
- La participation aux sessions d'apprentissage sera fortement encouragée
- Le rapport final d'apprentissage sera adapté aux changements apportés au formulaire de demande.
Convention de subvention simplifiée
Nous avons travaillé avec le service juridique et l'administration des subventions pour créer une convention de subvention simplifiée pour les subventions non pluriannuelles accordées aux groupes et aux organisations à but non lucratif. Nous veillerons à ce que, dans le cadre du processus d'intégration, chaque responsable de programme examine la demande de subvention avec les partenaires bénéficiaires.
Alignement des régions sur la Wikimedia Foundation
Les ressources communautaires quitteront leurs sept régions actuelles pour s'aligner sur le reste de la Fondation, comme indiqué dans le PPA. Les changements les plus notables sont les suivants :
- La région du Moyen-Orient et de l'Afrique deviendra la région du Moyen-Orient et de l'Afrique du Nord et la région de l'Afrique subsaharienne. Les deux régions continueront d'être soutenues par un seul comité régional du Fonds.
- La région des États-Unis et du Canada sera rebaptisée région de financement de l'Amérique du Nord et sera soutenue par le même responsable de programme et le même comité régional des fonds. Le Mexique continuera d'être soutenu par la région Amérique latine et Caraïbes.
Mise à jour des pages Meta
Nous sommes actuellement en train de réviser et de mettre à jour la méta-page et les guides. Notre objectif est de rendre l'information plus accessible aux nouveaux arrivants et aux partenaires subventionnés existants. Nous remercions tous ceux qui ont participé à ce processus par des entretiens et des commentaires. Nous prévoyons de lancer les nouvelles pages en juillet 2023. Nous continuerons à offrir une assistance linguistique et de traduction.
Appréciation
Nous tenons à remercier chacun d'entre vous d'avoir participé à ce voyage avec nous. En 2020, la recommandation de la stratégie du mouvement visant à "garantir l'équité dans la prise de décision" appelait à une allocation des ressources plus participatives, à des systèmes de financement plus souples et à l'autonomisation des communautés locales. Nous avons mené un processus de collaboration afin de créer une nouvelle stratégie provisoire visant à améliorer l'octroi de subventions en fonction de ces aspirations, stratégie qui pourrait ensuite alimenter les questions de gouvernance et la mise en œuvre de la stratégie du mouvement. Nous nous sommes engagés à évaluer, à répéter et à adapter. C’est ce que nous faisons grâce à votre aide.
Merci à tous les bénévoles qui siègent dans les comités des fonds régionaux, aux partenaires subventionnés qui nous ont accompagnés dans cette aventure - en nous fournissant des informations précieuses et en faisant preuve de patience, aux responsables de programme qui ont mené l'engagement avec les communautés dans leurs régions à travers le monde et aux équipes de la Wikimedia Foundation qui soutiennent le travail du mouvement.