Hibah:Program/Dana Komunitas Wikimedia/Usulan perubahan untuk Dana Dukungan Umum tahun 2023-2024
Berdasarkan hasil pembelajaran dan strategi Yayasan Wikimedia, kami mengusulkan perubahan baru untuk program Dana Dukungan Umum (Dana Komunitas Wikimedia). Silakan pantau halaman ini dan berikan umpan balik pada halaman pembicaraan dari tanggal 30 April sampai 16 Mei 2023.
Informasi ringkas
Tujuan keseluruhan: Komitmen untuk pembelajaran dan kemitraan bersama dan proses sederhana
Pembelajaran dan kemitraan
- Pembuatan pengelompokan bersama untuk upaya yang diinisiasi oleh Gerakan serta mendukung pembelajaran saat proses pengumpulan data. Kegiatan ini akan didukung dengan sesi pembelajaran lebih lanjut.
- Perluasan syarat kelayakanan pendanaan multitahun untuk semua pendaftar Hibah Dukungan Umum, sehingga bisa mendukung biaya yang dibutuhkan dalam jangka yang lebih panjang (kepegawaian dan sewa) tanpa harus adanya syarat rencana strategis multitahun.
- Peningkatan dukungan selain dari segi pendanaan yang dikoordinasikan melalui tim terkait di Yayasan Wikimedia serta menyelidiki apakah ada organisasi eksternal yang memiliki keahlian di bidang utama mitra penerima hibah.
Proses ringan
- Pembuatan proses perpanjangan hibah yang lebih sederhana untuk mitra penerima hibah terkini program Dana Dukungan Umum.
- Penghapusan bentuk tertulis untuk Laporan Pembelajaran Tengah Masa sebagai syarat pelaporan.
- Peninjauan kembali proses pendaftaran Dana Dukungan Umum, format pelaporan, dan perjanjian hibah untuk memastikan bahwa proses kami sudah lebih sederhana.
Mendengarkan suara komunitas: Mengapa perubahan ini kami lakukan
Pada bulan November 2022, Tim Sumber Daya Komunitas menerbitkan sebuah pos di Diff untuk menjelaskan hal apa saja yang sudah kami pelajari setelah satu tahun peluncuran Strategi Hibah Yayasan Wikimedia. Dalam pos tersebut, kami menekankan beberapa wilayah yang perlu kami perdalam lagi untuk tahun mendatang.
Melangkah ke Depan
Perbincangan perihal tata kelola gerakan dan peruntukkan sumber daya merupakan hal yang penting dan terus diperbincangkan. Untuk sementara waktu, kita bersama-sama sebagai bagian dari Gerakan Wikimedia, telah mampu mempercepat tujuan kita, khususnya perihal kesetaraan dalam penyaluran dana hibah dan kemampuan dalam menghubungkan banyak orang untuk belajar bersama-sama di ruang yang aman. Tentu ada banyak hal yang perlu kita renungkan. Kebutuhan akan inovasi dapat dimasukkan ke dalam perbincangan terkait tata kelola secara menyeluruh. Beberapa renungan yang mampu membawa kita ke masa depan yaitu sebagai berikut.
- Perubahan dinamika hubungan ke arah kemitraan membutuhkan tujuan, kepercayaan, dan waktu. Model filantropi berbasis kepercayaan merupakan hal baru di gerakan kita. Bagaimana agar kita senantiasa terhubung dan belajar satu sama lain sembari bisa membangun kepercayaan serta meningkatkan cara pencapaian tujuan kita bersama?
- Proses hibah masih dirasa berat; informasi penting apakah yang dibutuhkan untuk memahami upaya ini? Proses perpanjangan yang lebih sederhana akan dirancang secara bersama-sama dengan komunitas selama tahun berikutnya.
- Pendanaan multitahun membuat penerima hibah menjadi lebih stabil, khususnya staf mereka. Untuk organisasi yang ingin berkembang dan bertumbuh, dukungan lain apakah yang diperlukan selain dari sisi pendanaan?
Setelah berbicara dengan mitra penerima hibah, Komite Hibah Regional, dan pemangku jabatan di Yayasan Wikimedia, maka kami mengusulkan perubahan tingkat tinggi untuk Dana Dukungan Umum yang dimulai pada bulan Juli 2023.
Penciptaan Bersama: Proses dan Lini masa
_in_2023-24.png)
Pada bulan November 2022, kami mengumumkan komitmen berkelanjutan kami untuk selalu mengevaluasi, memperbaiki, dan menyesuaikan proses Hibah Yayasan Wikimedia serta meninjau Dana Komunitas Wikimedia (Dana Dukungan Umum, Hibah Cepat, serta Konferensi & Acara), Dana Aliansi Wikimedia, Dana Penelitian Wikimedia, dan Hibah Pelaksanaan Strategi Gerakan. Kami memulai upaya kami dengan fokus kepada Dana Dukungan Umum yang mewakili 77% dari seluruh dana yang disalurkan untuk tahun anggaran 2022 dan tersebar dalam 82 hibah.
Kami mengumpulkan umpan balik dari Komite Hibah Regional dan menyelenggarakan 5 sesi perbincangan langsung dengan mereka. Kami mengadakan 3 sesi perbincangan terbuka dengan mitra penerima hibah Dana Dukungan Umum. Ada 64 peserta dan sesi diselenggarakan dalam 6 bahasa. Kami senantiasa membuka formulir umpan baik untuk semua mitra penerima hibah sehingga mereka tetap bisa memberikan umpan balik kapan pun mereka mau. Kami juga melakukan proses peninjauan internal di dalam Yayasan Wikimedia bersama dengan Staf Program dan juga Staf Admin Hibah. Selain itu, kami juga melibatkan tim lain termasuk tim legal, akuntansi, program komunitas, pengembangan komunitas, kemitraan, produk/teknologi, serta komunikasi gerakan.
Perubahan besar yang diajukan ini akan menerima pendapat dari tanggal 30 April sampai 16 Mei 2023. Kami akan memperbaiki dan menyesuaikan proposal ini hingga sampai tahap akhir, berdasarkan umpan balik yang diperoleh. Pada bulan Juni, kami akan menghabiskan waktu untuk mendukung proses perbaikan bagian belakang sistem FLuxx serta memperbaharui formulir pendaftaran dan panduan hibah. Kami akan mengumumkan perubahan dari formulir pendaftaran dan panduan hibah pada awal Juli. Kemudian, kami akan menindaklanjutinya dengan serangkaian sesi orientasi supaya membantu pelaksanaan perubahan yang dilakukan serta menyediakan waktu persiapan selama beberapa bulan sebelum tahap pertama peluncuran program hibah.
Perubahan yang diusulkan untuk program Dana Dukungan Umum
Komitmen untuk pembelajaraan bersama dan kemitraan
Pengelompokan upaya Gerakan untuk pembelajaran dan pemahaman
Berdasarkan laporan pembelajaran, banyak mitra penerima hibah melakukan hal yang mirip di seluruh dunia. Pengelompokkan upaya kerja mitra penerima hibah di seluruh Gerakan Wikimedia sesuai dengan informasi yang tersedia dalam proposal Dana Dukungan Umum. Pengelompokan tersebut diharapkan bisa mempermudah proses dan menciptakan pemahaman bersama yang lebih baik untuk para pemangku jabatan terkait, semisal Komite Hibah Regional, afiliasi Gerakan, dan staf Yayasan Wikimedia. Penyelarasan kelompok dengan dengan tim di Yayasan Wikimedia yang bekerja dalam upaya yang terkait akan memfasilitasi pembelajaran dan dukungan selain pendanaan.
Dengan adanya pengelompokan yang jelas untuk upaya gerakan kita, maka kita bisa mulai berbicara dalam standar yang sama tentang tujuan menyeluruh serta mengembangkan metrik yang berguna untuk upaya terprogram tersebut. Mitra penerima hibah, Komite Hibah Regional, dan Yayasan Wikimedia meminta dukungan agar kami bisa memahami, mengukur, dan mempelajari upaya bersama ini. Dengan penentuan dasar bawah serta pengawasan sesi pembelajaran, kami bisa menciptakan budaya pembelajaran dan penyesuaian yang sebenarnya. Seiring dengan pengutamaan Layanan Sinyal & Data oleh Tim Produk dan Teknologi untuk seluruh pemangku Gerakan Wikimedia, maka dengan adanya pengelompokan upaya memungkinkan tumbuhnya kemampuan untuk berbagi data yang kelak bisa diartikan ke dalam wawasan berharga.
Kami berharap bisa mempermudah proses untuk sebagian besar pendaftar. Kami juga memberikan pilihan untuk para pendaftar bila tidak mempergunakan pengelompokan itu sera menyediakan ruang tak terbatas supaya mereka bisa menambahkan rincian informasi upaya terprogram dan metrik mereka. Kelompok penting harus dikelompokkan dalam upaya terprogram yang paling umum dan tersedia dalam laporan pembelajaran. Kelompok tersebut yaitu, Pendidikan, Budaya & Warisan, Gender, Advokasi, Kemitraan, Dukungan Komunitas, dan Pengembangan Organisasi.
Contoh pengelompokan (draf): Pendidikan
70% dari penerima hibah melaporkan tentang upaya terprogram mereka dalam bidang pendidikan pada tahun anggaran 2022-2023.
Tujuan menyeluruh (1 atau 3 tergantung dari mitra penerima hibah):
- Pengembangan perkakas pengajaran yang mendukung literasi digital
- Peningkatan kontribusi untuk konten pengetahuan terbuka
- Pergeseran sikap kepada Wikipedia (bukan sebagai jenama/kesadaran)
Program Umum yang kami temukan:
- Program penyuntingan pelajar dan kegiatannya:
- Klub dan Kemah Wiki
- Maraton suntingan
- Tugas penyuntingan di ruang kelas
- Pelatihan/lokakarya untuk pelajar
- Pelatihan/penyuntingan bersama guru
- Pelatihan wajib
- Lokakarya
- Maraton suntingan
- Advokasi-Perubahan Pandangan
- Pembuatan bahan pengajaran dan sumber pembelajaran terbuka
- Penelitian tentang dampak Wikimedia dalam bidang pendidikan
- Penyediaan dukungan teknis
- Pelatihan/lokakarya untuk kepemimpinan dalam sistem pendidikan
- Perkakas/dokumentasi teknis
- Pembuatan sumber daya baru untuk pemangku jabatan bidang pendidikan agar bersumbangsih di proyek Wikimedia
- Petunjuk audio/visual
- Dokumentasi proyek
- Perkakas teknis/dasbor
Dukungan untuk pembelajaran dengan data
Berdasarkan laporan pembelajaran, tujuannya yaitu untuk mendukung mitra penerima hibah dalam mengembangkan metrik serta cara pemanfaatan data yang mereka peroleh bisa membantu memahami tujuan yang tertera dan mengabarkan upaya mereka. Bagian metrik dalam proposal hibah akan disusun kembali supaya mempermudah dan memperjelas metrik tertentu yang dipertanyakan sehingga kelak akan mudah disatukan. Dengan informasi tersebut, kami bisa lebih memahami kemungkinan batas dasar metrik seperti keikutsertaan program maraton suntingan di wilayah berbeda. Kami berkomitmen untuk terus-menerus mengizinkan informasi yang bisa diakses dan sesuai untuk mitra penerima hibah kami seperti yang ditekankan dalam prioritas Layanan Sinyal & Data, Tim Produk dan Teknologi.
Dukungan selain pendanaan
Seperti yang sudah ditekankan pada Rencana Tahunan Yayasan Wikimedia, kami akan terus mendukung investasi dalam pengembangan keterampilan dan kepemimpinan Gerakan Wikimedia.
Kami menyadari bahwa mitra penerima hibah yang mendapatkan Dana Dukungan Umum sangat beragam dari sisi kematangan dan ukuran. Dalam laporan pembelajaran, kami menyarankan tiga jenis kelompok mitra penerima hibah. Kami berharap bisa menyediakan dukungan yang sudah disesuaikan berdasarkan konteksnya, di luar pendanaan untuk setiap mitra penerima hibah. Serta mempermudah proses mereka dalam mengatur tonggak pencapaian yang penting dan berbeda untuk masing-masing organisasi.
Contoh tonggak pencapaian dalam kategori penting sebagai berikut:
Kategori: Tata kelola - mitra penerima hibah memiliki praktik tata kelola yang terbuka serta transparan dan disetujui oleh Gerakan Wikimedia.
Kemungkinan tonggak pencapaian:
- Mengirimkan laporan tahunan afiliasi/organisasi yang dibagikan dan tersedia untuk Gerakan Wikimedia. Diterbitkan ke dalam halaman Meta.
- Memperbaharui halaman afiliasi di Meta yang berisi dewan, tim inti atau tim dan anggota lain. Memiliki tata kelola yang transparan/catatan rapat umum anggota harus ada.
- Sesi pembelajaran yang tersistematis setelah perbincangan pembelajaran untuk tengah masa dan akhir.
- Atur dalam kecepatan normal untuk menceritakan pengalaman dalam sesi pembelajaran regional setelah perbincangan staf program dalam pembelajaran tengah masa dengan mitra penerima hibah.
- Dukungan terkoordinasi lintas tim Yayasan Wikimedia dan mitra eksternal yang sesuai
- Mengembangkan pendekatan menyeluruh untuk mendukung para mitra penerima hibah di luar pendanaan bersama dengan Tim Yayasan Wikimedia terkait (Program Komunitas, Kemitraan, Pengembangan Komunitas, Komunikasi Gerakan serta Produk/Teknologi). Menyelidiki organisasi eksternal yang memiliki keahlian atau pengetahuan sesuai konteks untuk mendukung afiliasi di sebagian kecil bidang prioritas.
Perluasan pendanaan multitahun
Pendanaan multitahun dengan minimal waktu 3 tahun akan tersedia untuk semua pendaftar Dana Dukungan Umum.
Pendaftar dengan rencana strategis akan mengikuti skema proses pendanaan multitahun terkini. Pendanaan penuh untuk kegiatan operasional dan program kerja akan terus berlangsung terus sembari berlangsungnya perubahan. Pencairan dana hibah setiap tahun akan didasarkan dengan penggunaan anggaran tahunan dan rencana tahunan. Laporan diperlukan tiap akhir tahun dan juga perbincangan pembelajaran dengan staf program.
Pendaftar hibah tanpa rencana strategis akan mengirimkan proposal untuk pendanaan multitahun selama 3 tahun. Pendanaan multitahun akan menyediakan biaya tetap jangka panjang, misalnya kepegawaian, sewa, biaya penggunaan, dan lainnya, serta satu tahun upaya terencana mereka. Karena mereka tidak mempunyai rencana strategis, upaya yang mereka lakukan juga akan banyak berubah. Untuk itulah, mereka akan mengikuti proses perpanjangan hibah yang lebih sederhana dengan upaya terencana selama dua tahun atau perubahan pegawai. Proses perpanjangan akan ditinjau oleh Staf Program Regional dan jika dibutuhkan Komite Hibah Regional.
Orientasi dan dukungan untuk penerapan perubahan
Komite Hibah Regional dan mitra penerima hibah akan mendukung sesi dan pelatihan terkait dengan perubahan baru serta pemfokusan pada pola pikir pembelajaran dan kemitraan.
Proses ringan
Aplikasi utama
- Berdasarkan kategori upaya yang dijabarkan di atas, kami akan mempersingkat proposal hibah dengan memperbanyak menus geser bawah dan jawaban dengan bentuk pilihan ganda.
- Jumlah batasan kata akan dihapus.
- Setelah proposal baru selesai, informasi yang dikirimkan akan dipergunakan untuk isian awal proposal perpanjangan hibah.
- Semua pertanyaan dan panduan akan ditinjau untuk memastikan bahasa yang dipergunakan jelas dan ringkas serta sudah sesuai untuk diterjemahkan.
Proposal perpanjangan hibah
Proposal perpanjangan akan terfokus pada lima bidang utama pertanyaan yang digarisbawahi dalam umpan balik yang disampaikan mitra penerima hibah dan anggota Komite Hibah Regional:
- Peninjauan jawaban yang sudah tersedia dari proposal awal
- Pertanyaan tentang hal apa yang sudah dicapai dan dipelajari
- Pertanyaan untuk semua perubahan yang terkait dengan
- Program
- Kepegawaian
- Lingkungan pelaksanaan
- Pembaharuan metrik
- Pembaharuan anggaran
Persyaratan laporan
- Laporan tengah masa tertulis setiap 6 bulan tidak akan diperlukan lagi.
- Sepanjang tahun lalu, perbincangan dengan Staf Program ditekankan sebagai masa penting dalam berbagi pembelajaran. Kami akan terus melanjutkan perbincangan pembelajaran tengah masa dan tahap akhir hibah. Komite Hibah Regional akan mempunyai pilihan untuk meninjau.
- Semua mitra penerima hibah wajib menerbitkan laporan akhir tahun di halaman Meta.
- Ikut serta dalam sesi pembelajaran akan terus didorong
- Laporan pembelajaran tahap akhir akan disesuaikan dengan perubahan bentuk proposal.
Perjanjian hibah yang lebih sederhana
Kami sudah bekerja sama dengan Departemen Legal dan Administrasi Hibah untuk membuat perjanjian hibah yang lebih sederhana untuk hibah yang bukan multitahun bagi Kelompok Pengguna dan lembaga nirlaba. Kami akan memastikan bahwa setiap Staf Program akan meninjau proposal hibah dengan mitra penerima hibah sebagai bagian dari proses orientasi.
Penyelarasan wilayah dalam Yayasan Wikimedia
Tim Sumber Daya Komunitas akan menyesuaikan istilah tujuh wilayah dengan istilah yang tersebut dalam Rencana Tahunan Yayasan Wikimedia. Perubahan tersebut sebagai berikut.
- Wilayah Timur Tengah dan Afrika akan diubah menjadi wilayah Timur Tengah dan Afrika Utara serta wilayah Afrika Sub-Sahara. Kedua wilayah akan tetap didukung oleh satu Komite Hibah Regional.
- Wilayah Amerika Serikat dan Kanada dinamakan Amerika Utara dengan Staf Program dan Komite Hibah Regional yang sama. Meksiko akan tetap didukung oleh wilayah Amerika Latin dan Karibia.
Pembaharuan halaman Meta
Saat ini kami sedang melakukan proses peninjauan serta pembaharuan halaman meta dan panduan. Tujuan kami agar informasi yang tersaji bisa diakses lebih mudah baik untuk pendatang baru maupun mitra penerima hibah yang saat ini. Kami mengucapkan terima kasih untuk dukungan proses ini melalui wawancara dan umpan balik. Kami berencana meluncurkan halaman baru pada bulan Juli 2023. Kami akan terus menyediakan dukungan bahasa dan penerjemahan.
Apresiasi
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang sudah ikut ambil bagian dalam program kami. Pada tahun 20220, rekomendasi Strategi Gerakan yaitu untuk "pemastian kesetaraan dalam pengambilan keputusan" dengan adanya alokasi sumber daya yang lebih partisipatif, sistem hibah yang fleksibel, serta penguatan komunitas lokal. Kami memimpin perubahan dengan semangat kerja sama untuk menciptakan strategi baru dan dalam sementara waktu untuk meningkatkan proses hibah. Sehingga harapannya kelak bisa menjawab pertanyaan tata kelola dan pelaksanaan Strategi Gerakan. Kami berkomitmen untuk terus mengevaluasi, memperbaiki, dan menyesuaikan upaya kami. Inilah yang kami lakukan dengan dukungan dari kalian semua.
Terima kasih kepada semua sukarelawan yang sudah berkenan menjadi Komite Hibah Regional, mitra penerima hibah yang sudah bersama-sama menjalankan program bersama kami serta menyediakan banyak umpan balik yang berharga dan senantiasa bersabar. Tak lupa, Staf Program yang sudah memimpin pelibatan dengan komunitas di wilayahnya di seluruh penjuru dunia serta tim lintas Yayasan Wikimedia yang mendukung upaya Gerakan Wikimedia.