Piagam Gerakan/Kandungan/Kantor Penghubung

Piagam Gerakan

Pertanyaan umum

Isi Piagam

Permohonan pendapat komunitas

Komite Perumus

Perumusan dan tujuan

Kantor penghubung (hub) wilayah dan tematik merupakan struktur gerakan yang dipergunakan untuk dukungan timbal balik. Kantor penghubung diharapkan mampu menunjang komunitas Wikimedia yang sudah ada dan juga yang baru supaya mereka bisa memiliki kapasitas dan sumber daya dalam mengambil serta menerapkan segala keputusan sehingga bisa menyesuaikan dengan kebutuhan mereka masing-masing. Kantor penghubung juga membentuk skema dukungan timbal balik untuk organisasi anggota dalam kantor penghubung tersebut serta organisasi lain dalam Gerakan Wikimedia. Sehingga, mereka bisa saling belajar, berbagi pengetahuan, mengembangkan kiat-kiat terbaik, serta memberikan arahan dan bantuan kepada sesama organisasi anggota dan komunitas lain.

Kantor penghubung merupakan satu struktur organisasi untuk memastikan keberlanjutan, ketangguhan, serta pertumbuhan seluruh Gerakan Wikimedia. Kantor penghubung wilayah memungkinkan penerapan langsung berbagai kegiatan, perkakas, dan penyebaran informasi. Kantor penghubung wilayah juga memberdayakan berbagai kelompok Wikimedia agar bisa bekerja sama dan berkoordinasi, misalnya dalam hal ketangguhan serta pertumbuhan Gerakan Wikimedia secara keseluruhan. Kantor penghubung wilayah memberdayakan para kontributor Wikimedia untuk bekerja sama dan berkontribusi, misalnya dalam hal pembangunan kapasitas dan transfer pengetahuan. Kantor penghubung tematik memungkinkan adanya kekhususan dan upaya lintas Gerakan, saat tujuan bersama mendapatkan manfaat dari solusi yang sudah dikonsolidasikan. Kantor penghubung menciptakan peluang untuk hubungan antara kawan sejawat dan struktur baru serta memperkuat hubungan yang sudah terjalin sebelumnya.

Kantor penghubung merupakan struktur penting dalam mempromosikan nilai dan prinsip Gerakan Wikimedia, termasuk di antaranya subsidiaritas, kesetaraan, dan pembangunan kapasitas.

Proses pendirian dan tata kelola

Kantor penghubung dapat didirikan oleh sekurang-kurangnya dua organisasi afiliasi Wikimedia sebagai anggota pendiri.

Pihak pengambil keputusan dan pihak yang bertanggung jawab di internal kantor penghubung merupakan komite pengarah atau yang memiliki posisi setara, sesuai dengan penjabaran tentang model pengambilan keputusan atau anggaran rumah tangga yang ada di dalam kantor penghubung.

Kantor penghubung hanya dibuat untuk kedua tujuan berikut ini.

• Fokus regional (kewilayahan).
  • Contoh anggota: organisasi afiliasi Wikimedia dari Benua Bidadari.
• Fokus tematik/topik tertentu, termasuk topik kebahasaan.
  • Contoh anggota: organisasi afiliasi yang berfokus pada topik bahasa Bidadari; organisasi afiliasi, proyek Wiki, dan organisasi luar yang tertarik dalam pengembangan konten dalam topik perbungaan.

Kantor penghubung berbeda dari kelompok pengguna tematik atau organisasi tematik Wikimedia. Tujuan dari keberadaannya yaitu supaya bisa menjadi struktur pendukung untuk sesama anggota yang tergabung dalam kantor penghubung.

Pendirian Kantor penghubung wajib mempergunakan salah satu di antara kedua cara berikut.

• didaftarkan sebagai lembaga nirlaba atau lembaga lain yang setara di wilayah setempat.
• dinaungi oleh lembaga nirlaba yang sah secara hukum atau lembaga lain yang setara berdasarkan hukum yang berlaku di wilayah setempat.

Organisasi Induk untuk Kantor Penghubung akan bertindak sebagai sponsor fiskal, apabila kantor penghubung tersebut tidak terdaftar secara legal sebagai lembaga nirlaba atau memiliki status yang setara dengan lembaga nirlaba. Harus ada pembagian struktur yang jelas, sehingga organisasi induk bisa berbagi dengan kantor penghubung dan untuk memastikan pembagian sumber daya dilakukan secara tepat sasaran. Selain itu, misi kantor penghubung juga menyesuaikan dengan hukum yang berlaku.

• Pada umumnya, Organisasi Induk merupakan organisasi mitra lokal Wikimedia atau organisasi afiliasi Wikimedia yang terdaftar secara hukum. Namun, dalam beberapa kasus, mungkin merupakan organisasi luar.
• Organisasi Induk harus memenuhi persyaratan yang akan ditentukan secara bersama-sama oleh Dewan Global dan Yayasan Wikimedia.
• Organisasi Induk tidak dapat menjadi induk untuk beberapa kantor penghubung.

Kantor Penghubung akan mendapatkan pengakuan dan kewenangan dari komite yang ditunjuk oleh Dewan Global, dengan persetujuan akhir berasal dari Dewan Global. Kantor Penghubung bertanggung jawab kepada Dewan Global.

Kantor Penghubung diharapkan akan merujuk pada model keberagaman, inklusi, akuntabilitas, dan kesetaraan sesuai dengan pembukaan Piagam Gerakan.

Keanggotaan dan susunan

• Kantor penghubung sekurang-kurangnya terdiri dari dua (2) organisasi afiliasi Wikimedia selaku anggota pendiri untuk bisa menjadi kantor penghubung Wikimedia. Organisasi afiliasi Wikimedia harus memenuhi persyaratan standar sesuai dengan jenis afiliasinya selama lebih lama dari dua (2) tahun sebelumnya.
• Organisasi Afiliasi Wikimedia dapat menjadi anggota lebih dari satu kantor penghubung: para anggota dari kantor penghubung bekerja sama dalam pengambilan keputusan berdasarkan model pengambilan keputusan kantor penghubung serta menjamin tingkat dukungan yang setara.

Pertanyaan Komunitas: Apakah sebaiknya ada batasan untuk jumlah organisasi afiliasi yang bisa bergabung? (Mohon uraikan jawaban kalian)

• Perorangan tidak bisa menjadi anggota kantor penghubung, tetapi bisa mendapatkan dukungan dari kantor penghubung.

Kantor penghubung harus menentukan model pengambilan keputusan dan keanggotaannya serta menentukan bentuk pertanggungjawaban untuk kantor penghubung. Bila kantor penghubung memilih untuk berdiri sebagai entitas hukum, maka setiap keputusan harus sesuai dengan anggaran rumah tangganya.

Tanggung jawab

Tugas utama kantor penghubung wilayah dan tematik yaitu koordinasi dan dukungan untuk wilayah atau tema yang diusung. Kantor penghubung diharapkan mampu menunjang komunitas Wikimedia yang sudah ada dan juga yang baru supaya mereka bisa memiliki kapasitas dan sumber daya dalam mengambil serta menerapkan segala keputusan sehingga bisa menyesuaikan dengan kebutuhan mereka masing-masing. Oleh karena itu, kantor penghubung perlu untuk mengembangkan dan mempertahankan pengetahuan dalam tingkat yang tinggi di bidang keahlian mereka serta mampu menghubungkannya dengan misi Gerakan Wikimedia.

Bagian ini berisi panduan garis besar yang diusulkan pada tingkatan yang berbeda dari suatu kantor penghubung. Tingkatan tersebut sebagai berikut

• wajib - panduan yang wajib dilakukan oleh setiap kantor penghubung sehingga mereka bisa memastikan akuntabilitas, keterbukaan, dan bersungguh-sungguh terhadap Strategi Gerakan;
• sepatutnya - panduan operasional untuk meningkatkan proyek serta membuat mereka lebih berkelanjutan dan berdampak;
• boleh - panduan yang tidak harus berkaitan dengan proyek itu sendiri, tetapi juga mampu membantu mereka untuk menempatkan diri dalam tataran keseluruhan.

Wajib

Ruang lingkup dan fungsionalitas kantor penghubung yang jelas akan ditentukan bersama dengan komunitas dan organisasi berdasarkan konteks dan kebutuhan mereka sendiri. Namun, kantor penghubung harus memiliki tujuan jelas yang terjabarkan dalam beberapa bidang di bawah ini.

• Gugus dukungan
  • Penyediaan layanan seperti koordinasi sumber daya manusia; pelaksanaan penilaian kebutuhan para anggotanya; pelaksanaan penilaian perkembangan para anggotanya;
  • Pengembangan kapasitas, seperti mendukung pendirian kelompok baru serta pertumbuhan dan perkembangan kelompok tersebut, menyediakan dukungan berupa pelatihan dan kesempatan pengembangan kepemimpinan;
  • Berbagi pengetahuan, semisal dengan menyediakan dukungan berupa keahlian dan saran bagi anggota kantor penghubung yang lain;
  • Dukungan sumber daya, semisal dengan penyediaan sponsor fiskal serta dukungan penggalangan dana atau keahlian finansial.
• Gugus koordinasi
  • Koordinasi wilayah seputar peluang jejaring dan komunikasi;
  • Koordinasi bersifat tematis seputar peluang jejaring dan komunikasi.

Sepatutnya

Sebelum kantor penghubung yang baru disetujui, anggota dari calon kantor penghubung sepatutnya mempersiapkan analisis yang menunjukkan bahwa kantor penghubung tersebut akan mampu memberikan nilai tambahan bagi Gerakan Wikimedia. Hal tersebut tidak hanya bisa dilihat dari sisi efisiensi, tetapi juga cara kantor penghubung bisa mendukung penguatan suara anggotanya serta bisa menumbuhkan banyak peluang baru. Perlu dicatat hal penting lainnya tentang perancangan model strategi dan komunikasi yang melibatkan organisasi afiliasi dan pihak perorangan serta selalu melakukan konsultasi yang rutin. Perlu pemastian bahwa pendapat yang beragam akan memerlukan waktu lebih panjang, tetapi menghasilkan dampak yang lebih lama dan bisa dipastikan bahwa kerja sama yang terjalin juga bersifat membangun.

Kantor penghubung sepatutnya bekerja sama dengan organisasi Wikimedia lain, termasuk kantor penghubung lain, kelompok non-resmi, dan pihak perorangan yang membutuhkan saran serta dukungan dari kantor penghubung tersebut. Kantor penghubung diharapkan selalu terinformasikan berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh kantor penghubung dan organisasi gerakan lain, sehingga setidaknya mereka mengetahui bila ternyata memiliki minat atau tujuan yang sama (contohnya cara agar bisa mengembangkan secara sukses organisasi afiliasi yang baru atau cara melaksanakan acara penyuntingan).

Struktur tersebut akan diarahkan ke dalam standar keberagaman, inklusi, akuntabilitas dan kesetaraan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan Piagam Gerakan.

Boleh

Kantor penghubung memiliki kebebasan dalam mengelola organisasi mereka, termasuk koordinasi acara tambahan, semisal penyelenggaraan acara dan konferensi, memulai kegiatan seputar penggalangan dan penyaluran dana, berjejaring dengan mitra luar serta melakukan kegiatan advokasi dengan organisasi berbadan hukum lainnya.

Kantor penghubung bekerja sama dengan Dewan Global dan Yayasan Wikimedia dalam hal kanal komunikasi langsung serta dalam pelibatan semua anggota entitas masing-masing untuk konsultasi strategis dan topik lainnya serta menjaring umpan balik yang diharapkan dapat menguntungkan Gerakan Wikimedia tingkat dunia.

Penggalangan dan penyaluran dana

Penggalangan dana

• Kantor penghubung diizinkan untuk melakukan penggalangan dana dan berkoordinasi dengan Yayasan Wikimedia dan program penggalangan dana organisasi afiliasi.
  • Kantor penghubung wilayah memungkinan untuk melaksanakan penggalangan dana dalam wilayah mereka.
  • Kantor penghubung tematik dapat mendaftar untuk mendapatkan hibah dan bisa mendukung entitas lain dalam mengelola dana hibah (sponsor fiskal).

Penyaluran dana

• Kantor penghubung bisa mengalokasikan hibah kepada anggotanya.
• Kantor penghubung yang terlibat dalam penyaluran dana tetap membutuhkan proses pengalokasian sumber daya secara terbuka.
• Kantor penghubung yang terlibat dalam penyaluran dana tetap memerlukan koordinasi dengan komite hibah regional.
• Lembaga nirlaba atau lembaga lain yang setara, kantor penghubung, dan Organisasi Induk untuk kantor penghubung harus mengalokasikan hibah kepada anggota kantor penghubung untuk menindaklanjuti misi kantor penghubung dan harus mematuhi hukum yang berlaku.

Upaya perlindungan

Pengakuan dan pembatalan pengakuan

• Dewan Global akan menentukan proses seputar kantor penghubung dan juga ketimpangtindihan dengan minat wilayah atau tematik, serta akan menentukan upaya perlindungannya.
• Yayasan Wikimedia, Dewan Global atau kantor penghubung yang sudah ada tidak dapat mendirikan kantor penghubung baru atau bertindak seperti Organisasi Induk untuk kantor penghubung.

Keamanan

• Kantor penghubung harus mematuhi Kode Etik Universal (UCoC) dalam keanggotaan mereka. Bila diperlukan, Kode Etik Universal bisa diperluas sehingga bisa memperjelas konteks setempat.
• Kantor pendukung juga bertindak untuk hal penyelesaian konflik dalam ruang lingkup dan keanggotan mereka. Dewan Global akan mendirikan suatu badan yang bertugas untuk menyelesaikan konflik di antara semua organisasi afiliasi, termasuk di antaranya kantor penghubung.

Konflik kepentingan

• Dewan Global akan mengembangkan kebijakan konflik kepentingan yang berlaku untuk semua kantor penghubung (wilayah & tematik).
• Kantor penghubung dan Organisasi Induk untuk kantor penghubung tidak bisa bertindak sebagai sponsor fiskal atau pendukung dalam proses pendaftaran hibah (membantu pembuatan dokumen konsep, pendaftaran, dan lainnya) ketika ternyata sudah terlibat dalam proses yang sama tetapi dalam kapasitas berbeda (misalnya penyebaran dana).
• Kantor penghubung tidak memiliki hak pilih untuk kursi pemilihan Dewan Global karena anggota organisasi afiliasi mereka tidak memiliki hak pilih langsung.

Hubungan dengan entitas lain

Perorangan

Sebagai struktur pendukung timbal balik, kantor penghubung akan terbuka untuk mendukung seluruh Gerakan Wikimedia terutama untuk permintaan yang berkaitan dengan ruang lingkup kantor penghubung tersebut. Hal ini berarti pihak perorangan tidak bisa menjadi anggota kantor penghubung, tetapi mereka bisa mendapatkan dukungan dan manfaat dari semua kegiatan yang dilaksanakan oleh kantor penghubung.

Organisasi afiliasi

Organisasi afiliasi bisa menjadi Organisasi Induk untuk kantor penghubung bila mereka sudah terdaftar secara hukum. Anggota akan membantu memprioritaskan kegiatan kantor penghubung dan semua orang terlibat secara aktif dalam suasana dukungan timbal balik. Non-anggota bisa ikut serta dalam kegiatan kantor penghubung (misalnya jika kantor penghubung menyelenggarakan konferensi dan organisasi afiliasi ingin ikut serta) dan mempunyai akses ke sumber daya terkait (misalnya jika komite penyelenggara kantor penghubung mengadakan pelatihan untuk anggota dewan pengawas).

Yayasan Wikimedia

Kantor penghubung bisa bekerja sama dengan Yayasan Wikimedia. Termasuk di antaranya koordinasi seputar penggalangan dan penyaluran dana untuk menyesuaikan kepatuhan akan hukum penggalangan dana yang berlaku; keamanan sukarelawan dan pegawai; advokasi global; dan pengembangan keterampilan dan kapasitas.

Dewan Global

Kantor penghubung bertanggung jawab kepada Dewan Global. Dewan Global akan menentukan struktur dan prinsip umum yang berlaku di luar Piagam Gerakan. Komite Dewan Global juga akan menentukan sistem pengakuan dan pembatalan pengakuannya.

Bacaan lebih lanjut

• External legal feedback for this draft chapter at foundationwiki
• Wikimedia Foundation's legal feedback for this draft chapter at foundationwiki