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Estudos de Caso
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Primeiro semestre
Estruturando o Comitê Diretivo do CALIBRA
Introdução
O Calibra é um programa voltado ao desenvolvimento e capacitação de lideranças brasileiras para o Movimento Wikimedia. Este estudo de caso aborda como foi estruturada a dinâmica adotada pelo comitê consultivo que orientou as suas atividades entre 2022 e 2023. Apresenta-se ao longo deste documento como o caso foi planejado, executado e os aprendizados tirados dele.
A formação de comitês para orientar o andamento de projetos específicos é uma prática consolidada no Wiki Movimento Brasil (WMB). Entre os exemplos estão os comitês formados para a WikiCon Brasil 2022, a Estratégia WMB 2023-2025 e o curso Wikimedia para Educadores, ainda em desenvolvimento.
Entre as vantagens de formar um comitê estão:
- Garantia da interlocução com pessoas com diferentes experiências e perspectivas;
- Participação da comunidade para a qual o projeto está voltado no processo de tomada de decisões sobre o seu andamento e a reflexão crítica sobre o processo que deve ser operacionalizado.
Contexto
As motivações para a execução do Calibra surgiram da demanda por formar a comunidade lusófona para o desenvolvimento e implementação de processo estratégico que corresponda à sua própria realidade, identificada em uma pesquisa realizada pelo WMB em 2021.
Combinando esta demanda aos interesses das consultas à comunidade brasileira durante a WikiCon Brasil 2022, faz-se necessário formar wikimedistas para atuarem como multiplicadores de iniciativas culturais e educacionais, para consolidar uma rede colaborativa para identificar, debater e solucionar problemas no cotidiano da Wikimedia lusófona.
O foco no desenvolvimento de novas lideranças encontra correspondência na Estratégia do Movimento Wikimedia para 2030, principalmente sua recomendação de n. 6, que é a de investir no desenvolvimento de habilidades e liderança.
Por mais que haja outras iniciativas ligadas à capacitação no Movimento Wikimedia a nível global, nenhuma delas tomou o desenvolvimento de lideranças voltadas à consolidação de um processo estratégico próprio como objetivo.
Para garantir interlocução e participação comunitária nas decisões relativas ao desenvolvimento do programa, montou-se um comitê consultivo com seis pessoas que atendessem aos perfis e experiências de atuação no Movimento Wikimedia.
Alinhamento estratégico
Além da recomendação n. 6 da Estratégia do Movimento, a estruturação da dinâmica do comitê consultivo do calibra está intimamente ligada ao segundo eixo da Estratégia do WMB para 2023-2025: ativar as agências Wikimedistas Brasileiras.
Dentro deste eixo, os direcionamentos para ações contempladas foram:
- Identificar necessidades da comunidade lusófona e organizar programas de acordo, buscando novas formas de gerar engajamento consistente nos projetos Wikimedia;
- Incentivar a saúde comunitária a partir de novos espaços de comunicação e integração entre voluntários experientes, novos contribuidores, organizações culturais, educacionais e sociais e outros parceiros do conhecimento livre; e
- Criar oportunidades de aprendizados contínuos entre pares, com a formação de novas redes de voluntários.
Já o documento “Teoria da Mudança” do WMB está contemplado a partir da busca por:
- Organizar atividades e eventos para comunicar e discutir com a comunidade lusófona os processos estratégicos do Movimento Wikimedia;
- Despertar a pró-atividade na comunidade lusófona, com o fomento a novas lideranças e processos coletivos de orientação estratégica.
E das seguintes questões de aprendizado estratégico:
- Como os princípios da Teoria da Mudança permearam transversalmente os processos organizacionais do Wiki Movimento Brasil?
- Em que medida se constitui uma cultura de confiança mútua e relações produtivas e acolhedoras na integração da comunidade lusófona no Movimento Wikimedia, com a participação do WMB? Como o WMB atuou na construção do diálogo com a comunidade regional?
Estudo de Caso
A partir do acúmulo das experiências já consolidadas, a direção executiva do WMB orientou o calibra a formar um comitê cujos participantes tivessem experiência em pesquisa com a comunidade Wikimedia. Esta foi uma característica importante por conta da perspectiva crítica e do olhar analítico necessário ao programa, cujo ineditismo demandava um processo de pesquisa com a comunidade.
A partir desta orientação, foi-se complexificando e aprofundando a seleção de pessoas de acordo com as demandas e possibilidades encontradas.
Foram escolhidas pessoas brasileiras que ocupam posições de liderança nas comunidades lusófona e internacional e têm experiência em atividades caras à proposta do calibra:
- gestão de projetos;
- pesquisas acadêmicas sobre o Movimento Wikimedia;
- participação em atividades profissionais e voluntárias em grupos de usuários;
- participação em iniciativas de implementação da Estratégia do Movimento, como a Carta do Movimento e o Grupo de Trabalho de Desenvolvimento de Lideranças.
Operacionalização
- Delimitação de critérios e questões que demandariam discussões mais amplas do que as reuniões operacionais poderiam oferecer e deveriam passar por um processo de tomada de decisão;
- Identificação e seleção de Wikimedistas com experiência em pesquisa que pudessem contribuir com a qualidade das discussões;
- Identificação da necessidade de outros perfis de atuação para além da pesquisa, com experiência em gestão de projetos, participação na implementação da Estratégia do Movimento, capacitações, organização de eventos, etc.;
- Convites individuais para as pessoas escolhidas para incorporar ao comitê.
O comitê chegou à seguinte formação:
- Chico Venâncio
- Érica Azzellini
- Flavia Doria
- João Peschanski
- Tila Cappelletto
- Valério Melo
A meta seriam nove reuniões mensais, entre julho de 2022 e fevereiro de 2023, sendo pelo menos uma delas voltada ao feedback de uma primeira versão do programa, cuja versão final também deveria ser aprovada pelo comitê.
Tinha-se em perspectiva a realização de encontros com a duração de 1h e voltados a discussões amplas, a partir das quais deveríamos tomar as decisões que encaminhariam o projeto para a sua versão final.
Resultados
Ao final do prazo estipulado para a duração desta fase do projeto havia sido realizadas cinco reuniões, que tiveram uma duração média de 1,5h para adequarem-se à demanda por apresentação e contextualização das atividades relacionadas às discussões e decisões a fazer.
Obteve-se sucesso em realizar uma rodada de feedback para uma versão preliminar do programa e, finalmente, o comitê aprovou a versão final apresentada.
As pessoas convidadas tiveram uma participação ativa nos encontros do comitê, auxiliando a pensar as necessidades de melhoria e pontos fortes do projeto e apresentando perspectiva crítica às atividades, objetivos e pressupostos.
Uma das evidências desta participação é o processo de feedback do programa piloto. As ideias compartilhadas pelos membros do comitê levaram a mudanças importantes na forma e no conteúdo do programa, garantindo a entrega de um produto final com a qualidade.
Esta qualidade refletiu na aprovação do pedido de Movement Strategy Implementation Grant que garantiu os recursos para a realização da etapa de implementação do programa.
Análise
Entre as dificuldades encontradas nesse processo foi a irregularidade dos encontros. Entre os motivos: os convidados são pessoas que vivem no Brasil, na Espanha e em Portugal e os diferentes fusos-horários, somados a conflitos de agenda, dificultaram a marcação de reuniões.
A metodologia adotada para marcar as reuniões, sem um horário fixo e baseada em consultas por doodle não foi eficiente.
Também não foi aproveitado o potencial de criticidade e tomada de decisão do comitê como planejado, já que em determinados momentos adotou-se uma dinâmica mais expositiva, menos dialógica e voltada à tomada de decisão nas reuniões.
A falta de planejamento fez com que em alguns meses não houvesse reuniões, o que tomou um tempo importante das reuniões seguintes para retomar as atividades e contextualizar o momento do projeto.
As possíveis soluções seriam:
- Planejamento de atividades com o comitê baseado na agenda de atividades do projeto, garantindo que a cada entrega ou decisão importante teríamos um momento de interlocução;
- Definição de uma data fixa para os encontros, a partir de um calendário debatido e construído em conjunto, permitindo a reserva das datas com antecedência.
- Um levantamento da disponibilidade de tempo, das capacidades e dos interesses de cada membro poderia ter auxiliado na potencialização de suas contribuições com o projeto.
Apontamentos
Por mais que o comitê seja uma atividade voluntária, algumas pessoas que o compõem estão profissionalmente envolvidas no Movimento Wikimedia.
Enquanto algumas delas trabalham para o Wiki Movimento Brasil, organização responsável pelo projeto, outras têm vínculo com a Fundação Wikimedia, sua financiadora. Nesse sentido, algumas das questões que se desdobram são:
- Como estabelecer expectativas sobre o trabalho voluntário de pessoas que se envolvem com o projeto também profissionalmente?
- Quais protocolos adotar para que haja equidade entre voluntários e profissionais?
- Como prosseguir com possíveis conflitos de interesse? Em outras palavras, como coordenar os “diferentes chapéus” que uma mesma cabeça pode usar em um mesmo espaço?
Há a necessidade de se comprovar a hipótese de que definir datas fixas para as reuniões aumentaria a chance de reunião de todos os membros do comitê.
Legado
Finalmente, os aprendizados apresentados durante este Estudo de Caso apontam para as seguintes orientações:
- Definir critérios para a formação do comitê de acordo com as necessidades do projeto;
- Definir um calendário de reuniões em diálogo com as expectativas de entrega do projeto;
- Definir as expectativas de atuação do comitê com clareza e tomando a disponibilidade de tempo, as capacidades e os interesses de cada membro;
- Encontrar, junto do comitê, estratégias para a conciliação de horários e agendas e para a recuperação de informações perdidas;
- Levar para o comitê questões que exijam discussão e reflexão, menos voltadas ao lado operacional do projeto.
Referências documentais
Segundo semestre
Seleção dos participantes do Calibra
Introdução
O Calibra é um programa de capacitação oferecido pelo Wiki Movimento Brasil (WMB) com o objetivo de fomentar e desenvolver lideranças wikimedistas para planejar e prestar suporte a iniciativas educacionais e GLAM-Wiki brasileiras nas plataformas Wikimedia.
O processo para a construção do programa teve início em 2022, após a realização de uma pesquisa sobre a Estratégia do Movimento 2030 na comunidade lusófona. Uma das demandas identificadas ao final da pesquisa foi a capacitação da comunidade para ocupar e compartilhar papéis de liderança.
Este estudo de caso trata sobre a seleção dos participantes do calibra, processo que teve como um de seus objetivos engajar pessoas de diferentes lugares do Brasil, principalmente além de São Paulo e região Sul do país. A seleção ocorreu entre os dias 07 de agosto e 03 de setembro de 2023.
Questão
De que forma o Calibra buscou incorporar participantes de fora de São Paulo e do Sul do Brasil? E quais são os indicadores de sucesso?
Contexto do caso
A Teoria da Mudança do WMB aponta a necessidade regionalizar o Movimento Wikimedia no Brasil, à qual o calibra buscou atender ao selecionar seus participantes.
Em que medida se relaciona com o planejamento estratégico e a teoria da mudança do Wiki Movimento Brasil?
O calibra corresponde ao segundo eixo da Estratégia do WMB para 2023-2025: ativar as agências Wikimedistas Brasileiras.
Já a Teoria da Mudança está contemplada a partir da busca por colaborar com a regionalização do Movimento Wikimedia no Brasil.
Quem são as partes interessadas na realização deste caso?
- A comunidade lusófona, principalmente a brasileira;
- O Movimento Wikimedia como um todo, principalmente outros projetos de capacitação, ligados à recomendação 6 da estratégia do movimento;
- Instituições de memória brasileiras;
- Professoras e professores, principalmente os universitários no contexto da curricularização da extensão universitária no Brasil.
Qual era a meta?
- Ter pelo menos 16 pessoas inscritas, no total;
- Destas, pelo menos 04 pessoas de fora de São Paulo e sul do Brasil.
Operacionalização
Com o aval do Conselho do Calibra foram estabelecidas as datas da inscrição e a do início do programa para 07 a 27 de agosto e 16 de setembro, respectivamente - um tempo mais curto do que o desejável. As inscrições foram feitas através de um questionário no Google Forms e usamos como estratégia de comunicação o Twitter e o Instagram, além de mensagens privadas utilizando a ferramenta de enviar e-mail aos usuários da Wikipédia.
As pessoas com as quais queríamos nos comunicar foram divididas em três categorias:
- público geral, que buscamos atingir através das redes sociais;
- usuários que cumpriam com o perfil de interesse, contatados diretamente por e-mail através da Wikipédia;
- pessoas que poderiam indicar nomes para o programa, como professores que estivessem conduzindo programas de educação com projetos Wiki e membros de grupos de usuários.
Terminado o prazo inicial, tínhamos apenas 12 inscritos no formulário. Então prorrogamos o prazo em uma semana, até o dia 03 de setembro, em busca de atingir a meta. Ao mesmo tempo em que reforçamos a comunicação para atingir mais pessoas, fomos realizando entrevistas com os participantes já selecionados para conhecê-los melhor e confirmar seu interesse em participar do calibra.
Quais são suas características e/ou etapas marcantes?
A etapa mais marcante foi a busca por pessoas que contemplassem o perfil de participação, definido junto ao Conselho do calibra. Nosso desafio era encontrar pessoas que fossem de fora da região Sul e de São Paulo e que já soubessem editar, uma vez que o calibra tem como objetivo a formação para um contexto meta e organizativo, não para as edições.. Neste contexto foi importante fazer uma curadoria a partir de informações encontradas nas listas de edições e páginas de usuários dos possíveis participantes.
Resultados
- No total, atingimos 23 inscrições no formulário;
- Destas, 18 pessoas foram incorporadas ao programa;
- 9 destas 18 pessoas eram de fora de São Paulo e do Sul do Brasil.
Balanço
O balanço do processo é positivo uma vez que as metas foram batidas com sobra, principalmente aquela referente aos usuários de fora de São Paulo e do Sul, que foi dobrada. Além disso, a decisão por prorrogar o prazo foi acertada na medida em que o número de inscritos passou de 12 para 23 em uma semana.
Análise
Como se pode potencializar em outras situações equivalentes os aspectos de sucesso?
A pesquisa em busca de usuários que cumprissem o perfil de participação desejado poderia ter sido ainda mais efetiva se tivéssemos um tempo maior para realizá-la.
Também poderíamos ter atingido um número maior de inscritos com mais tempo disponível para a seleção.
Em que medida se pode dizer que o caso não foi um sucesso? Por quê?
Tivemos um calendário muito curto para a divulgação e seleção de participantes. Isto aconteceu porque o Calibra tem um financiamento à parte, feito através dos Grants de Implementação da Estratégia do Movimento. Para atender ao formato do financiamento, dividimos o programa em uma fase de planejamento e uma fase de implementação. Desta forma, a execução da fase de implementação dependeu da entrega e relatoria da primeira fase e da aprovação de um novo pedido de financiamento. Com o atraso da finalização do planejamento, em abril, e a aprovação da implementação para o dia 03 de julho, acabamos ficando com um cronograma apertado para divulgação e seleção de participantes a tempo de começar a capacitação ainda em setembro, o prazo máximo estipulado.
Um tempo maior para planejar a seleção e selecionar os participantes teria nos permitido maior efetividade neste processo.
Orientação
Que outras questões se desdobram a partir do estudo de caso tal qual apresentado aqui?
- Como manter as pessoas selecionadas engajadas e motivadas para além da própria seleção?
- Como reter as pessoas durante e após a capacitação?
Legado
O legado deste estudo de caso é a importância de reconhecer a força da motivação das pessoas que estão em locais menos representados no Movimento Wikimedia. Com menos oportunidades de encontrar outros membros da comunidade presencialmente e sem ver suas regiões sendo representadas em conteúdo e participação nos projetos Wikimedia, acreditamos que mais oportunidades voltadas a elas contribuirão para a sua capacidade de formar uma comunidade mais representativa do que é o Brasil.
Quem são indivíduos ou grupos que podem ter interesse neste estudo de caso?
- Grupos ou pessoas que desejam trabalhar ou trabalham com a diversidade no Movimento Wikimedia;
- Grupos ou pessoas que desejam conhecer a realidade do Movimento Wikimedia no Brasil;
- Grupos ou pessoas que estejam buscando formas de selecionar participantes para projetos ou atividades na Wikimedia.